淺談信息化背景下工程建筑財務檔案管理建設的方法

侯南婧

（南京市江寧區城鄉建設局，江蘇 南京 211100）

財務檔案是建筑企業經營效果的體現，檔案管理工作的整體效率和質量，能夠直接影響到建筑企業的管理水平，是日常管理中需要重點關注的內容之一。在以往的財務檔案管理中，由于在理念、方法等方面存在的不足，造成財務檔案無法發揮出自身具備的實際作用，不僅影響了企業中管理工作的有序開展，也降低了財務檔案自身的價值。因此，當前需要準確的對以往財務檔案管理中存在不足進行分析和研究，并且提出對應的信息化檔案管理方法。以此保證能夠獲得最佳的財務檔案管理效果，發揮出財務檔案自身的實際作用，實現信息化的財務檔案管理，為企業實現更好地發展提供一定支持。

一、信息化財務檔案管理建設的意義

（一）節約管理成本

財務紙質檔案在保存上有著非常嚴格的年限界定，在對財務檔案實施管理的過程中，需要按照年限將其保存在適合的環境中，不僅需要避免檔案出現損壞等問題，還需要保證其符合財務檔案保存要求，為后續的檔案信息使用等工作提供支持。在這種情況下，建筑企業就需要建設對應的檔案室，并且配備專門的檔案管理人員，負責檔案的存放、查詢、使用工作，及時地進行登記。這種傳統的管理模式不僅不利于管理工作的高效開展，同時也加大了財務檔案管理人員的工作負擔，造成了較為嚴重的人力資源、紙張資源以及空間資源浪費。而信息化建設后的財務檔案管理工作，可以通過電子化的形式對檔案進行存儲，所有的檔案都存儲在計算機中，避免占用大量的空間。并且通過信息化的財務檔案管理，還能夠避免浪費大量的紙張，只需要對使用的檔案進行下載打印即可，不需要將所有的檔案都打印出來，真正有效幫助建筑企業節約了管理成本。

（二）提升管理效率

在實際的財務工作中，財務檔案會在各個環節中產生，尤其是建筑工程項目活動中，產生的財務檔案更加繁瑣，不僅內容比較多，并且量也比較大[1]。如果采用以往的財務檔案管理模式開展工作，就需要財務人員親手處理大量的檔案，即使財務部門的人員配置比較完善，也不利于財務檔案管理工作的有效開展，這對于整體的財務檔案管理實效性有著一定影響。而通過信息化的建設，一些相對比較簡單的財務往來可以直接在系統中進行，節約了在整個財務檔案產生過程中需要浪費的大量時間、人力和物力。減輕了工作人員工作負擔的基礎上，也能夠保證財務管理的效率實現有效提升。

（三）合理利用數據

在信息技術水平不斷提升的情況下，各種各樣的全新技術開始出現，并且被應用在各行各業中，體現出了比較好的效果。在以往的財務檔案管理中，一般是重視檔案的保存情況，關注檔案保存條件是否適合、檔案信息是否完整、檔案取用是否合理等，對于檔案信息自身的數據價值沒有給予充分重視。而通過信息化的財務檔案管理工作有效開展，能夠通過積極地利用大數據等技術，對企業中現有的檔案信息進行整合與分析，實現對檔案資源的高效開發和利用。這樣能夠保證企業更好的按照行業發展形勢，分析企業在未來的發展目標，對于制定企業發展戰略、明確發展目標等，都有著非常積極的作用。尤其是在財務會計朝著管理會計積極轉變的全新財務背景下，融入信息化的財務檔案管理，能夠實現對財務檔案的高效利用，為企業更加高效的開展管理工作、優化企業結構提供一定支持。

二、工程建筑財務檔案管理信息化建設存在的不足

（一）重視程度較低

由于傳統財務檔案管理模式的應用歷史比較悠久，是企業接受審計、司法查詢等最具權威性的一種依據，已經在多年的實踐中，形成了較為完整的制度體系。同時，傳統的財務紙質檔案相對比較直觀，使用的頻率也比較高，企業對其的重視程度也比較高，而相對來說，信息技術支持下的電子檔案出現時間比較晚，加上會受到運行環境、系統、人員素質的影響，管理的效果會減低。在這種情況下，不僅造成企業對于信息化財務檔案管理建設工作無法給予充分重視，也造成電子化檔案信息無法被有效地利用，影響了信息化建設的實效性。

（二）建設不夠完善

財務檔案的信息化建設工作中，各種軟件、硬件等基礎設施的建設工作，能夠直接影響到信息化建設的效果，進而對財務檔案管理工作質量和效率造成不利影響。根據當前企業中信息化建設的成果來看，在很多方面還存在不完善的情況，具體來說：一，軟件方面主要體現在計算機系統上，如使用較為落后的系統，造成其與新時期電子化財務工作的要求不相符，無法發揮出信息化建設對于財務檔案管理能夠起到的實際作用。二，硬件部分主要是指計算機設備、打印設備等，如果設備與軟件不相符，也會嚴重影響信息化財務檔案管理工作的有效開展。

（三）缺少安全管理

信息化財務檔案管理工作中，最需要關注的就是安全工作，這不僅僅是由于計算機的安全問題是當前全社會重點關注問題之一，也是由于財務檔案是整個企業的重要信息，其涉及到非常多的機密內容，一旦安全無法得到保障，造成的后果嚴重程度一般都比較高[2]。但是當前大部分企業都由于在人才培養方面存在的不足，造成安全工作無法準確地落實在實際中，如對于使用的系統或者軟件沒有及時進行更新和安全管理；系統或者軟件中存在漏洞，容易引發財務檔案信息缺失、外泄等問題，對于獲得更好的財務檔案管理效果非常不利。

三、工程建筑財務檔案管理信息化建設策略

（一）樹立正確認知，完善管理制度

在實際的信息化財務檔案管理建設中，制定出與信息化管理工作相適應的制度，是確保各項工作能夠順利開展的基礎，也是確保能夠獲得預期管理效果的重要保障。因此，當前需要保證企業管理層能夠樹立正確的意識，制定出合理的管理制度，為更加有效的開展信息化財務檔案管理工作提供支持。首先，需要企業管理者自身需要首先樹立正確的意識，明確信息化建設工作對于財務檔案管理工作能夠起到的實際作用，發揮出領導者的積極作用，為各項建設工作的準確落實提供上層支持。這就要求企業管理人員需要積極地參與各種管理者培訓中，學習更多的先進管理方法，了解信息技術對于企業管理工作能夠起到的輔助作用，進而為信息化建設更好的落實在實際中奠定良好基礎。同時，財務部門人員也需要在管理者的正確引導下，改變以往的工作理念，創新工作模式，通過主動地開展信息化財務檔案錄入、整理、分析以及利用，逐漸提升自身的信息化素質，保證財務檔案管理的整體質量。此外，需要加強其他部門，包括業務部門、項目建設部門對于信息化財務工作的支持和理解，使其能夠積極地配合財務部門，按照要求使用信息化系統，錄入各類財務信息，從源頭上實現財務工作的信息化建設。其次，在引導全體員工樹立正確意識的基礎上，需要完善現有的內控制度，與傳統制度不同的是，信息化財務檔案管理模式下的制度要求范圍更大，將紙質檔案中沒有涉及到的內容融入到信息化檔案管理中。同時，在管理要求上需要落實程序化的控制，采用多樣化的手段，在保證財務信息準確性、可靠性的基礎上，為財務檔案管理信息化更加準確地落實在實際中提供支持。

（二）落實基礎建設，創建完善體系

在實際的信息化建設中，基礎建設的成效，對于財務檔案管理工作能否獲得預期的效果、能否真正獲得預期的信息化建設目標，都有著非常重要的影響。因此，在實際建設中，還需要注重對現有的基礎建設工作進行完善，保證基礎建設成果的基礎上，確保能夠創建出更加完善的基礎支持體系[3]。以此保證能夠為信息化的財務檔案管理工作提供有力支持，真正發揮出信息化建設的實際作用。首先，針對軟件方面的建設來說，除了需要及時的引進全新系統，為更加科學的開展信息化財務檔案管理工作提供支持以外，還需要對人才的計算機水平、素質給予關注。日常工作中可以通過培訓、專題講座、外出參觀學習等手段，引導財務檔案管理人員能夠不斷提升自身的信息技術水平，確保其能夠在具備良好財務檔案管理技能的基礎上，能夠學會如何操作計算機實現信息化的財務檔案管理。其次，硬件設備對于管理工作的效率、質量，都有著非常重要的影響，是保證信息化財務檔案管理工作能夠落實的根本要求。在建設中，企業需要按照自身的實際情況，合理的設定財務檔案管理部門或者是崗位，并且對現有的設備進行升級和換代，不僅需要保證設備的先進性，還需要考慮其與不同軟件或者系統的兼容性，為更好地開展財務檔案信息化管理提供基礎支持。

（三）融入先進技術，落實安全管理

安全管理是整個財務檔案管理中需要重點關注的內容之一，建筑企業產生的大量財務檔案，不僅涉及到企業的盈利情況，也能夠體現出企業的整體運營能力和狀態，是非常重要的數據信息。因此，為了能夠保證這些重要數據的安全性，需要積極地落實安全管理工作，在先進技術的支持下，將更加科學、合理的財務檔案信息化管理落實在實際中。首先，需要引進加密技術，嚴格的電子信息進行管理。當前比較常用的加密技術包括指紋加密、口令加密等多種類型，在建設中可以將一些重要的財務檔案加密處理，管理權限交由財務部門主管人員或者是企業管理者，在需要的情況下通過說明使用途徑獲取批準后，才能夠通過系統對檔案信息實施提取、使用。同時，設置權限也是一種比較有效的保密措施，如對一些需要時常查看檔案信息的部門，可以設置對應的查看權限，為其提供查找檔案信息開展業務的空間，避免需要重復申請權限造成工作無法順利開展的情況出現。其次，需要對系統的安全性進行定期評價，配備專業的信息系統管理人員對整個財務檔案信息化系統進行管理，同時及時的掃描計算機漏洞等措施，將潛在的風險進行有效排除[4]。以此保證能夠避免系統被非法侵入的情況出現，為系統的整體安全性提供保障，保證財務檔案信息的安全性。同時，為了能夠從源頭上控制檔案出現丟失、被篡改等問題出現，還需要做好檔案的備份工作，及時的將財務檔案拷貝下來，并且將其交由財務部門主管進行保管，從源頭上為財務信息的完整性提供保障。

結語

財務檔案是企業中非常重要的資源，管理工作的信息化建設，能夠有效改變以往的檔案管理工作模式，減輕人員工作負擔的基礎上，可以實現更加高效的當財務檔案管理工作。因此，為了保證信息化建設成果，當前需要通過完善相關制度、開展基礎建設、做好安全管理等措施，為信息化的財務檔案管理工作能夠有效開展。只有這樣才能夠充分發揮出信息技術對于財務檔案管理工作起到的實際作用，促使企業中的財務檔案信息化管理工作能夠獲得預期成效，為企業的發展奠定良好基礎。