科技檔案收集工作中的問題分析

周宇

（河北省水利水電勘測設計研究院集團有限公司，天津 300250）

前言：科技檔案主要來自其蘊含的價值，區別于其他檔案在歸檔后主要用于歷史資料的查證，科技檔案的重要作用在歸檔后才得以體現。科技檔案記錄的資料能為其他相關的科技活動提供重要的參考價值，這也決定了科技檔案必須具有較高的真實性、準確性與完整性。只有完整、準確的科技檔案才能真正成為具有重要參考價值的檔案，為其他科技活動提供強有力的支撐。

一、科技檔案的特點

（一）多樣性

科技檔案的多樣性主要是指其種類及類型的多樣性。當涉及到不同建檔事件時，科技檔案會因事件流程的發展而產生不同種類的檔案。例如，在建設領域內，科技檔案按建設活動的流程可分為工程設計檔案、建筑施工檔案與工程竣工檔案，在產品開發領域則可分為產品設計檔案、產品生產檔案與工藝裝備檔案等。科技檔案類型的多樣性則是指科技檔案會具有不同的載體形式，檔案的類型通常由其所記載的活動內容與方式決定，而科技檔案因其記載活動的研究與生產性質使得其除了常見的紙質載體外，還經常使用音頻、視頻、圖像等各種形式的材料為載體。科技檔案的多樣性使得對科技檔案的管理需按其特點的不同采取不同措施。

（二）成套性

科技及生產活動的特性使得科技檔案具有成套性的特點，即科技檔案都是以一個獨立的項目或特有的現象為記錄對象，圍繞著某一課題而形成的科技檔案會記錄該課題項目的全部過程與結果，最終生成一系列相互關聯的科技檔案。科技檔案的成套性使得對科技檔案的管理必須完善、有序，若缺少對關鍵環節資料的記錄則會對科技檔案管理的效果產生顯著影響。

（三）實用性

科技檔案具有較強的現實使用性，其歸檔之后仍然具有比較高的利用和使用價值。相較于其他類型的檔案，其文件材料歸檔后基本上完成了現行功能，之后多半是進行歷史查考，而科技檔案則不同，歸檔后不僅仍然發揮現行效用，而且將在較長的時期內發揮。

二、科技檔案的主要價值

（一）知識儲備

“科技檔案是一種科學與生產技術的記錄，是科技和生產知識信息的載體，是人們生產勞動成果的存在形式。”科技檔案的特點在于其記錄的是科技生產活動的過程、經驗與成果，提供的是加工整理后的科技信息，是一種可以用于科技、農林、建造、水產、醫療等行業的技術資料，為知識生產服務，獲取后經過簡單處理工作即可直接為科技活動助力。

（二）提供情報

保密性同樣是科技檔案的基本特點之一，科技檔案的獲取通常存在一定的難度。而科技檔案所蘊含的科技價值能有效推動科學研究、開發設計等工作的進展，獲取了科技檔案，就等同于掌握了科技發展的必備要素。科技檔案能消除科技活動的不確定性、盲目性，具有顯著的情報特征，也可以被認定為一種信息資源，具有明顯的價值性與指向性，即需要服務于特定的科技活動才能發揮其效用。

（三）信息共享

科技檔案是一種可供復用的資源，通過建立完善的科技檔案共建共享體系能實現科技檔案價值的集成與再開發。在美國與歐盟等地，科技檔案的共建共享一直是其管理建設科技檔案的重點，通過制度統一科技檔案的編寫規范、明確科技檔案的服務對象、圈定科技檔案的利用方向有效提高了科技檔案的利用率，促進了科技檔案的傳播與擴散，使得不同來源資源互相融合完善，一份資源多機構共用，新興資源不斷產生。

三、科技檔案收集工作中存在的問題

（一）收集不完整和歸檔不及時

這個問題是由科研人員和檔案人員雙方面造成的。一方面，科研人員往往對自己的研究成果十分重視，但是檔案意識比較薄弱。有的科研人員不愿意將研究成果公開交給檔案部門管理而是選擇自行保管；或是在科研項目實施過程中以任務進度和驗收成果為主，只保存驗收審查時必須形成的文件，而一些記錄性和過程性的文件，如重要數據、圖紙資料等經常缺失，導致檔案材料收集不完整。另一方面，科技檔案的管理工作是靠時間和經驗積累來完成的一項專業性工作。然而很多單位對此不夠重視，所設置的檔案人員專業水準不夠或臨時由其他崗位人員代替，且頻繁換崗，缺乏穩定性；尤其是有些檔案員對科技檔案形成過程極為陌生，不知道每個階段會產生哪些文件，在項目結題驗收時不能及時跟進、歸檔，導致收集過程不順暢甚至很被動，造成重要文件流失、收集文件無效等問題。

（二）歸檔的文件材料不是定稿原件

科技檔案的歸檔文件材料不是定稿原件，這個問題在科技檔案的收集中經常出現。科研成果是具有學術意義和實用價值的創造性結果，所簽署的各種原件不僅是科研人員辛勤汗水的凝晶，也是衡量科學研究任務完成與否、質量優劣及科研人員貢獻大小的重要標志，其重要性可想而知。如此重要的簽署文件如果只提供復印件或是副本，不僅是對科研人員所付出勞動的不尊重，更是對科研成果的不尊重，而且復印件只具備參考借鑒作用，起不到依據憑證作用，留存的價值和意義大打折扣。

（三）紙質文件與電子文件不一致

信息社會中，電子文件和紙質文件在檔案的利用和保管中各司其職。科技檔案的收集工作要求紙質文件與電子文件雙套制，實踐中經常出現紙質文件與電子文件不一致的問題。如兩者所簽署的字跡不一致，或者是紅章頁蓋章位置不一致；紙質報告、合同中的目錄、頁碼與電子文件不一致；電子文件中沒有重要的原始數據、圖表、圖件等參考依據；紙質文件密級與電子文件不一致，或是沒有標注保密期限等。

四、解決科技檔案收集工作中存在問題的改善途徑

（一）建立有效機制增強歸檔意識

科技檔案的專業性較強，收集工作也面臨著困難和挑戰，因此各單位要設立專職檔案人員，加強業務培訓，提升檔案員的專業水準。以國家檔案局、科技部新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）為例，《規定》中以行政制度的方式明確和細化了歸檔要求和歸檔范圍，制定了歸檔流程，從而加強了檔案規范管理的力度，使科技檔案的歸檔工作標準化、程序化、有序化，進而提升了科技檔案歸檔的效率和質量。新《規定》明確提出科研項目管理單位對所負責科研項目的檔案工作負總責，建立工作機制，科研項目的負責人對歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責。新《規定》對分工合作完成的科研項目檔案也進行了明確規定，要求以任務合同或分工協議條款等書面形式約定科技檔案的歸屬、流向、處置和利用等共享事項。此外，新《規定》針對現實科研檔案管理工作中的常見難題，也提出了相應的制度解決方案。此外，科技檔案的收集工作單靠檔案管理部門的力量是不夠的，還需要科研部門的有力支持。檔案管理部門可采取有效措施加強與科研部門的溝通。如每年年初與科研部門對接上一年度科研項目驗收清單，制定具體的檔案催繳方案，聯合行政管理部門發布催繳通知，引起科研人員對歸檔工作的重視，打破科研人員視自身為“檔案庫房守門員”的常規看法，使其充分認識到科技檔案的留存價值及開發利用的重要性，增強科研人員的歸檔意識，確保在項目驗收后的規定時間內及時上繳各項檔案。

（二）明確科技檔案中文件定稿的憑證作用與利用價值并重

筆者單位檔案管理部門制定的《科技檔案歸檔要求》中明確規定將科技文件的定稿原件歸檔，內容如下：項目合同內容和各項條款經過甲乙雙方單位協定無異議的情況下順利簽署，并加蓋雙方單位公章，一式兩份或多份的原件合同都屬于定稿原件，空白范本合同或簽署、蓋章不完全的紙質文件則不屬于定稿原件。此外，檔案管理人員應通過有效方式幫助科研人員認識到原件歸檔的重要性，使科研人員在相關部門組織驗收評審前，及時提出留存文件原件的意愿和需求，并將驗收意見及驗收委員會名單等文件原件一并保存。檔案員在接收檔案時要嚴格審查、鑒定，對缺少公章、簽字等材料的要拒收，追溯定稿原件源頭，及時將原件追回以便齊全、完整地歸檔。

（三）制定“雙套制”歸檔要求

將電子文件與紙質檔案同時歸檔。筆者單位分別制定了《電子檔案歸檔要求》和《實體檔案歸檔要求》，要求在科技檔案收集過程中，電子版檔案與紙質檔案的格式和內容應完全一致，而《實體檔案歸檔要求》中則明確了實體檔案的載體和字跡要求、歸檔紙介質數量要求、紙張幅面和印刷要求等。檔案人員以整理好的紙質檔案為參照，審查紙質檔案和電子檔案的一致性。如檢查紙質文件和電子文件的數量，其目的是防止文件缺失，保證檔案的完整性；還要檢查紙質文件和電子文件的名稱，重點檢查是否為同一項目或課題的文件，以保證檔案的成套性；逐件檢查紙質文件和電子文件的質量，重點審查文件帶紅章頁、簽署頁，尤其對蓋章單位名稱、紅章位置、簽署字跡一致性等要仔細辨別鑒定，確保電子文件和紙質文件的一致性。

（四）統一標準確定文件名稱

科技檔案歸檔審查時，針對所提交的紙質文件，要以項目合同或計劃任務書的協定內容為統一標準，據其確定文件名稱，并逐一核對文件進行查漏補缺，剔除多余件，確保歸檔文件的完整性、齊全性、準確性，以保障留存在企業中的科技檔案發揮應有的價值。

結束語

綜上所述，科技檔案收集工作是檔案管理工作中的重要環節。完整、齊全、準確地收集科技檔案，才能充分體現科研單位的科研生產水平和服務科研生產的力度。因此，做好科技檔案的收集工作要從科技檔案自身特點出發，找出實踐中的關鍵點和易錯點，有針對性地采取措施；同時，檔案管理人員要加強與科研人員的溝通，使其增強檔案意識，以確保收集工作順利完成，使科技檔案的重要價值得到充分發揮。