中學檔案管理工作探析

郭麗婷

（山東省北鎮中學，山東 濱州 256600）

引言

隨著社會主義市場經濟的發展和我國初級教育事業的不斷發展，中學檔案管理工作也進入了一個新的歷史階段。檔案管理工作能反映學校在各個歷史時期的工作和活動情況，在學校工作中起著承前啟后的作用，分析利用學校檔案能更好地幫助提高教育管理和學校教學水平。如何做好中學檔案管理，對教育教學教研活動有著不可替代的作用。

對中學檔案工作來說，采用良好的管理方式，不僅能夠使考核更有據可依，促使學校檔案管理工作發揮自身優勢，協助教務工作開展，還能夠將在對整體檔案目標的分解、落實、檢查與監督中，明確檔案部門工作職責，提高檔案管理人員綜合素養，使其具有服務意識，確保各項工作的有效推進。在新的時期下，新時代的發展對中學檔案工作提出了更高的要求，在當前信息時代背景下完善中學的檔案管理工作對于中學黨政管理、教學管理、科學發展、維護學校安全穩定、維護廣大師生和檔案社會利用者的合法權益起到了至關重要的作用，此外，良好的檔案管理工作可以有效地提高學校的教學與管理的效率，推動學校檔案管理工作與學校的協同發展。

一、新時期中學檔案管理工作概述

（一）中學檔案管理工作的新特點現代中學檔案管理工作的新特點包括以下兩個方面：首先，檔案資料的形式發生巨大變化，以往的中學檔案多為紙質，而現今的檔案除了紙質之外還有電子檔案的存在，這使檔案管理工作的復雜性增強；其次，檔案管理的目的有所創新，以往的檔案管理工作主要作為學校發展的見證，而現在的檔案管理工作還起到彰顯學校風采，為學校進行社會宣傳、為在校師生和離校校友提供幫助的作用。

（二）完善中學檔案管理工作的必要性

中學檔案管理工作進行的好壞，是衡量一個學校是否重視自身發展，是否能夠在發展中不斷總結經驗的指標，混亂的檔案管理證明了學校在發展中并不重視經驗的總結，而完善的檔案管理制度和高效的檔案管理工作不僅能夠為學校發展提供借鑒，還能夠使社會對學校有更加充分和明確的認識，因此，完善中學檔案管理工作日是十分必要的。

二、推進中學檔案管理的工作的重要作用

學校檔案是廣大教師經過長期的教育教學工作、學校管理、及其它各項工作和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料。不僅記載著學校的辦學歷史,而且記載著全校師生員工的德、勤、技、績。這對于我們全面貫徹黨的教育方針,深化學校內部體制改革,優化教師隊伍,提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄,它全面反映了學校最基本的只能活動,是評價學校綜合辦學水平的“窗口”,是從事教育教學活動、學校管理和教研工作必不可少的資料。因為它不僅對局部單位的工作和生產有意義對整個社會有意義,并且具有當前現實意義,更具有長遠的歷史意義。所以它在工作中的重要性不容忽視。從細節上來說，推進中學檔案管理工作實施的重要作用可以分為以下幾個方面的內容

（一）有助于優化工作流程

傳統的中學檔案工作，更側重進行“八防”，主要需做好紙質檔案信息的收集、分類與歸檔，對檔案資料的開發利用意識不足。外加檔案工作受關注度有限，造成工作開展存在一定的滯后性與不完整性，工作職能被弱化。而應用目標管理方式，將檔案工作與教務、黨政、采購、工會等部門工作結合，有助于優化工作流程，提升檔案管理的及時性、有效性，促進智能檔案工作系統建設，從而體現檔案管理工作價值，達到預期工作目的。

（二）有助于引入創新型人才

中學檔案管理工作所涉及的資料文檔內容多，工作繁雜，需要工作人員掌握專業技能，具有扎實的理論基礎。很多中學的檔案管理人員多為其他工作人員兼任或返聘退休教師，這便會造因工作理念陳舊，檔案管理方式單一，阻礙智能設備、信息化軟件的應用。而應用目標管理方式，需要引入專業化的檔案管理人員，構建一支創新型、綜合素養較高的檔案工作人員團隊，這在一定程度上能夠促進對實施內容的監督，做好績效考核，促進檔案科研、管理、編整與數字化平臺建設工作如期推進。

（三）有利于更好地積累中學教育史料

檔案學家曾經說過：檔案是未摻過水的史料。學校檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程，同時又貫穿于學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面，真實地記錄了學校的發展軌跡，是學校重要的信息資源。通過學校檔案，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的沿革和演變情況，更好地總結學校自身形象和建設的得失成敗。目前的中學檔案管理工作恰恰忽視了這一宏大的敘事積累作用，將檔案工作脫離歷史的、時代的背景，孤立、簡單甚至粗暴地加以對待。這是對教育、對歷史極不負責任的態度，亟待改變。

（四）更好地服務學校和社會

檔案的核心使命是公共服務。檔案記錄著學生老師的成長軌跡，保存著教育教學的經驗成果，是學校師生學習借鑒和教學科研所不可或缺的重要知識資源。國外許多中學的檔案館是對公眾開放的，強調在社會參與和社會互動中實現其服務功能和社會效益。就當下中學檔案工作而言，管理者的素質不高、信息化手段落后、管理效率低下等缺陷使得檔案的作用難以充分發揮，從而嚴重制約了學校檔案工作的發展。

三、推動中學檔案管理實施的有效策略

（一）革新工作理念，組織工作會議

中學階段是青少年身心發展、獲取知識、開闊視野的關鍵階段。學校要想促進教育教學工作提質增效，應關注檔案管理工作的模式創新。學校要想做好檔案的管理工作，首先需要革新工作理念，召開工作會議，展開辯證分析，為檔案管理工作的實施奠定夯實基礎；其次需要加強對工作人員的考評，依據檔案管理工作的總體目標對各部門工作設置考核目標，從而結合不同崗位的工作內容差異，進行逐層的量化、分解，實現對檔案人員的及時考評與綜合監督，增強其職業意識、使命感，使其對自身工作內容應取得怎樣的效果及到達何種程度了如指掌，從而更好地理解檔案目標管理模式，適應新的工作方式與節奏，形成服務意識。

（二）促進工作協調，引入優質管理方法

鑒于學校的檔案管理工作具有系統性、繁雜性的特點，因此學校在進行檔案管理工作時應引入良好的管理模式，并加強工作協調，特別是對于一些交叉、重復的工作內容，應依據組織架構進行職能劃分，從而促進工作梳理，實現部門間的有效配合；對于一些需要及時跟進監管的工作，除應做好檔案資料的整理外，還應留存工作痕跡。例如：學校在對原有教學場地進行整修的過程中，需要檔案部門與采購、審核工作部門之間的配合，需要相關工作人員依據預算方案、工作流程，對招投標、合同、工作執行等一系列工作過程的資料進行如實、有效整理，并提交給檔案部門，做好備份。在進行工作考核時，應從兩方面檢查其是否完成了工作目標：一方面是檢查預結算工作的推進情況，施工進度與質量是否符合預期；另一方面是檢查檔案工作是否高效、及時[2]。

（三）提高工作重視，促進工作配合

檔案工作推進中，還應提高全體教職人員的重視，使其認識到檔案管理的必要性，端正態度，積極配合，明確重難點工作，把握檔案工作的關鍵節點，展開檔案工作考評，從而促進檔案工作科學落實，對其完成情況加以指標化考核，促進各個崗位之間的溝通與配合。對于未能完成目標的，應說明問題，依據工作管理機制，進行追責，在此基礎上，學校還應當提高檔案工作部門的管理與服務能力，促進基礎檔案工作實施，助力智能檔案數據系統建設，可以應用當前先進的技術手段，如云計算、大數據、AI 等技術。此外，應形成具有自身管理特色的檔案工作手冊，實現即時歸檔，保證檔案資料庫建設的實效性、可靠性與安全性。對于數字平臺，還應關注運維工作，以免檔案資料被不法分子、黑客等攻擊，或進行檔案信息內容的盜取、篡改[3]。

（四）加大投入力度，運用信息技術

隨著我國信息化技術的不斷發展，傳統校園檔案管理方式已經不再適用，因此，促進信息化檔案平臺建設，還需校領導加大工作重視。只有提高投入力度，積極應對新時代所帶來的工作挑戰，補齊短板，才能達到理想的管控效果、保質保量地完成工作任務。為此，在階段性管理工作完成過程中，應調整檔案管理方式，結合管理目標，促進工作人員發揮自身的積極性與創造力，及時更新檔案信息庫，做好對階段形性數據價值的挖掘，展開工作反思。并且，需不斷加強對信息技術的應用，節約人力成本，提升檔案工作實效性，實現精細化管理，取得理想的工作效果，達成整體工作目標[4]。

（五）引入高新人才，達到管理目標

為實現檔案管理目標，應組建高素質的檔案人才隊伍，只有拓展人才招聘渠道，關注對自有人員的專業技能考核，才能為目標管理模式的開展打下堅實的基礎。其次，結合每一位員工子任務分解情況，逐步落實工作，讓檔案工作獲得各部門的配合與支持，提升相應工作人員的服務意識。例如：可結合校園安全管理的不足，進行對歷史檔案資料的查詢與數據導出，總結問題原因，促進綜合治理，體現檔案工作優勢[5]。

四、推動學校檔案工作服務于學校科學發展

（一）以學校檔案為歷史借鑒，促進學校管理。學校是生產檔案的主體，又是檔案發揮效用的主要場所。學校檔案真實地記述和反映了學校的教學、管理、運行的發展軌跡，是學校重要的信息資源。學校要發展，管理是重點。學校自身建設和價值觀的形成離不開作為其載體的學校檔案。

（二）以檔案為載體，促進教育教學管理。實踐證明，學校檔案促進了學校教育教學的發展。首先，學校檔案是以一定的符號系統和一定的載體形式記錄了學校教育教學活動以及對未來發展的啟示，匯集了學?，F有的一切知識成果，是學校發展過程的記錄，學校檔案作為學校進行教育教學管理的重要憑借，在一個學校內部和多個學校之間的教學管理和建設交流中起著媒介的作用。因此，學校檔案可以說是促進了學校教育的教學發展。

（三）以檔案管理體現學校管理自身價值。學校檔案建設就是一種學校自身形象和價值觀建設。開發和利用學校檔案信息，是學校提升自身形象和價值觀體現的一個平臺。檔案管理工作只有得到上級領導和全社會的重視與支持，才能有其自身生存和發展的條件，才能擴大學校檔案工作在學校自身形象和價值觀建設工作中的活動舞臺，才能越來越成為學校不可缺少的重要部門。

五、結語

作為一所具有豐富辦學經驗的中學，需加強對檔案工作的重視，積極引入有效的管理模式。只有結合整體教育教學推進目標，設定檔案工作開展的任務，進行逐級量化分解，為工作落實推出相應的保障措施，密切檔案部門與行政、教研等之間的協作，才能對工作開展情況加以全過程、動態化跟進與評估，實現高效監管，明確工作職責，在共同努力、攜手并進下高效完成年度工作任務，從而使本校檔案管理工作進入標準化、智能化發展新階段。