簡析新形勢下基層單位如何加強檔案管理工作

柳建華

（襄陽市人事考試院，湖北 襄陽 441100）

在展開事業單位檔案管理工作的過程中，通過標準化制度的建設可以使檔案管理工作的整體效率以及質量得到有效提升，這就需要基層單位方面對當前相關檔案工作人員自身素質有較為深入的了解，并且積極總結以往工作中的經驗教訓，從而實現對工作結構的有效調整。對于檔案管理工作來說，在實際展開的過程中往往會涉及多項內容，具有一定復雜性，需要建立起相應的基層單位檔案管理平臺，并且可以實現對檔案內容的有效開發利用，使得檔案資源的利用率得到保證。因此，今后要將基層單位的檔案管理信息化建設作為主要創新方向。

一、基層單位檔案管理工作的主要內容

對于基層單位來說，由于其所涉及的部門較為復雜，在實際展開基層檔案管理工作時，往往會接觸到多種蓋章文件以及會議記錄文件、聲像資料等等，無論是在資料的內容上還是形式上都具有多樣性的特點，再加上檔案資料本身數量龐大，這也使得檔案管理工作想要實現高效化開展往往存在一定困難。由于基層單位會包括黨政、計生等多種不同性質的部門，因此想要實現對各部門檔案資料的統一化管理往往存在著較大難度?；鶎訂挝坏臋n案資料可以有效反映當前本部門的工作開展情況，并且可以對工作進行進行即時記錄，這也為后續工作的開展提供了經驗基礎，更加有利于基層單位的各項業務開展時對過去工作中所存在的問題進行深入反思[1]。因此，基層單位的檔案管理工作在實際開展過程中往往因為檔案的來源不同，其管理方式以及具體要求也存在一定差異性，這就需要對以往的管理方式進行不斷優化，積極開發信息化管理模式，從而借助信息系統來實現對基層單位檔案管理工作的有效劃分以及執行。

二、基層單位檔案管理標準化建設存在的問題

（一）檔案管理人員自身專業水平不高

對于檔案很多基層單位的大門崗管理工作人員來說，往往非專業人員占比較大，這些檔案管理人員是單位其他部門工作人員來檔案部門做兼職，這些檔案管理人員往往在專業技能方面有所欠缺，這也使得檔案管理工作在實際開展的過程中很難保證管理標準化程度。還有一部分基層單位配置了專門的檔案管理工作人員，但是往往其自身素質并不高，需要進一步提升其專業水平[2]。還有一些基層單位的檔案管理人員年紀較大，在實際展開檔案管理工作時不能對計算機技術進行有效利用，這也使得檔案管理工作模式的有效創新受到了一定阻礙。

（二）檔案管理技術含量較低

隨著信息化時代的全面到來，傳統的人工或者半人工的管理模式往往已經很難適應當前檔案管理工作的實際需求，再加上紙質檔案資料難以長時間保存，這也使得檔案資料的安全性受到了一定負面影響。同時，還有一些基層單位雖然也引進了計算機信息技術，但是對于這一技術的運用往往較為淺顯，更多的時候只是應用其進行信息錄入，這也使得信息技術很多優勢沒有被充分發掘，致使檔案管理工作在實際開展過程中所應用的技術手段較為單一[3]。

三、新形勢下加強基層單位檔案管理標準化建設的路徑分析

（一）加強基層單位檔案管理安全體系建設力度

對于基層單位的檔案管理工作來說，在實際開展的過程中，應該保證檔案資料儲存、傳輸、調用的安全性，這就需要對現有的檔案安全體系進行不斷完善，進一步加大宣傳力度，使得基層單位內部相關工作人員清晰意識到保證檔案資料安全的必要性。今后，基層單位方面應該注意健全檔案資料網上信息查詢流程，從而使得相應檔案資料的網上信息查詢更加規范化，這也是做好檔案信息保密工作的基礎前提。同時，基層單位還應該注意加大對檔案信息系統安全等級的保護力度，秉持著依法管理的基本原則，從而使得檔案管理工作的規范化程度得到有效保證[4]。基層單位方面應該注意建立起相應的電子數據備份系統，在緊急時刻可以實現對重要電子檔案的及時備份，從而避免突發狀況致使電子數據丟失的情況出現。

（二）強化基層單位檔案管理人員建設

對于基層單位的檔案管理工作來說，在實際展開的過程中必須要有高素質的專業人才對其進行支持，這樣才能使檔案管理工作的質量以及效率得到有效保證?；鶎訂挝环矫鎽撟⒁舛ㄆ谂e辦一些遠程培訓以及專題培訓等活動，通過這種方式可以起到進一步完善檔案管理人員自身的知識系統的作用，促使其掌握更多的管理方法以及管理技巧，這也使得檔案管理人員的自身綜合素質得到持續性提升?；鶎訂挝环矫婵梢赃\用合作聘用機制，與當地的高校建立起合作關系，從本專業院系中定期引進人才，以此來實現對檔案管理人才隊伍的有效優化[5]。同時，基層單位自身還應該提升在崗工作人員的培訓力度，使得當前檔案管理工作人員獲得更多培訓深造機會，尤其要注意對其進行系統性的計算機信息技術教學，當培訓完成之后，要對培訓成果進行考核，那些沒有通過考核的人員還要繼續接受培訓，并且要對其進行適當懲罰，使其意識到具備專業化信息技術操作能力的重要性?；鶎訂挝贿€應該注意定期開展與檔案管理專業知識體系相關的知識競賽、成果大比拼等活動，通過這種方式來調動起崗位工作人員的積極性，同時也有利于全面提升檔案管理人員自身綜合素質?；鶎訂挝贿€應該注意充分借助高素質專業人才的力量來進行數字檔案館建設，并且對檔案服務產品進行開發，進而保證基層單位在展開檔案管理工作時的各個環節銜接更為順暢，這樣才能有效提升檔案管理工作的標準化程度[6]。

（三）提升基層單位檔案管理信息化系統的完善程度

隨著大數據時代的到來，原有的基層單位檔案管理模式已經很難適應當前時代發展的實際需求，勢必會被淘汰。但是整體來看，現階段我國很多基層單位尚且沒有實現對數字化檔案管理系統的全面建設以及完善，對于新信息技術的掌握能力以及使用能力還有待進一步提升。今后，需要基層單位方面對檔案進行數字化處理，尤其要注意對保管期限為永久的檔案運用數字化儲存方式，從而避免檔案出現受損以及丟失等現象，同時也使得今后檔案查詢的效率得到了有效保證。今后基層單位方面還應該注意進一步強化對電子文檔的歸檔管理，進而實現對電子文檔的有效分類，這也使得電子文檔的整體規范化程度得到了有效保證[7]。此外，基層單位方面還應該注意建立起屬于自己的檔案門戶網站，并且開發建設起相應的檔案目錄、多媒體數據庫、機關檔案室信息共享以及傳輸機制，這樣可以使素質檔案信息管理的整體規范性得到保證，同時也使得基層單位的檔案資源價值得到了有效發揮。

（四）實現檔案信息的公開與共享

在上文中已經提到建立起檔案信息共享以及傳輸機制的重要性，隨著信息化時代的全面到來，在展開檔案管理工作時，不僅僅要有效保證檔案的保密程度，還應該按照我國當前相關法律標準對一部分檔案信息進行公開，從而方便公民進行查閱，這也使得人民群眾的監督權以及知情權得到了尊重，也更加有利于構建起公民參政、議政的民主化體制?；鶎訂挝环矫嬖趯嵭行畔⒐_化以及透明化檔案管理模式之后，更加方便了民主化決議體制的構建，可以使公民足不出戶便可以利用互聯網平臺了解到相關檔案信息，這也使得人民群眾對于當前基層單位多項工作的開展情況有了較為具體的了解，同時也拉近了基層單位與人民群眾之間的距離[8]。同時，基層單位方面還應該構建起相應的信息反饋機制，在檔案管理平臺上設定的群眾意見公示板，要對群眾的意見予以及時關注以及解決，保證信息反饋及時，這也使得檔案管理工作的整體開展質量得到了保證。

結束語

總而言之，對于基層單位的檔案信息管理工作來說，其開展情況往往會直接影響到社會的整體運行穩定，同時也會關系到人們的日常生活，因此基層單位方面應該注意將檔案信息管理工作放在重要位置，積極利用現代化的信息技術建立起功能完善的數字化信息系統，這樣更加有利于提升檔案信息管理工作效率，使得檔案信息的采集、歸類、查詢以及調用等工作的開展更為順利。目前來看，我國尚且有一部分基層單位在展開檔案管理工作時所應用的技術手段較為單一，雖然已經在檔案管理工作中融入了計算機技術，但是往往對于計算機技術的開發教學淺顯，這也使得此項技術的很多優勢并沒有得到體現，同時也沒有在根本上起到優化檔案管理工作的作用。歸根結底，這與基層事業單位方面缺乏高素質的檔案管理人才隊伍有直接關系，因此今后要加大對人才隊伍的建設以及培養力度，尤其要保證其具有較高的計算機技術操作水平，可以有效運用信息化系統開展檔案管理工作，這樣才能實現對新形勢下基層單位檔案管理模式的有效創新。