強化"思想庫"建設促進企業檔案服務創新的探究

鄒寧寧

（中共鞍山市千山區委綜合事務保障中心，遼寧 鞍山 114041）

企業檔案的內容一般是指企業在生產和經營活動過程中形成的有價值的文件材料，其中企業檔案的價值不僅僅體現在對于企業本身歷史的記載和回溯，還會對集體、社會乃至國家都有著一定的價值和意義。針對企業來說，企業檔案是企業發展過程中的生命線，也是企業在現在和未來需要不斷審視的一副明鑒。如今的信息技術的發展，讓檔案管理和服務工作也有了更多的可能性，傳統的檔案管理和服務工作已經無法適應當前大數據的時代，也無法滿足企業在發展過程中日益增長的信息需求。把原本的檔案庫逐漸轉變為思想庫，不僅是順應時代和形勢的科技產物，也是為了將塵封已久的紙質化信息轉變為可以靈活分享和應用的活信息，為企業的發展和市場的進步提供更加安全可靠的保障。

一、建立完善的檔案資源體系

將傳統中效能單一的檔案庫轉變為信息化的思想庫，需要資源豐富且具備優化條件的館藏為基礎。為了使檔案資源在配置和服務的過程中更加科學合理，檔案部門需要在收集的環節便加強管理，從檔案的源頭做起，為建立完善的檔案資源體系創造更好的環境。企業檔案的收集工作可以保存企業在發展過程中經歷的歷史和信息，歷史和信息越多越準確，對企業的檔案管理提供保障效果也會越強。企業檔案部門的員工應當提高對檔案的重視程度，逐漸加強檔案收集和整理的意識，根據企業的實際情況和市場業務的需求，對檔案收集和管理的制度進行及時的調整和優化，不斷拓寬企業檔案的渠道和范圍，以此豐富企業檔案館藏中的內容。除此之外，企業檔案管理人員還需要將檔案資源進行內部整合，把關于科研項目、生產創新以及研究成果等方面的檔案信息進行重點管理，不斷優化館藏內容，形成具備企業特色的檔案管理資源體系，為檔案服務工作的順利開展提供資源和數據的基本保障。目前很多企業檔案的管理制度都無法滿足企業對檔案的需求，因此需要檔案管理人員建立完善檔案資源體系，充分的發揮出檔案部門對于企業的真正作用。檔案部門中的資源信息的充足是其構成思想庫的基本要素，只有豐富的館藏數據才能夠使思想庫的建成發揮出更好的效果。因此企業的檔案部門應當以收集信息為主要工作，降低企業檔案流失可能性的同時，加強和完善企業內部的檔案資源體系建成工作，為我國檔案工作的發展提供足夠的館藏和環境支持。

《檔案法》中有針對檔案資料收集相關工作的內容和規定，其中對于檔案資料收集的方法和范圍做出一定的指示，企業檔案應當是由檔案部門進行移交，并且集中管理的同時不被人竊取和占為己有。在企業檔案收集的過程中，應當明確企業的所有環節產生的數據和材料都可以成為檔案的基本內容，不僅僅是前文提到的歷史資料、科研項目、研究成果等，還包括設備儀器、基建方案、器械設備等內容都應當被劃入歸檔的范圍之內，為豐富檔案部門的館藏渠道提供充足的信息。建立完善的檔案資源體系除了需要加強內容之外，還應當做到有規律可循，且這種規律的存在應當為客觀事實，而非人為操控的機制。企業檔案人員應當根據檔案形成規律的基礎上開展相關的管理和收集工作，制定合理的工作制度及方法，避免出現一些走彎路的情況。企業的檔案部門應當提倡按規行使的指導方針，從科學的角度開展擋板管理工作，并且可以敏銳的察覺出新形勢和新時代下檔案工作可能會出現的新情況及新問題，而不是僅從直覺上的分析處理日常檔案工作中的錯誤，造成檔案管理過于表面的情況。企業的檔案內容和信息是隨著企業生產、運營、科研等活動不斷有規律的形成的，館藏的收集工作應當是一種承上啟下的關鍵程序，可以將企業全生命周期中涉及到的相關信息連接為一個有機的整體，檔案管理人員應當主動的參與到相關的工作中來，提高檔案形成過程中的控制質量，保障館藏資源的周全和完整，為建立完善的檔案資源體系打下堅實的基礎。

二、合理開展深層次檔案編研工作

《檔案法》中對于檔案部門人員的分配和檔案資源的編研都有相關的規定，各地區和省份的檔案部門應當配備足夠的管理人員及研究人員，不僅要對館藏內容進行有規模額整理，還應當就館藏的內容進行深層次的研究和編輯，有條件的企業可以將企業檔案的相關內容編輯為出版材料，在不同的部門及單位中發行。合理開展深層次的檔案編研工作，可以將原本死氣沉沉的紙質版檔案轉化為可以出版為企業所應用的活動檔案，是強化思想庫建設的重要方式，也可以從多個層面提升檔案本身的價值和意義，發揮出企業檔案應盡的作用，同時也是檔案部門提升水平的主要方式。僅僅將一盒一盒的檔案擺放在柜子上是無法實現出企業檔案的價值的，只有將其有計劃的利用起來，讓人們看到、了解到、感受到，才能真正實現思想庫所蘊含的基本意義。檔案管理部門應當在豐富館藏內容的同時，積極開發企業檔案的社會價值和作用，做好企業每一個階段檔案的編研工作，組織相關人員編纂《企業紀實》、《企業年鑒》、《企業成果》等可供出版的發布的材料，讓企業檔案可以在企業各部門之間流動，同時還可以讓其他同行學習和借鑒其先進的發展經驗，將枯燥的檔案記錄轉換為可以應用的知識產品，為企業、市場、乃至國家的發展貢獻應盡的力量。

在進行企業檔案資料編研工作的過程中，檔案部門的人員不應當為了編研而編研，而是需要根據企業資料的實際情況確定此次編研的題目和計劃，不能過于盲目和形式化的開展相關工作。檔案編研的主題也應當盡可能的符合企業資料的實際內容，而不是一味的唱贊歌、假大空或是貪大求全，只有緊緊的圍繞企業發展的具體方向，密切關注企業各個部門之間的聯系和工作，明確編研工作的思路和創意，才能夠達到檔案編研內容科學合理的制定。企業檔案編研的最終成果應當是企業科研和創新等資料信息所蘊含知識的一種在載體形式，可以在將企業的思想和內涵進行傳播的一種特殊方式，同時也是可以在社會中達到宣傳目的的活躍因子。企業檔案部門的工作人員應當在為企業檔案進行編纂的過程中實事求是的開展相關工作，并且在成就企業編研成果的同時實現檔案工作的價值。周恩來同志曾經說過，檔案工作人員應當在工作中學習司馬遷的精神，做司馬遷一樣的人，意在敦促檔案工作人員不應滿足于做一名檔案資料的收集者和保存者，還應當立足于企業的實際情況開展更加有深度的梳理和研究工作，對檔案的內容進行深度開發和加工，主動為企業各個部門提供檔案編研的成品，將檔案的價值體現在企業的生產、運營、科研等工作的方方面面。

三、強化思想庫及檔案服務創新意義

第四十二屆國際檔案圓桌會議上通過的《檔案共同宣言》中提到，檔案本身具備著記錄和行為記憶的能力，檔案是一種代代相傳不可替代的遺產。檔案本身的價值決定著其有著維護和管理的意義，它的權威性是其管理行為透明和負責的基礎。檔案肩負著守護記憶和服務群眾的作用，在社會、市場、經濟的發展過程中承擔著非常重要的角色。因此開展強化思想庫建設基礎下的檔案服務工作創新的相關工作，不僅能夠達到檔案資料高效應用的目的，還能夠實現檔案存在的基本價值，為檔案事業及國家經濟的發展提供源源不斷的動力。

檔案工作的作為企業發展的生命線，不僅能夠記錄歷史，還能以此服務社會并造福于民。近年來我國在檔案管理工作中不斷創新和改革，滿足了人們對于檔案服務要求的同時提高了檔案在社會發展中的地位。現代化社會中的檔案管理服務工作已經于原本的手工操作完全不同，更加信息化和自動化的企業檔案管理，為實現遠程距離的下載和查閱服務提供了更多的可能性。為了提高企業檔案服務的效率，很多相關部門都采購了一定數量的復印機、打印機、掃描儀等設備，改變傳統口口相傳、手工摘錄的陳舊服務方式，以人為本的開辟了全新的檔案服務方式。參與式服務方式，就是要求企業檔案人員全程參與企業的各項活動當中，加大分析預測力度，深入了解需求檔案信息的門類，增加服務的針對性，提高檔案信息的利用率，為加快檔案事業的發展提供更多的可能性。

結束語

綜上所述，在新時代的背景下企業檔案部門優化檔案資源配置，盡快建立獨具特色的“思想庫”，不斷創新服務手段，改進服務方式，拓寬服務領域，完善服務機制，最大化地發揮檔案信息的功能，使企業檔案實現其真正的價值。