電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊

秦文然

（洛陽市中心血站，河南 洛陽 471000）

紙質資料是傳統檔案管理存儲的主要內容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價值。硬盤和計算機光盤是電子檔案管理的主要存儲介質。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現形式。與傳統的紙質檔案不同的是，通過利用計算機和網絡技術，不僅實現了檔案的存儲，還實現了資料的傳送和處理。當前，信息化、多元化成為時代發展的主題，對于檔案管理的質量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認的是，傳統檔案的特點，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現代人們的生活息息相關，電子檔案管理必然是檔案管理的發展趨勢。

一、電子檔案管理與傳統檔案管理的共性

即便是現如今電子檔案管理盛行，發展速度如此之快，但在檔案管理這一塊，傳統檔案管理跟電子檔案管理在原理上還是相通的，電子檔案管理只是在傳統檔案管理上進行了進化和提高，是時代的產物，同時也是檔案管理不斷優化和整合之后的結果，在現代信息技術不斷發展的今天，相較于傳統檔案管理，電子檔案管理更有利于開展，更加體現出管理本身質量以及技術上的提高，這是傳統檔案管理沒辦法進行比較的。但是基于此而否定傳統檔案管理是不合理的，因為電子檔案管理不能夠單獨存在，電子檔案管理涉及的管理相關安全問題更為嚴重，因此即便是電子檔案管理如此盛行，其所涉及的相關檔案內容還是要盡可能進行數據備份，最好是以紙質版的形式存在，特別是一些相關的重要電子文檔，受限于網絡安全以及計算機自身使用等潛藏的威脅和隱患，更需要以紙質版傳統檔案資料的管理方式進行備份存在。當然相較于傳統檔案管理，電子檔案管理所能夠存儲的內容以及信息是巨大的，它依托于計算機技術存在，其存儲以及調取十分便捷，能夠真正實現檔案信息資源上的及時共享，這是傳統檔案管理無法比擬的，但是在調取電子檔案的過程中更容易做到悄無聲息，因此在電子檔案管理過程中，相關的調取以及修改都應該有所記錄，以保證檔案管理的安全性和絕密性。

二、兩種檔案管理的不同點

（一）檔案資料歸檔的時限要求

分析完傳統檔案管理和電子檔案管理的共通性，接下來我們要分析的是傳統檔案管理跟電子檔案管理之間的不同之處：首先，傳統檔案管理在對檔案資料進行管理使用時，往往需要將相關的檔案資料全部整理完畢之后，再由檔案管理人員按照規定進行歸檔統一規劃，因此對于檔案資料的歸檔只能在檔案管理人員存在的時候進行，效率低，管理歸檔方式單一。但電子檔案管理不存在以上問題，電子檔案管理對于檔案資料的歸檔隨時都在進行，電子版本易于復制，可以有效提高調閱效率，對于檔案資料的歸類可以不斷進行，同時在調閱時只需要進行登記，設定分類號以及訪問權限就可以搞定了，效率高。

（二）檔案的歸檔方式

除了歸檔時限的要求不同之外，這兩種檔案管理方式在對檔案進行歸檔時也有明顯的區別，傳統的檔案管理方式在歸檔時注重的是檔案自身的完整性、系統性以及有序性，一旦打亂勢必要浪費檔案管理人員大量的時間和精力去重新整理歸檔。檔案管理人員要首先統計檔案，同時要按照一定的編排順序進行歸檔處理，不能夠隨意打亂。電子檔案管理依靠的是電子編碼技術，在對檔案進行錄入時進行不同的電子編碼，只要固定好了電子編碼，在調閱之后不用擔心歸檔混亂，效率高，使用起來十分便捷，是傳統的檔案管理所不具備的。

（三）檔案資料的保護措施

對于兩種檔案管理方式而言，最為重要的區別是在檔案資料的管理和保護上，傳統的檔案管理更多以紙質存儲為主，因此存儲難度大，對于存儲的環境要求高，相關資料需要保證防蟲、防火、防受潮等各種環境問題。同時，在借閱過程還很容易出現諸如丟失以及損壞等問題，因此在傳統的檔案管理過程中，更注重的是檔案管理的完整性，紙質檔案管理存在有心人修改十分簡單、無心人修改十分困難的情況。電子檔案在存儲方面是以電子編碼的形式存在的，在調閱過程中不會出現調閱丟失以及損壞的問題，當然電子編碼器存在的電子檔案其實更容易被修改或者抹去修改痕跡，更容易處于編輯狀態，在檔案資料的使用上安全性更高，但是訪問更容易，因此對于電子檔案的訪問權限設定以及分類號設定是十分重要的，只有這樣，才能夠保證電子檔案的安全性和絕密性。

（四）檔案資料保存的方式

除了區別傳統檔案和電子檔案的不同之處，還需要考慮兩種檔案資料保存方式上的差別，傳統檔案一般資料保存在檔案室，往往需要專業人員進行管理;而電子檔案資料則保存在計算機的硬盤光盤中，因此對于檔案資料的調用而言，傳統檔案資料調用需要去專門的檔案資料室，而電子檔案則只需要通過相關的信息媒介，從計算機中調取。

（五）檔案查詢利用的方式

唯有達到一定的條件，充分利用檔案才能夠順利進行注冊與登記，成為電子檔案管理部門的工作人員。作為電子檔案管理工作者，要通過遠程的方式實現電子檔案系統的登記，在電子檔案中心進行身份確認之后，才能夠得到檔案查閱的權限，同時具有借閱登記及繳納查詢費用的權利。

三、電子檔案應用風險規避措施

（一）重視解決電子文件保存問題

相較于傳統的檔案管理方式，電子檔案是近幾年才逐漸發展起來的全新檔案管理方式，其本身產生的時間短，應用時間更短，因此為了防止相關的重要電子資料信息出現丟失以及相關計算機出現安全隱患，在使用過程中，最好定期對電子文檔資料進行備份或者備份紙質版檔案資料，在相關的目錄中進行準確的備注，同時也要方便查詢和調用，這樣才能夠更有效地提升檔案管理的效率，同時這種將電子檔案跟傳統檔案結合在一起的方式，能夠保證檔案管理的安全性和有效性，同時將電子文件和紙質文件共同保存起來也做到了雙保險，在檔案保存上采用雙軌制，在歸檔文件上采用雙套制，有效解決了電子文件在保存中容易出現的問題。

（二）做好歸檔電子文件技術處理

為了防止電子文件出現安全問題，在條件許可的情況下，應該對電子文件設定計算機內部的隱性條碼，這樣做可以保證電子文檔在歸檔時的方位工作以及在電子文檔調用過程中出現復制文件的識別，在檔案部門管理相關電子文檔的過程中，只需要輸入相關隱性條碼就可以發現電子文檔歸檔是否完全，是否與原電子文件一致，同時也能夠防止偽造，做到安全權威，這種將電子文件進行可讀性設置，能夠防止電子文件被更改或者重寫。

（三）加強電子檔案的安全備份工作

信息載體的老化和變質現象，是電子檔案管理工作中不得不面對的難題，因此必須加強電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質老化而導致的無法讀取資料的問題。目前，云技術是一種較為常用和有效的保護方式。電子檔案管理的操作程序較為復雜，這就對檔案管理人員的素質和專業水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實性和可靠性，應加強管理人員的技術培訓工作。黑客攻擊和病毒這些潛在的復雜網絡風險，在電子檔案的數據傳輸和共享過程中，威脅著數據信息的安全，因此應做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護好電子檔案資料，如檔案加密、網絡防火墻等等。雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是一些具體的細則仍不夠完善，相關部門應該推出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。

四、結束語

總而言之，相較于傳統檔案管理而言，電子檔案管理不僅提高了檔案資料調閱問題，在各個方面都有了很大的提升，真正讓檔案管理的效率得到了有效的提升，同時也替代了傳統的紙質版，降低了紙品的消耗，促進了環保的發展，這是傳統檔案管理不能夠相提并論的，但是就此否定傳統檔案管理也是不可取的，至少在一些特定方面，傳統檔案管理還是有著不可忽視的優點，因此只有將兩者有效結合起來，才能夠揚長避短，真正提高檔案管理的質量。