運(yùn)用信息技術(shù)提升學(xué)校檔案管理效率的研究

寧英利

（山東省煙臺市招遠(yuǎn)市競技體育學(xué)校，山東 煙臺 265400）

學(xué)校檔案管理可以對師生成長情況進(jìn)行有效了解，在掌握思想動態(tài)基礎(chǔ)上做好基本情況的記錄，在檔案信息分析基礎(chǔ)上給后續(xù)管理工作提供數(shù)據(jù)支持。檔案管理是需要獲得先進(jìn)技術(shù)的支持，重視通過信息技術(shù)運(yùn)用構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理與創(chuàng)先發(fā)展平臺，立足技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)開展高水準(zhǔn)的檔案管理，在各項(xiàng)檔案資源管理和分析基礎(chǔ)上推動教育管理工作的優(yōu)化發(fā)展。所以學(xué)校應(yīng)該通過信息技術(shù)運(yùn)用提高檔案管理工作的開展效率，進(jìn)一步保障檔案管理工作的落實(shí)效率。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端分析

研究指出運(yùn)用傳統(tǒng)思維進(jìn)行檔案管理是存在多種弊端的，未能關(guān)注到檔案管理的價(jià)值與實(shí)踐特色，不能對各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理與有效運(yùn)用，不能立足檔案資源管理與利用推動學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展。長期開展人工檔案管理工作存在多種問題，一是未能對檔案資源進(jìn)行充足利用，檔案管理與使用效率比較低。因?yàn)闄n案資源涉及的范圍比較廣泛，在進(jìn)行檔案資源檢索和運(yùn)用過程中出現(xiàn)檢索效率較低的問題，限制檔案管理工作的落實(shí)效率。二是未能對檔案資源進(jìn)行嚴(yán)密保管，限制保密性的保障效果。人工開展檔案管理經(jīng)常會出現(xiàn)接觸太多主體，沒有對檔案資源進(jìn)行保護(hù)與科學(xué)利用，在管理與使用過程中出現(xiàn)保密性較差的問題。三是不能保障檔案資源查找與維護(hù)工作。傳統(tǒng)檔案管理方式會導(dǎo)致大量檔案資源被忽略或者是使用率較低的問題，長久就會導(dǎo)致檔案資源與管理數(shù)據(jù)增加工作人員進(jìn)行檔案管理的綜合能力，不利于在工作中進(jìn)行檔案信息的查詢和更新保護(hù)工作。

二、運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理的特點(diǎn)

科學(xué)技術(shù)對學(xué)校檔案管理工作效果造成影響，在科技進(jìn)步背景下推動檔案管理的信息化發(fā)展，通過各項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用改變傳統(tǒng)人工形式的檔案管理，在自動化處理基礎(chǔ)上提高檔案管理的實(shí)際效率。學(xué)校在進(jìn)行檔案管理過程中需要關(guān)注到信息技術(shù)的運(yùn)用的價(jià)值，在技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)上推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，立足自動化處理推動檔案管理的優(yōu)化發(fā)展。現(xiàn)代化檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)存儲數(shù)量較大，資源查詢方便和處理速度較快的特點(diǎn)，在技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)上提高對各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行管理和信息處理的綜合能力。工作人員需要在信息技術(shù)支持下對檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理與內(nèi)容探索，在進(jìn)行文字處理基礎(chǔ)上通過圖表的運(yùn)用進(jìn)行分類處理，有利于對檔案信息進(jìn)行查詢與交流[1]。同時(shí)也對工作人員素質(zhì)提出更高層面地發(fā)展要求，在掌握信息技術(shù)基礎(chǔ)上探索創(chuàng)新發(fā)展的道路，在提高個人素質(zhì)基礎(chǔ)上推動檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，有助于提高檔案管理工作的落實(shí)效率。

三、有效運(yùn)用信息技術(shù)提升檔案管理效率的策略分析

（一）立足信息技術(shù)推動檔案管理工作的規(guī)范性與創(chuàng)新性發(fā)展

基于檔案管理工作呈現(xiàn)出的特色與創(chuàng)新發(fā)展趨勢，學(xué)校應(yīng)該在技術(shù)優(yōu)勢把握基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)化檔案管理平臺，通過各項(xiàng)技術(shù)運(yùn)用提高檔案管理的實(shí)際效率，在技術(shù)優(yōu)勢把握基礎(chǔ)上推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展能力。一方面需要在信息技術(shù)運(yùn)用過程中構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理平臺，在分析技術(shù)運(yùn)用特色和實(shí)踐價(jià)值基礎(chǔ)上制定規(guī)范化發(fā)展的方案，在辯證分析基礎(chǔ)上提高檔案資源的管理效率[2]。同時(shí)應(yīng)該在數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)上推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，在信息技術(shù)靈活運(yùn)用過程中探索提高檔案資源管理的綜合能力，在科學(xué)運(yùn)用基礎(chǔ)上保障后期檔案查詢與資源整合各項(xiàng)工作的落實(shí)效率。

另一方面則應(yīng)該在合理投入經(jīng)費(fèi)基礎(chǔ)上打造良好的檔案管理環(huán)境，通過自動化處理保障檔案管理和資源運(yùn)用的整體效率，在改變傳統(tǒng)工作方式基礎(chǔ)上提高檔案資源整合與管理能力。在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要關(guān)注到工作經(jīng)費(fèi)的合理運(yùn)用，在采購硬件設(shè)備基礎(chǔ)上制定完善的檔案管理工作制度，在進(jìn)行技術(shù)操作基礎(chǔ)上營造良好的工作環(huán)境，利于工作人員開展更高水準(zhǔn)的檔案管理和實(shí)踐運(yùn)用探索。這樣能立足信息技術(shù)推動檔案管理工作的規(guī)范性與創(chuàng)新性發(fā)展，通過各項(xiàng)資源整合運(yùn)用構(gòu)建更高水準(zhǔn)的檔案管理平臺，在信息技術(shù)靈活運(yùn)用基礎(chǔ)推動檔案管理優(yōu)化發(fā)展，工作人員可以在規(guī)章制度指導(dǎo)下進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理探索。

（二）通過多種方式提高工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)

研究指出現(xiàn)代化檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)存儲數(shù)量較大，資源查詢方便和處理速度較快的特點(diǎn)，可以在技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)上提高對各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行管理和信息處理的綜合能力。基于學(xué)校檔案管理的內(nèi)容和創(chuàng)新發(fā)展需求，工作人員需要在信息技術(shù)支持下對檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理與內(nèi)容探索，重視是在進(jìn)行文字處理基礎(chǔ)上通過圖表的運(yùn)用進(jìn)行分類處理，在保障檔案管理規(guī)范發(fā)展基礎(chǔ)上提高檔案管理和數(shù)據(jù)分析的綜合能力。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理探索過程中應(yīng)該關(guān)注到工作人員的綜合素質(zhì)，在保障工作人員素質(zhì)基礎(chǔ)上推動各項(xiàng)檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展[3]。所以學(xué)校應(yīng)該通過多種方式提高工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，在數(shù)字化探索過程中提升檔案數(shù)據(jù)的保密程度。

一是通過崗位招聘的方式吸納更多高素質(zhì)人才，運(yùn)用信息技術(shù)開展更高水準(zhǔn)的檔案管理與數(shù)據(jù)分析，在行業(yè)發(fā)展趨勢分析基礎(chǔ)上制定科學(xué)的工作方案。重點(diǎn)對應(yīng)聘人員的專業(yè)能力和職業(yè)操守等內(nèi)容進(jìn)行考核，通過吸納高素質(zhì)工作人員的方式推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，在提高工作人員素質(zhì)基礎(chǔ)上保障檔案管理工作的落實(shí)效率。二是通過崗位培訓(xùn)的方式提升工作人員的綜合素質(zhì)，引導(dǎo)其以良好的精神態(tài)度參與到檔案管理與優(yōu)化探索中。立足主題培訓(xùn)活動開展對工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作、檔案管理、職業(yè)操守與法律法規(guī)等方面的教育指導(dǎo)，以此提高工作人員隊(duì)伍的組建質(zhì)量[4]。三是通過定期考核方式提高工作人員的綜合素質(zhì)，在定期考核基礎(chǔ)上分析檔案管理中存在的問題，圍繞問題開展針對性地培訓(xùn)指導(dǎo)與自主成長引導(dǎo)，提升工作人員對檔案管理的認(rèn)知程度。在考核評價(jià)基礎(chǔ)上制定科學(xué)的檔案管理工作方案，圍繞出現(xiàn)的檔案管理問題實(shí)施針對性地整改，利于工作人員高效率完成檔案管理各項(xiàng)工作。

（三）重視進(jìn)行檔案管理安全保障工作的探索

因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理方式會導(dǎo)致大量檔案資源被忽略或者是使用率較低的問題，長久就會導(dǎo)致檔案資源與管理數(shù)據(jù)增加工作人員進(jìn)行檔案管理的綜合能力，也容易在檔案管理中出現(xiàn)泄密或者是資源遺失的問題，不能符合時(shí)代發(fā)展對檔案管理提出的創(chuàng)新發(fā)展需求。所以進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)該進(jìn)行多個層面探索，重視進(jìn)行檔案管理安全保障工作的探索，在對檔案資源進(jìn)行管理過程中推動后續(xù)管理工作的優(yōu)化發(fā)展。一是制定科學(xué)的信息化檔案管理制度，在技術(shù)優(yōu)勢分析基礎(chǔ)上制定解決安全隱患的策略，減少檔案信息被泄露問題的發(fā)生[5]。在對電子文檔進(jìn)行管理過程中需要關(guān)注到版本更新出現(xiàn)的兼容性問題，在兼容性分析基礎(chǔ)上保障檔案信息管理的實(shí)際效率，以免在管理工作中出現(xiàn)檔案信息管理效率低下的問題。同時(shí)應(yīng)該在加密技術(shù)支持下對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理和加密管理，做好檔案管理與實(shí)踐運(yùn)用之間的關(guān)系，有助于提高檔案管理工作的落實(shí)效率。二是對電子文檔進(jìn)行保存環(huán)境和操作方式的制定，在落實(shí)防蟲害處理工作基礎(chǔ)上保障檔案資源管理的安全性能。工作人員在進(jìn)行管理過程中需要做好紙質(zhì)文檔和電子文件之間的關(guān)系，在相關(guān)操作要求基礎(chǔ)上提高檔案管理的實(shí)際效率。

結(jié)論：綜上得知學(xué)校需要在時(shí)代背景下思考通過哪些方式推動檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，在滿足時(shí)代創(chuàng)新需求基礎(chǔ)上進(jìn)行多元化探索，圍繞技術(shù)優(yōu)勢提高檔案管理的規(guī)范性和創(chuàng)新發(fā)展能力。本文認(rèn)為學(xué)校應(yīng)該在技術(shù)優(yōu)勢把握基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)化檔案管理平臺，在技術(shù)優(yōu)勢把握基礎(chǔ)上推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展能力。同時(shí)需要通過多種方式提高工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，重視在數(shù)字化探索過程中提升檔案數(shù)據(jù)的保密程度。此外也要重視進(jìn)行檔案管理安全保障工作的探索。