論述中文期刊記到的現實問題及處理對策
——以貴州省圖書館為例

肖愫愫

（貴州省圖書館，貴州 貴陽 550004）

一、引言

隨著社會的進步，人民的精神生活需求日益增大，圖書館建設趨向現代化和科技化發展，圖書期刊藏量也日益增加，對其期刊圖書的管理也更為現代化和自動化。在圖書館，期刊作為文獻資源的重要部分之一，期刊記到在期刊總體工作中起著承上啟下的作用，關聯著整個期刊管理工作流程進度，2020 年12 月31 日貴州省圖書館（北館）正式進入試運行狀態，重新規劃和設立各個工作部門，啟用新型的圖書館集群管理系統（Interlib3.0），工作人員在新的管理系統下應對新的問題又該如何解決。下面本文將以貴州省圖書館集群管理系統（Interlib3.0）為例探討中文期刊記到中存在的問題和解決對策。

二、期刊記到的意義

期刊記到，指采編中心期刊記到人員負責對在供應商手中采購并送達的期刊進行驗收，核對數據，加蓋館藏章，再在圖書館管理系統（Interlib3.0）中進行記到、分配排架號、分配館藏的系列工作統稱。隨著自動化技術和通信技術的發展，圖書館中文期刊管理都開始實現現代化管理，而期刊記到是期刊管理的一個重要環節，如果在系統中因為主客觀等因素導致期刊記到錯誤，不僅會影響后續的期刊催詢、裝訂、流通、典藏等工作、還會引發圖書館與中標書商因期刊到刊率而涉及的經濟問題[1]。因此，做好期刊記到工作，有效的處理期刊過程中遇到的問題，讓期刊管理更為便捷流暢，讓讀者閱讀查看更為方便，已成為日益緊迫且具有極大實用效果的需要。

三、期刊記到面對的現實問題

期刊的出版發行本身就是一個動態的過程，在到達記到人員手里進行記到時經常會出現一些主客觀問題而導致期刊錯記、漏記等情況。

（一）記到中現刊自身易出現的問題

一是期刊在長期連續出版過程中會因為出版社、著者、市場效應、采訪內容等外力作用而造成合刊、增刊、休刊的情況；二是每年也會根據讀者需求量減少或與我館收藏內容不相符出現的停刊情況；三是針對不同的讀者對象、不同專業內容、不同頻率、不同形態等服務內容，出現的一刊多版現象。面對這樣復雜的情況，易造成記到人員對期刊模糊，出現記到錯誤或記漏，對期刊管理工作帶來很大影響[1]。

（二）受記到人員主觀影響

根據貴州省圖書館南北館的藏書量和讀者的需求，期刊采購數量較大，采購商每周定期將期刊發送至采編中心，期刊記到工作人員任務量較大，有的期刊出版頻率是旬刊或半月刊，但因為訂購者的疏忽只訂購了一個版本，期刊的期號通常情況下不連續，加之記到人員如果粗心、不熟悉期刊情況，極易造成漏記、錯記、記重等情況出現。

（三）系統故障造成的問題

因圖書館集群管理系統（Interlib3.0）是新館運行時引進并開始使用，工作人員對其系統使用程度還不熟悉，系統管理技術不穩定，易出現系統故障、網絡不穩定而引起的漏記。

（四）期刊編輯期號錯誤

因為出版社印刷或者編輯者的錯誤，造成期刊出版的期號出錯，導致圖書館期刊記到人員記到出錯。比如《幽默與笑話·爆笑e 族》本年收到的第一期，因為年份數字上0、1 數字重影，記到工作人員根本分不清到底是今年的刊還是去年的，這種情況只能及時與采購商對接，了解期刊的正確出版時間。

（五）夾雜副刊、光碟、磁帶

有的期刊中夾雜著副刊、光碟、磁帶的問題，在期刊搬運和讀者借閱途中都很容易掉落遺失，期刊記到人員通常只是負責將這些附帶產品備注在期刊記到格中，并沒有其他的特別途徑來確保萬無一失。

（六）刊名變更

現刊記到中偶爾會出現刊名變更的情況，變更刊名記到較其他期刊記到問題要復雜一些，記到人員如果不熟悉刊名情況，會導致錯記[2]。

（七）期刊ISSN 號和條碼不對應

有時候某期刊出版時使用了新的ISSN 號，但是條碼號還未更新，記到工作者通常使用掃描槍掃描條碼號進行記到，此時因條碼號對應不上ISSN 號，則會出現空白頁或其他期刊題名的情況。比如《人民交通》ISSN 號為2096-5265，條碼掃描結果為1005-6440，記到工作者不細心就會記到在另外的期刊上。

（八）記到統計及催詢問題

期刊借閱分為可外借和不可外借兩種，因為數量較大，我館期刊記到工作者在每年6 月份時將對缺刊情況進行核實，查閱基藏室和不外借的閱覽室，對未到的期刊進行催詢。除此之外每年年底將使用管理系統（Interlib3.0）中的“期刊報表催詢單”窗口進行統計。但是此窗口涉及訂購號、預訂冊數、題名、出版社、出版周期、分類號、商代碼、預訂年份、復本數、訂購時間、未到冊數、單冊價、總價、卷期、ISSN十五種選項，表冊過于細致復雜，非常不便于期刊工作人員進行核對，反而增加了工作量，導致缺刊統計復雜化。

四、期刊記到現實問題的解決方案

（一）靈活熟練運用管理系統

面對期刊記到的多類型問題，需要記到人員要靈活運用Interlib3.0系統并細致處理發現的問題，標準規范的期刊數目數據應當全面解釋該刊的創刊、停刊、缺刊、出版周期及刊名的各種變化，客觀反映其出版頻率的動態性、連續性及館藏的真實性，面對刊號、刊名、出版機構、出版周期等編目數據改動時，及時補充著錄在附注。[3]

1.一刊多版

同一刊名不同ISSN 號和相同ISSN 號但郵發號不同時，直接將它按照單版刊進行記到，郵發代號相同時，從期刊的著者、分類號、版本等多方面查找，并備注再記到。

2.合刊

如《英語街（高中版）》2021 年7 期、8 期合并為一期刊物，按照管理系統（Interlib3.0）的操作方法，記到人員只需要點擊鼠標左鍵選擇7 期、8 期，再點擊鼠標右鍵，在彈出來的菜單中選擇合并記到，并刪除重復的一格即可。

3.增刊

可在“期刊記到處理”窗口右擊鼠標選擇“增刊”，或選擇“期刊直接預訂”窗口，增加增刊預訂信息進行記到處理。

4.休刊、停刊

休刊時，出版商或者發行商將會直接通知，并將休刊數據傳送到圖書館采編中心，記到人員則在相應的記到期上出做休刊備注。停刊，直接在圖書期刊“期刊預訂”窗口做停刊處理。

6.刊名變更

在原刊編目中做停刊處理，并建立新的編目，在做數據處理時，要求更新原刊編目中的100、207字段，添加442（由...替代）或440（由...繼承）字段，新建編目除基本編目數據外，還要特別增加432（替代）或430（繼承）字段，最后刪除原刊的本年預訂信息，增加新刊的本年預訂信息，并進行記到處理。

（二）加強專業化專職化培訓

圖書館工作人員招聘是面向全社會各高等院校畢業生或社會人才，但應聘職位也只有少部分對專業性要求極高。各行各業的發展都離不開專業人才的支撐，Interlib3.0 管理系統使期刊記到變為更加自動化和便捷的同時，也要求了記到人員需要更加專業化專職化。所以無論是什么專業的工作人員，在進入到采編工作領域，就應充分加強專業化培養，學習圖書情報學的理論知識和專業的業務培訓，充分了解中文文獻分類法等。另外期刊記到工作者在對期刊進行記到時也要做到專職化，不得中轉和隨意借閱期刊，仔細核對期刊數據，不錯記和漏記，記到完后，及時分類放在指定地點，確保期刊流通工作的完整性、連續性。

（三）加強系統化管理和期刊工作有效結合

建設專業化的計算機團隊，實時根據圖書館自動化建設中的問題更新系統發展，編制清單時應遵循簡單、可測、高效原則,使用的要點在于堅定地執行書面清單并在實踐中不斷完善。[4]根據期刊系統，科學的劃分工序，及時提出解決問題對策。比如，在Interlib3.0 管理系統中，應設計更為簡明的“期刊缺刊清單暨期刊催詢處理”窗口，導出的“缺刊”統計表格只需要涉及到缺刊的期數、ISSN 號、郵發號、著者、題名等可以便于查刊的專業數據即可。

（四）保留近三年的記到數據

Interlib3.0 圖書館集群管理系統中“期刊記到”窗口打開后，右側有一個關于期刊記到的歷年數據，大部分期刊有近15 年左右的記到數據。然而每年期刊會下架并合訂做成過刊再進行回溯，回溯本在閱覽室再保留三年后下架進入立庫，因此保留長至十年的記到數據反而不便于記到人員操作。建議保留3 年的記到數據，一方面是一般情況下去年的缺刊經過催詢后，采購商會在今年年初開始發貨，記到人員可以便捷地補記往年的數據；另一方面在年初期刊采購信息上機時，可能會有備注信息遺漏或者期刊期數訂購錯誤，記到人員拿到現刊時無法記到，就可以查閱往年的記錄從新備注和編輯處理。

（五）保持刊面記到整潔

雖然目前圖書館管理已進入現代化自動化建設管理中，但是有部分職能仍然是工作人員手工操作，為了閱覽室排架工作者的便捷，記到人員還需在期刊封面上寫上分類號。但是，因記到工作人員書寫質量不同、字跡大小不同，甚至書寫錯誤，讓原本的期刊封面極易變得非常不整潔干凈。圖書館應該統一期刊封面的記到方式、無論是采用手寫還是紙質標簽或電子標簽，都應固定在期刊的封面的同一位置，保持期刊刊面的整潔和期刊不受損。

（六）建立期刊光碟集中管理室

期刊光碟是期刊的配套發行物，它的內容多是對期刊內容的解釋和說明，參考資料的提供，對期刊中演算過程的圖標設計的演繹等，價值很大，目前大部分圖書館在儲備電子期刊和電子圖書資源上已步入正軌，因此建立一個專門集中管理期刊光碟和電子數據資源的管理室，對光碟采取排架號和條碼號處理，并根據讀者的閱覽習慣將隨刊光盤管理室逐步實現開架閱覽[5]，使其發揮最大文獻價值非常有必要。

結語

綜上所述，細節決定成敗，期刊記到工作雖然只是一系列期刊管理工作的一個小支點，但是它卻起著承上啟下、連鎖全系工作的重要杠杠作用。所以說增強記到人員的素養，應對好解決好記到工作出現的各種問題，對推動圖書館長遠發展，服務好讀者非常有意義。