新形勢下科技檔案管理模式創新研究

李莉

（四川省檔案學校，四川 雅安 625000）

一、新形勢下科技檔案管理的現狀

在如今萬象更新的發展階段，根據社會發展的科技需求，每年各個單位的科研成果都會增加很多科技文件，科技檔案的數量呈上升趨勢，部分負責檔案管理的工作人員專業素質不夠，管理意識薄弱，不能高效進行科技檔案分類管理的工作，長此以往，文件分類雜亂無章，分散在各種相關科室，導致需要查找相關文件時效率低下。部分企業和單位甚至沒有專門的科技檔案管理部門，由科研工作人員兼職負責相關事宜，但是一些科研相關職能部門需要經常借閱，頻繁的借閱和歸還工作會消耗科研工作人員本該投入在研究中的時間和精力。對于科研工作者而言，科研成果的重要性不言而喻，導致檔案管理人員在進行檔案收集工作時遇到不愿配合工作、共享資源的境況，反映出我國新形勢下科技檔案管理模式創新的難題。

二、科技檔案管理的特點

（一）專業性

相較于其他檔案而言，科技檔案是記錄科學技術活動從選題到實踐，最后得到研究成果的完整活動過程的資料，具有很強的專業性，對檔案收集管理的專業工作人員有較高的素質要求，管理人員需要具備專業的檔案管理能力和基礎科學知識，最好了解一些基本的科技實況，便于開展工作。

（二）多樣性

多樣性是科技檔案的另一個顯著特點，在現代社會中，科學技術已經滲透到社會生活的方方面面，任何行業都離不開科技的支持，小到家庭生活，大到國家發展，各種各樣的科學技術在不同的載體中快速發展，各種類型的科技檔案由此衍生。

（三）成套性

科學是一門邏輯嚴密的學問，每一步都走在縝密的思維中，體現在科技檔案中就是成套性。每一個試驗階段都是一個單元，通過一系列的試驗得到能夠運用的科技成果，有機地統一整合，形成一個具有獨立性的完整結構。這是科技檔案的內容和形式所決定的，在生物實驗、地質勘測和測繪研究中都能夠明顯觀察到這個特點。

（四）永久性

科技檔案代表著人類一段時期的研究成果，無論時代如何變幻，都是具有參考價值的，沒有具體的時間限制，一般都能夠永久使用。就像如今的許多科研成果也是在參考以往經典的發現中創新，不斷改革完善形成的，好的科技檔案不在于年代是否久遠，真正經典的成果經得住時間的考驗，在歷史長河中熠熠生輝。科技檔案與時俱進也不是不可實現的，不斷地補充新的研究成果，對原有的科技檔案進行修改，都能夠在實現科技檔案管理的動態化和有效性的同時，提高科技檔案的準確性和真實性。

（五）保密性

科技檔案記錄著國家的先進成果和科研機密，關系著國家與人民的根本利益，需要管理機構加強保密管理工作，提高管理人員專業素養，以防泄露機密文件，有損國家利益。

三、科技檔案管理模式創新的必要性

（一）提升科技檔案的利用率

在如今信息化時代中，經濟水平和科學技術高速發展，這樣的時代背景導致檔案管理機構面臨著科技檔案數量大量增加的問題，同時增加的還有科技文檔的復雜程度。因此，科技檔案的管理效率就成了管理機構的難題，在原有的基礎上提高科技檔案管理效率和利用率的有效方法就是創新檔案管理模式，并且提高檔案管理的信息化水平。如此一來，管理模式創新能夠最大程度上節約人工成本，提高科技檔案的利用率，使科技檔案的借閱、歸還工作更加方便快捷，在提升企事業單位運營管理水平方面發揮出至關重要的作用。

（二）保障科技檔案的信息安全

科技檔案信息化管理對提高檔案管理效率和檔案利用率的益處不言而喻，并且減少了紙質檔案的使用頻率，這樣的電子化改造雖然有效提升了工作效率，但隨之而來的是如何更好地保證信息安全。科技帶來了方便和快捷，也帶來了復雜和問題。如何在保證高效管理的同時控制檔案的信息安全是我們面臨的問題，在原有的基礎上對科技檔案管理模式進行完善，在信息安全控制系統中不斷創新，這是新管理模式的重要工作內容。

（三）減輕檔案管理人員的工作負擔

科技檔案管理模式的電子化和信息化為管理人員的工作帶來了很多的便利，大幅度提升檔案管理工作的效率。但是管理人員的工作模式并沒有完全被改善，傳統管理模式的框架仍然存在，所以管理人員的工作負擔仍然比較沉重。從這個角度來看，科技檔案管理模式的創新是有要的，大部分檔案管理機構為管理人員發布的薪資水平處于中下游，與管理人員在企事業單位付出的勞動不成正比，給管理人員造成生活和心理方面的雙重負擔。在原有的基礎上，提升管理人員業務水平，強化管理模式創新程度，以降低管理人員的工作負擔。

四、科技檔案管理模式創新面臨的挑戰

（一）對檔案管理模式創新的認識不到位

科技檔案能夠為企業單位的工作帶來更有效、更完整的信息資源，對于企業單位的日常工作也有著重要的影響。企事業單位管理人員和工作人員的認知水平對科技檔案管理模式創新工作的質量有很大影響，甚至能夠直接決定創新工作能否有效展開。部分企事業單位確實存在認知局限的問題，比如，在科技檔案管理模式創新工作中，一些管理人員對不同類型科技檔案的重視程度參差不齊，有些被認為不夠重要的科技檔案沒有進行歸檔保存，在管理中逐漸遺失損毀；再比如有些科技檔案在進行歸檔保存時，管理人員僅僅收錄科研立項和驗收數據，項目研究過程中產生的數據并未進行保存。這樣的問題是阻礙管理機構工作水平進步的重要問題，無法從根本上提升業務水平。

（二）相關法規不健全

檔案管理工作在許多企事業單位中都不被重視，在這樣的大前提下，我國關于科技檔案管理方面的相關規定也有待完善，科技檔案管理模式創新工作無法進一步開展也有這一部分原因，沒有法律作為保障，許多問題都十分棘手，難以根除。具體來說，在現有的相關法規中，針對科技檔案管理的專門法規有《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》以及具體的實施辦法，且年代比較久遠，有些條例已經不適用，只有完善相關法律條例，為科技檔案管理工作提供基礎條件，才能夠有效解決問題，保證管理機構的運營工作順利展開，得到更好的創新成果。一些保密相關的法規也不夠健全，導致科技檔案管理部門在制定相關的制度方面會遇到一定的困難，對于科技檔案的保密工作的執行也是有著重要的消極影響。

（三）檔案利用效率低下

檔案利用率低下是我國檔案管理機構普遍存在的重要問題，這已經偏離了檔案管理機構幫助企事業單位高效獲取檔案中有效信息的初衷，也是檔案管理模式創新工作需要解決的問題。部分企事業單位電子化檔案管理和紙質檔案管理沒有達到平衡統一，有些科技檔案存在電子檔案和紙質檔案同時存在的問題，浪費儲存空間；有的企事業單位硬件設施落后，管理人員水平不高，管理模式提升空間很大，這也是導致檔案利用率低下的重要原因之一。對檔案利用效率低下的原因進行全面的研究，為科技檔案管理模式創新工作提供思路和建議，徹底解決效率問題。

（四）科技檔案管理體系不完善

管理層沒有科學的管理意識和管理方法，內部管理體系松散，沒有合適的管理方案，盲目進行管理。想要貫徹科技檔案管理模式的創新工作，科學的管理制度和完善的管理體系必不可缺，沒有管理方面的保障，再好的創新也沒有用武之地。尤其是關于科技檔案保密問題的管理，更是重中之重。

五、科技檔案管理模式創新策略

（一）加強對檔案管理工作模式創新的認識

為了科技檔案管理模式創新工作的順利進行，加強企事業單位管理人員和專業人員的認識水平，提高其認識高度，使其具有長遠目光和大局觀。通過一些科研知識宣傳使企事業單位人員認識到科技檔案在科研工作發展中的重要作用，為科技檔案管理水平提供基礎保障。

提高企事業單位對于科技檔案的重視程度，認識到科技檔案對國家科技進步的重要作用，加大關于科技檔案管理的資金投入、人才投入和精力投入，以提升企事業單位科技檔案管理工作的效率和質量。最好能夠同時加強企事業單位對于科技檔案管理模式的管理方法的重視度，科學地進行管理工作，在此基礎上完善現有的管理流程，為科技檔案管理模式的創新工作提供基礎保障。

（二）完善相關法規

科技檔案管理模式創新工作是每個檔案管理機構難題，針對這個問題出臺更有力、更健全的，有科學性的法律條例，針對科技檔案管理的工作流程制定一套全面的法規，以保證創新工作的順利開展。企事業單位也可以更新內部相關制度，針對自身存在的問題，結合公司實際情況完善制度，適應時局，在新形勢下進行科學的創新，遵守相關法律條例，積極探索新的管理模式，在信息技術高速發展的時代更好地完成本職工作。

（三）進一步提升檔案的利用效率

加強企事業單位的分類存檔工作，更加細致的分類，更加全面地儲備，在此基礎上做好清晰明了的目錄檢索工作，這樣才能夠在查詢各類信息時確保萬無一失，做到便捷高效。培訓專業人員的分類存檔水平和檔案管理能力，提高業務熟練度，為有效提高檔案利用效率提供基礎。由此看來，完善和創新科技檔案管理模式不可缺少的就是提高管理人員業務水平和提升檔案利用效率。

（四）增強專業人員素養

專業的檔案管理人員在檔案管理工作中責任重大，不僅要掌握專業的檔案管理知識，也要提高自身的職業道德素養，科技檔案是關乎國家和人民根本利益的機密文件，守住初心，做好本職工作，提高服務意識，才能保證科技檔案管理工作順利進行，在此基礎上進行管理模式的創新。檔案管理人員的心理素質也需要過硬，錯綜復雜的檔案分類工作對管理人員來說任務繁重，壓力較大，心理素質過低容易影響工作效率。另外，適當引進一些高素質人才，員工之間相互交流，也有利于提高人員素養。

（五）提高信息化管理水平

為了提高企業科技檔案信息化管理水平，首先必須構建基于大數據的企業科技檔案信息管理系統，建立科技檔案大數據分析、存儲機制。基于大數據的檔案管理系統，以大型分布式數據庫的形式將檔案信息存儲在云存儲中。在大數據檔案管理模型中，大數據存儲的功能模塊主要分為安全度量模塊，用戶評估模塊、云計算模塊、云存儲模塊以及訪問行為評估模塊。具有檔案管理功能的大型數據庫使用云存儲技術，將大量科技檔案數據分配到多個服務節點。用戶終端通過業務服務層和功能控制層進行信息檢索和安全級別評估，以提高檔案管理安全和效率。

六、結語

科技檔案管理模式的創新對于提高檔案管理工作效率和科研工作的發展作用重大，在新形勢的契機下，樹立良好的創新意識，了解創新的必要性，發現管理模式的不足。增強管理人員的素質，根據原有的管理基礎完善相關法規，提高檔案利用率，為保障單位或企業的科技檔案管理模式創新提供基本條件，以促進我國社會和經濟的發展。