鄉鎮衛生院人事檔案管理的現狀探究

房杰祥

（莒縣嶠山鎮衛生院，山東 日照 276523）

引言

在新時代背景下，隨著鄉鎮衛生院檔案管理與醫療整體規劃改革的接軌，對檔案管理水平和服務能力提出了更高的要求，作為基層衛生單位，其檔案管理質量也對醫療事業發展起著重要的推動作用，但現階段鄉鎮衛生院檔案管理工作普遍存在著人員綜合素質不高、管理軟硬件配套設施建設力度不足、管理理念落后以及資金投入有限等問題，需要結合管理現狀，對管理模式和管理手段不斷創新和完善，對醫療業力、行政管理以及黨建工作等需加強融合，確保檔案管理工作能夠有序開展和落實，使檔案資源的重要作用得以充分發揮，進一步推動當地醫療事業的可持續健康發展。

一、現階段鄉鎮衛生院檔案管理現狀分析

在農村地區醫療衛生體系中，鄉鎮衛生院作為重要組成形式和基層醫療組織，發揮著至關重要的作用。隨著近年來我國公共衛生事業的快速發展，對鄉鎮衛生院管理工作提出了更高的要求，不僅包括了管理規章制度制定及落實，還需要對人員綜合素質及專業能力加強重視，通過其管理模式的不斷改進和完善，確保其管理工作能夠更加科學化、規范化。現階段鄉鎮衛生院檔案管理工作取得了一定管理成效，但同時其中存在的不足和問題也日益凸顯，其主要表現在以下幾方面：

（一）管理意識薄弱、管理觀念落后

在基層醫療機構中，特別是鄉鎮衛生院日常管理工作中，通常更注重醫療業務的順利開展，其對自身檔案管理工作缺乏重視，對檔案資源開發利用的重要性認識不足。造成此現狀的原因主要包括以下幾方面：首先由于鄉鎮衛生院檔案管理工作對人員專業性要求較高，但同時相應的專業人才缺乏，對人才培養投入力度不足，部分衛生院采取人員兼職的方式進行檔案管理，因人員管理精力有限，對管理工作的有效性造成不利影響，使其難以在衛生院可持續發展中發揮促進作用，極容易使檔案管理工作逐漸呈現出邊緣化態勢。其次現階段不少鄉鎮衛生院都將其視為會計檔案及病歷檔案保管工作，主要負責對文書檔案進行收集和整理，未根據檔案特點、類型等進行分類及歸檔保管，對檔案資料有效利用造成不利影響，同時也對鄉鎮衛生院的可持續良性發展造成一定制約和阻礙。另外部分管理人員對管理工作的重要性缺乏認識，管理理念落后，并且還普遍存在著經濟能力不足的問題，管理資金投入有限，造成檔案管理軟硬件基礎設施建設不完善，管理不規范，以及檔案管理人員流動嚴重等情況，使檔案管理工作逐漸邊緣化。

（二）管理技術缺乏先進性、管理制度亟待完善

現階段在不少鄉鎮衛生院日常檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理制度亟待完善的問題，其未結合自身實際情況，對管理制度有效落實造成制約，加大了檔案管理工作的隨意性和無序性，對檔案資源利用造成不利影響，并對鄉鎮衛生院資源利用及可持續良性發展造成制約，形成此現狀的原因主要是由于檔案管理工作未受到廣泛重視，檔案管理技術較為落后所造成的。在實際管理過程中，部分鄉鎮衛生院的管理方式較為粗放，管理技術落后，雖然計算機在日常管理中得到廣泛應用，但仍有不少衛生院采用傳統的手工方式進行病歷檔案管理，不僅無法適應現代檔案管理及資料共享要求，還極容易因人工操作而增加工作失誤和疏漏，使管理效率和質量受到影響，造成檔案服務水平不高。其次由于管理體系不完善，檔案管理工作存在較強的隨意性，各部門之間缺乏有效的協同合作，對提高檔案利用率造成影響。并且由于檔案管理缺乏規范性，極容易導致大量文書檔案、病歷檔案及專業檔案出現遺失、損毀丟失等情況，對鄉鎮衛生院的可持續發展造成阻礙[1]。另外隨著互聯網的不斷普及，以及新網絡環境的形成，對鄉鎮衛生院的檔案管理人員提出了更高的要求，需要對管理技術、信息技術等加強學習，并在資金投入力度方面，也需要從技術層出入手，對管理的軟硬件設施的先進性進行充分考慮，使管理手段能夠不斷完善和優化，但現階段一些衛生院還存在著軟硬件設施配置不完備，以及檔案保存環境惡劣的情況，其主要體現環境潮濕、狹窄，并且無除濕、降溫等必要設備，甚至部分衛生院未對專門的檔案保管庫房進行設置。

（三）專業管理人員綜合素質不高

現階段在不少鄉鎮衛生院檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理專業人才匱乏的現象，管理隊伍建設力度不足，通常采用辦公室人員兼任的方式開展檔案管理工作，使檔案管理工作無法有效發揮其價值和作用。其次在鄉鎮衛生院檔案管理中，存在著嚴重的人員流失情況，極容易導致檔案交接過程中出現檔案遺失、損壞等問題，對檔案管理工作的有序順利開展造成極大的影響。另外由于鄉鎮衛生院對檔案管理人員培訓缺乏重視，相關人員未經過系統化、專業化培訓，導致檔案管理人員專業能力及綜合素質不高，特別是在信息化時代背景下，管理人員的檔案管理理念、管理知識及管理方法已無法適應檔案管理及衛生院的發展要求，并且因檔案管理工作效率和質量不高，對提高檔案資源利用率造成制約，使檔案管理工作無法為鄉鎮衛生院的可持續發展提供有力支撐。

（四）財政投入力度不足

現階段不少鄉鎮衛生院受到當地經濟發展水平的影響，資金投入力度不足，并且通常以財政投入為主要的運營資金，導致衛生院在財政投入有限的情況下，管理模式和手段的創新和完善受到制約和阻礙。同時在引進專業管理人才、現有管理人員培訓以及軟硬件基礎設計完善等方面，由于缺乏充足的財政資金支持，對提高檔案管理服務水平和效率造成阻礙和制約。

二、改善鄉鎮衛生院檔案管理工作的有效對策

（一）對檔案管理重要性提高認識

在鄉鎮衛生院日常管理工作中，為了使自身服務水平不斷提升，需要對檔案管理工作加強重視。首先相關管理人員應積極轉變自身管理理念，對檔案管理工作的重要性，以及在鄉鎮衛生院可持續發展中的重要作用提高認識，從而使檔案管理工作順利開展得以有效保障[2]。同時管理人員應將檔案管理工作納入基礎性工作范圍，對其有效開展提供有力支持。其次通過鄉鎮衛生院全體人員檔案管理思想意識的增強，能夠使管理人員能夠對檔案管理進行集中管理及統一操作，對相關檔案管理人員開展具有針對性的、有意識地培訓和教育，并結合相關實踐案例及操作，使管理人員對檔案管理的作用有更深入的了解和掌握，從而使檔案管理方法和模式得到不斷創新和優化，能夠更好地為多種臨床醫療提供有力支持和指導。另外相關領導人員應提高管理工作意識，在衛生院管理及發展過程中，積極納入檔案管理內容，使全體人員能夠不斷增強自身檔案管理意識，確保衛生院業務發展與檔案管理實現同步規劃。同時管理人員需要提高工作責任心及工作積極性，從而確保檔案資料能夠實現及時收集和整理，切實提升管理工作效率和質量。最后還應根據衛生院實際情況，對管理所需的辦公設備及基礎設施進行合理規劃及不斷完善，確保管理工作能夠有序、高效開展。

（二）加大信息化建設力度

隨著信息化時代的到來，以及互聯網技術、計算機技術等先進技術的快速發展，在檔案管理工作中，通過加大信息化建設力度，能夠更好地滿足行業發展及檔案資源開發利用需求。與傳統的檔案管理模式相較之下，通過信息化管理的實施，能夠對海量信息進行收集、篩選、處理、保存及傳播，通過借助各種先進技術手段，使檔案管理人員的工作量最大程度減少的同時，有利于檔案信息實現實時共享[3]。現階段為了解決鄉鎮衛生院普遍信息程度較低的問題，需要對信息化建設加強重視。首先需要對相應的軟硬設施加強建設，通過計算機及相關軟件系統的科學配置，為檔案管理的高效開展提供重要的基礎平臺，在進行硬件配置時，還應根據鄉鎮衛生院自身實際工作量，避免出現有資源浪費的現象。另外需要對網絡共享渠道進行不斷拓展，使相關使用人員及時獲取所需檔案信息，使檔案信息共享得以實現。同時因互聯網絡環境中存在諸多危險因素，極容易對檔案使用安全造成嚴重威脅，導致檔案破壞、遺失、篡改等現象出現，所以要求相關管理人員應對防范技術加強運用，通過防火墻及殺毒軟件安裝等措施，使信息安全得以有效保障。

（三）管理制度健全完善

在檔案管理工作中，需要與衛生院未來發展形勢相結合，根據檔案管理特征，對檔案管理制度進行健全和完善，對檔案管理工作的具體開展加強指導。在實際檔案管理制度中，應從日常業務活動、建設規模以及檔案管理人員考核等方面入手，對原有的檔案管理制度進行不斷補充和完善，使管理制度能夠更好地適應和滿足鄉鎮衛生院可持續發展要求。另外通過管理制度的不斷完善，對檔案管理人員行為進行有效規范，使檔案管理質量和效率有效提升，同時有利于加大先進技術引用力度，使檔案管理人員充分利用其應用優勢，有效替代傳統管理手段和方法，使管理及服務水平切實提高。

（四）管理人員加強培養

為了有效提升檔案管理水平，鄉鎮衛生院應根據自身實際情況，對檔案管理專業人員加強引入，并對現有管理人員加強專業化、系統化培訓，同時對管理人員綜合評價體系及考核體系進行健全和完善，對檔案管理工作加強有效指導。其次需要根據檔案管理工作的具體崗位要求，提高培訓的針對性和有效性，通過更具專業化的培訓，使檔案管理人員對專業管理知識、法律法規以及計算機技術等進行了解和掌握，為衛生院檔案管理工作高效開展奠定堅實的基礎，進一步推動鄉鎮衛生院管理水平的有效提升[4]。

（五）財政投入力度加大

在鄉鎮衛生院檔案管理工作中，相關政府部門應對檔案管理信息化建設加強重視。由于鄉鎮衛生院所提供的醫療服務范圍較廣，但因其管理制度不健全、基礎設施建設不完善，再加上受到當地經濟條件的限制，對提高檔案管理及服務水平造成影響和制約，因此相關地方政府部門應通過相關扶持政策的制定，加大財政投入力度，使鄉鎮衛生院基礎設施建設現狀得到有效改善，同時促進現代檔案管理制度及信息化建設力度的加大，進一步緩解專業管理人才流失的問題。

三、結束語

隨著經濟建設及科學技術的快速發展，鄉鎮衛生院檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，需要加強先進管理理念及方法的引入，對管理制度進行健全和完善，對專業管理人員加強引進和培訓，使檔案資源開發利用率有效提升，能夠在衛生院發展規劃及決策及中提供可靠依據和支撐，使檔案管理工作在促進鄉鎮衛生院可持續發展中充分發揮作用和價值。