檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

蘇瑞珍 王曉蘭 訾勇

（1.伊金霍洛旗就業和社會保險事業中心；2.伊金霍洛旗人力資源綜合服務中心；3.伊金霍洛旗圣地電力維護有限責任公司，內蒙古自治區 鄂爾多斯 017200）

一、分析檔案管理信息化建設的實際意義

通常來說，資料保存是否完善以及是否高效地使用檔案信息，無疑是評價檔案管理工作質量高低的關鍵指標。隨著信息化技術的不斷完善，信息化技術可以有效解決傳統檔案管理工作效率低的弊端。此外，信息化技術可以對傳統紙質文件進行數字化轉換，并將檔案信息儲存到計算機中，如有需要可以快速地完成檔案信息檢索工作，提升檔案信息的查找效率。與此同時，加快檔案管理信息化建設速度，可以將原本未能充分利用的檔案信息得到高效利用，確保檔案管理職能獲得充分履行。當前，信息化技術已經滲透到各個領域，特別對于檔案管理而言，信息化技術的應用，可以使檔案信息搜集、整理以及存儲等一系列流程以自動化的方式實現，加強檔案工作在各個領域的滲透速度。由于信息化技術具有諸多優點，檔案管理人員應以信息化思想為指導，構建完備的管理體系，并注重完成“大數據平臺”的搭建工作，積極拓展檔案信息的應用范圍，實現檔案信息的快速檢索與應用。在信息化時代背景下，借助互聯網與信息化技術，檔案管理人員應注重構建信息化知識體系，增強信息意識與數據安全意識，確保檔案信息化建設工作可以高質量地完成。

二、檔案管理信息化發展的現狀

（一）未對檔案管理信息化引起足夠的關注

信息化建設對于檔案管理工作具有不可比擬的重要性，對于部分從事檔案管理工作的人員而言，其忽視信息化技術對于檔案管理工作所產生的變革作用，所以導致信息化建設在檔案管理領域停滯不前，甚至存在不支持檔案管理信息化建設工作的情況，導致信息化建設工作充滿了不確定性。此外，由于檔案管理信息化建設工作比較滯后，加之不重視信息化人才培養工作，致使檔案管理人員無法高效使用信息化技術，對信息化技術知識一知半解，嚴重影響實際工作效率與質量，降低檔案管理信息化建設的積極性。

（二）案管理信息化建設欠缺科學規劃

眾所周知，標準化與規范化是檔案管理信息化建設可以有條不紊推進的重要基石。調查研究發現，部分檔案管理職能部門在檔案管理信息化建設中疏于建立規范化、標準化的流程，導致許多問題在辦理檔案管理業務過程中出現。此外，即便完成了信息化平臺搭建工作，但是由于缺乏標準化制度，致使信息化管理平臺無法有效運行，難以發揮信息化技術在檔案管理工作中的作用，對檔案管理信息化建設工作產生負面影響。

（三）檔案管理信息化建設欠缺標準體系

改革開放加快我國社會經濟發展速度，對檔案管理工作也提出了許多新的要求。因此，為了使檔案管理工作可以在有序的框架內進行，必須要建立統一的信息化管理標準體系。但是，當前我國信息化管理標準不夠統一，欠缺完善的管理體系，不僅影響信息化平臺的建設速度，而且也會影響紙質信息轉換成數字信息的效率，檔案管理的難度大幅度增加，同時也會導致檔案管理變得十分混亂，影響檔案信息的安全性。

（四）檔案管理欠缺安全意識

在信息化時代下，檔案信息的安全性至關重要，如果檔案信息發生泄露或竊取事件，社會影響會十分惡劣。對于檔案管理工作而言，當前經濟的快速發展，傳統管理模式下的檔案信息安全性已經難以迎合時代發展要求，需要在信息化技術的幫助下，不斷提升檔案信息的安全性，避免發生檔案信息泄漏或竊取問題。但是，部分檔案管理機構欠缺安全意識，檔案管理信息化平臺的搭建不注重安全防護，致使安全隱患大為增加。

三、檔案管理信息化的科學發展路徑與創新策略

（一）重視檔案管理電子信息化建設工作

信息化建設是檔案管理事業今后重要的發展方向，所以為了加快信息化技術在檔案管理中的融入速度，無論是檔案管理領導者，還是普通工作人員，均要重視信息化技術的重要作用，并通過加強責任意識，以現代化的檔案管理信息管理理念武裝自身，落實各項信息化管理要求，將工作重心從檔案管理過渡到檔案管理信息化建設之中。除此之外，為了進一步加快推動檔案管理信息化進程，檔案管理機構相關工作人員應發揮主觀能動意識，積極引入先進的信息化管理理念，增強檔案管理人員的使命感，花費更多時間完成信息化管理平臺的搭建工作，確保檔案管理信息化建設目標可以快速實現。

（二）積極創新檔案信息化管理方式

經濟速度的持續加快，加大了社會對檔案信息的需求程度，加快檔案信息檢索效率成了檔案管理工作的核心。因此，除了要關注檔案管理信息化建設工作外，檔案管理機構應落實主體責任，加快紙質信息轉換為數字信息的效率。同時，檔案管理機構應搭建信息存儲平臺，將數字信息存儲到平臺中，方便檔案信息的調取與共享。此外，鑒于傳統檔案管理模式過于陳舊，并且與時代發展要求相背離，所以有關檔案管理人員應從轉換思想觀念入手，了解信息化技術在檔案管理工作中的應用優勢，建立主動服務意識，創新管理方式，將信息化技術與檔案管理工作相互融合，加快檔案信息檢索效率，努力提前有價值的信息資源，建立規范檔案管理制度使具體管理工作可以有序開展，提升檔案管理效率與水平。

（三）優化檔案管理部門職能

隨著我國改革開放的不斷深入，社會發展日新月異，檔案管理機構的職能也要隨之變化。在檔案管理工作中，檔案管理機構應順應時代發展要求，不斷地對檔案管理環節進行調整與優化，并要求檔案管理人員具備自主學習意識，不斷豐富其自身技能水平，從而順應檔案管理機構職能變化的要求。此外，檔案管理機構要在明確自身定位的基礎上，加大機構調整力度，不僅要為民眾提供翔實的檔案信息，而且也要為民眾提供信息檢索與信息整理等方面的服務，做好信息管理平臺的搭建工作，完善管理平臺的功能，從而使檔案管理機構可以為民眾提供更高質量的服務。

（四）做好高水平隊伍的組建工作

高水平、高素質的專業信息化技術人員是檔案管理信息化建設工作中的核心要素，所以必須要做好專業人才儲備工作，使其具備信息化意識的同時，擁有扎實的理論基礎，確保信息化平臺可以得到有效維護，并通過建立科學獎懲制度激發檔案管理人員工作的積極性，保證檔案管理信息化建設工作可以實現既定發展目標。

（五）投入資金提升信息平臺的穩定性

在檔案管理信息化建設工作中，如果沒有大量資金投入，勢必會影響檔案管理信息化建設的質量。因此，檔案管理機構需要在提升預算比例的基礎上，增加資金投入力度，提升信息化平臺的軟硬件配置，方可使檔案管理信息化平臺的作用發揮出來，從而提升檔案管理信息平臺運行的穩定性。除此之外，檔案管理機構應根據實際工作特點，有針對性地開發信息系統，并加大檔案管理人員的培訓力度，使檔案管理人員熟悉信息化管理流程，做好網絡安全防護工作，確保檔案管理信息化建設可以有條不紊地開展。

（六）完善檔案信息化管理制度

在完善檔案信息化管理制度過程中，除了要投入資金提升信息化平臺的軟硬件配置外，還應從制定科學、合理的制度層面入手，以實際檔案管理工作的需求為落腳點，將制度優勢顯現出來。此外，在建立并完善檔案信息化管理制度過程中，同樣要考慮從制度層面激發檔案管理人員工作的積極態度，制定科學的獎懲政策，積極聽取檔案管理人員的意見，認真解決檔案管理信息化平臺存在的問題，發揮信息化技術在檔案管理工作中的作用，在合理的制度框架內將信息化技術的優勢顯現出來。

（七）注重整合檔案信息資源

眾所周知，檔案信息覆蓋的領域眾多、信息復雜且龐大，所以為了加快檔案管理信息化建設速度，需要檔案管理人員注重搜集與整合有價值的檔案信息，并做好檔案信息的分類工作，確保民眾可以快速檢索到檔案信息，提升檔案信息的利用價值。此外，在信息化平臺中，可通過分級管理的方式對各類信息進行整合與歸納，將信息妥善存儲到電子設備當中，延長檔案信息的存放時間，將資源信息的價值最大限度地挖掘出來。

四、結語

國家大事，必作于細；千年大計，只爭朝夕。鑒于信息化技術在檔案管理中的作用不斷加強，無論是檔案管理方式，還是檔案管理模式均會因信息化技術的出現而產生巨大變革。因此，檔案管理部門應抓緊時間，加快信息化技術在檔案管理中的滲透力度，將信息化技術的應用優勢發揮出來，使檔案管理信息化在科學發展路徑下落地生根，并提升信息化技術在檔案管理中的創新應用力度，對推動我國檔案管理事業發展具有不可替代的作用。