論如何加強事業單位檔案管理信息化建設

石影

（吉林省四平遼河農墾管理區管理委員會，吉林 四平 136000）

引言：

目前在事業單位檔案管理中，信息化管理系統的應用得到了良好推廣，其可以更好地適應現代社會信息資源快速增長的形勢，利用信息技術、計算機技術對檔案資料進行收集、整理、存儲及利用，實現對檔案資源進行高效化處理的要求。而以事業單位檔案管理工作的開展現狀來看，其所需面對的管理要求、管理內容、檔案資源不斷增多，在一定程度上為管理工作的執行帶來了難度。因此需要分析新形勢下事業單位檔案管理所發生的轉變，在此基礎上加強信息化建設來提高檔案管理的質量及效率。

一、加強事業單位檔案管理信息化建設的重要性

第一，互聯網技術在快速發展與普及之前，事業單位檔案管理工作模式相對單一化，通常會以紙質材料為載體記錄和保存相關信息數據內容，但是由于紙質材料自身的特性，在保存過程中存在一定的劣勢和不足。紙張容易受到環境條件的影響，一旦受潮便會慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這樣便會增加工作人員的管理難度。

第二，檔案管理工作涉及大量的內容，且繁雜多樣化，傳統紙質材料保存方式，后期如果經常反復的查看和翻閱，紙質檔案查找過程中費時費力紙質材料相對脆弱，比較容易受到人為因素的破壞和影響，或者丟失。如果受損，修復難度非常大。而對于珍貴的檔案信息資料，一旦損毀，將會造成無法估量的損失。所以，檔案信息化管理具有重要的現實意義，通過現代化互聯網信息技術手段，將檔案信息存儲和備份到計算機互聯網當中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發生。

二、加強事業單位檔案管理信息化建設的作用分析

（一）提高檔案管理效率

在事業單位發展的過程中對檔案管理提出了高效化、高質化的要求，尤其是在信息時代的背景下，信息資源的應用價值不斷提高，因此在事業單位中多數已經建立了信息化檔案管理系統來改進管理工作形式。信息化建設能夠在信息技術、網絡技術、計算機技術的支持下對檔案信息數據進行全面的收集，并且管理系統所提供的功能可以對信息資源進行自動化的分類、歸檔并生成目錄，從而減少檔案管理中人力的投入，在優化檔案管理工作流程的同時進一步的提高工作效率。

（二）加強檔案資源利用

在以往事業單位檔案管理工作中，主要是將紙質檔案存放到檔案室中進行專門保管，在面對大量的紙質檔案時，其在查閱及使用上都有一定的難度。而在目前在檔案管理中，其信息化建設進程不斷推進使紙質檔案開始進行電子化處理，并且在計算機數據庫中可以對大量的檔案資源進行存儲，從而縮減檔案所占空間，且電子化的保存方式使檔案資料不易損壞、丟失，而對于檔案資源的利用，檔案管理系統所提供的檢索、查閱功能優化了檔案的使用流程，大幅度提高了檔案查找速度，并在網絡技術的支持下實現了檔案信息的高速傳遞，進而提高事業單位檔案管理的水平。

（三）提高檔案收集能力

在信息時代下信息資源傳播速度更快、共享程度更高，再加上事業單位在發展中其檔案資源的快速增長，使得傳統的檔案管理方法在面對大量數據資源時存有的弊端愈發明顯，因此需要科學地運用現代技術來實現檔案的規范化管理。在檔案收集方面，信息化建設的推進能夠借助網絡技術、信息技術在單位內部建立起信息傳遞網絡，這樣可以高效地進行檔案資料的傳遞，并保證檔案收集的時效，及時對檔案進行更新，減少檔案管理中的疏漏，并且在數據技術的支持下可以高速對檔案資料進行篩選，減少無用檔案的留存，提升檔案管理的智能化水平。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的要求分析

（一）降低檔案管理成本

在信息時代的背景下，其改變了傳統檔案資料的管理形式，紙質檔案的數字化轉變在極大程度上優化了管理工作流程，有效地減少在檔案管理中的工作量，這樣可以節約檔案管理成本支出。并且現今事業單位檔案管理信息化建設推動了檔案管理工作的自動化、智能化發展，這在極大程度上提高了其管理效率，再加上檔案數字化管理模式在應用中對人力、設施、工具等的要求較少，因此人力、物力支出的減少在實際中可以降低檔案管理所需成本。同時在檔案管理成本的控制中需要注意避免過度地減少支出，應為信息化建設提供充足的支持，這樣可以使檔案管理信息化建設的長遠效益得到保障。

（二）保證檔案資源的安全

在傳統的檔案管理工作中紙質檔案對存儲環境及保管條件有著一定的要求，若是檔案資料保管不當可能會出現損壞、破損、丟失等問題。目前在檔案管理中多數采用紙質檔案與電子檔案并行的方式來開展相關工作，這樣可以進一步的保證檔案資料的完整性。同時在信息技術的支持下對檔案數字化處理能高效地對檔案信息進行篩查，從而保留具有價值的檔案資料，信息技術在應用中可以對多數類型的檔案進行數字化存儲，如影音、圖片等，使檔案資料不受到外界環境的影響。對于檔案管理需要做好安全防護工作來適應信息化發展的形勢，確保檔案資源的安全，使其檔案的真實性、原始性達到保證。

四、加強事業單位檔案管理信息化建設的措施分析

（一）完善檔案管理制度

在檔案數字化中明確的規章制度可以為其各項工作的執行提供制度保障，在規范檔案數字化流程的同時減少相關工作中的疏漏問題，使各項工作高效、高質地開展，進而推動事業單位信息化建設的開展。信息時代下事業單位檔案管理所需面對的工作內容更為繁雜，因此相關活動的開展需要有完善的制度作為支持，通過對規章制度進行明確能夠使檔案管理工作在執行的過程中其各個環節得到有效的規范及約束，從而進而減少在檔案工作中的失誤問題，而在信息時代的背景下，對于其制度內容還需結合實際來進行調整及細化，以檔案信息化管理的特點及要求來確認可實行的檔案管理制度內容，確保規章制度與實際檔案管理相匹配，這樣可以在事業單位內部建立起更為完善的檔案管理體系。并且在實際中還應確認檔案管理各方責任，將責任內容落到實處，這樣可以防止在檔案管理工作中出現職責不清、職責混淆的情況。

（二）規范檔案管理標準

在檔案信息化建設與發展過程中，事業單位要高度重視檔案管理工作的規范化與標準化，通過制定科學合理的規范標準，保障檔案管理工作嚴格按照規定要求有序開展。首先，事業單位方面要針對自身實際情況，制定科學完善的檔案收集與管理機制，優化信息化工作流程，保障檔案管理人員能夠嚴格按照規定制度流程有序開展相關工作。其次，對于檔案數據庫、格式以及內容等應當制定統一的規定，從而最大程度上保障檔案數據管理的規范性與科學性。還需要合理設置訪問權限，避免出現隨意設置與訪問的狀況，從而保障檔案資料的安全性與可靠性。

（三）完善檔案信息資源

完善的檔案信息資源是檔案管理工作順利開展的基礎，在信息時代下事業單位檔案管理的形式也由紙質向著電子化、數據化的方向轉變，檔案信息資源的利用價值也在不斷提升，尤其是在大數據環境下，信息分析及利用成為檔案管理信息化建設中的重要內容，因此需要對檔案信息資源進行補充及完善，以此來建立完整的數據庫。目前在檔案信息資源的收集及處理上，通過計算機技術的支持能夠高效地對檔案資料進行處理，達到對檔案信息資源進行統一管理的目的，并針對檔案管理內容來制定管理標準，嚴格按照事業單位檔案管理信息化建設的要求對檔案資料進行數字化處理，根據相關規章制度對檔案進行歸檔，從而實現檔案管理的全面化、規范化。

（四）加強管理技術創新

在事業單位檔案管理中，通過技術創新的方式能夠加強對現代化技術的應用，其也有利于加強信息化建設，從而更為高效地對檔案資源進行收集及處理，使檔案管理可以達到快速化、高效化的執行目標。為此在技術創新中需要根據檔案管理的實際需求，及事業單位的發展情況，對不同技術進行合理利用，使檔案管理能夠得到進一步的完優化。例如，大數據技術、云計算技術等可以實現對信息資源的高效收集、分析、存儲、處理和利用，并且能夠利用數據的關聯性來實現檔案信息資源的智能化檢索，并且云計算技術的運用還可以利用云端平臺來完成檔案管理的各項流程，并對信息數據進行云存儲，這種依托于云環境的檔案管理技術能夠降低檔案管理工作對硬件設備的要求，并在一定程度上提高管理工作的執行效率。

（五）加強網絡安全防護

網絡環境存有的漏洞會對檔案資料的安全產生影響，因此在事業單位中，需要考慮到網絡環境的特征來對安全防護技術進行運用，尤其是在檔案信息化建設中，為了避免出現信息泄露、丟失等問題需要做好安全防護工作，在大數據環境下更要及時地對安全防護技術進行更新及優化，加強對網絡風險的抵御。在實際的檔案工作中可以運用認證技術、加密技術、密碼密鑰等來避免檔案數據庫被入侵，針對電子檔案應利用防火墻技術來抵御非法入侵及計算機病毒，為檔案工作的順利開展提供保障，其也有利于事業單位信息化建設水平的提升。

（六）加大人員培養力度

首先，不管是現有工作人員還是新員工，都應當注重其信息技術能力的培養，可結合實際情況，定期開展培訓，培訓要保障靈活，不僅要加強技術培訓，還應當注重技巧的提升。互聯網信息技術在為人們帶來便捷的同時，但其并非萬能。工作人員應當充分認識這一點，要讓其意識到網絡并非絕對安全，信息存儲也可能會面臨風險，應當加大安全管控力度，尤其是涉密信息數據，一定要切實做好保密管理工作。其次，事業單位檔案信息化建設過程中，還應當加強對每個員工的綜合考量，明確工作細則，將責任落實到個人，一旦出現問題，也能夠及時有效處理，從而保障檔案信息化管理工作穩步有序開展。

五、結語

目前在事業單位檔案管理中，其信息化建設水平的提升在極大程度上提高了檔案管理的質量及效率，在此情況下應分析事業單位的發展形勢及對檔案工作所提出的要求，結合信息技術的運用來不斷優化檔案管理體系。對于上文所提出的加強檔案信息化建設的措施，可以針對事業單位的實情及需求來進行選用及調整，同時還可以加強技術創新，利用大數據技術、云計算技術等來對檔案資源進行管理及利用，從而對檔案所具備的價值進行合理的開發，進一步地推動檔案管理工作的信息化、現代化發展。