淺談事業單位檔案管理應用中存在問題及對策

錢青青 劉薇

（青島市疾病預防控制中心，山東青島 266000）

0.引言

目前學術界關于檔案的定義還不完全統一，總的來說，檔案記錄著歷史、社會發展、人類信息等，它具有保存價值的原始記錄，也是事業單位檔案管理中非常重要的部分。尤其是隨著社會經濟的快速發展，信息社會也隨之而來，各領域對檔案管理工作的要求也越來越高，它所具備的知識性、服務性也逐漸凸顯。同時，隨著計算機網絡技術的發展，也為事業單位的員工提供了重要的支撐，影響著他們的績效考核、職位晉升等。因此，檔案管理工作重心應該放在為事業單位的領導者提供準確有效的人員信息。

1.目前事業單位檔案管理工作中所存在的問題

1.1 對檔案管理的重視程度不足

從過往對一些事業單位的調查來看，大部分的檔案管理工作人員甚至包括很多領導對于檔案工作的認識都存在著一定的誤區，簡單地認為檔案管理工作就只是保管的瑣碎事務，并不是本單位的主要工作，因為它不能給單位直接創造任何經濟價值，只需要堅持做好不遺失、不泄露，當需要查看時能隨時進行調閱即可。

1.2 整體的管理力度較弱，水平不高，管理手段也較為落后

目前，很多事業單位的檔案管理人員并未真正經過專業化的檔案管理方面的知識培訓，他們對于檔案管理的重要性缺乏認知且對檔案材料如何進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動等相關業務并不完全了解，整體的意識相對薄弱。

1.3 檔案管理所需硬件設備的經費不足

隨著計算機信息技術的迅速發展，計算機網絡在日常管理中也被廣泛應用，同時，管理手段也在不斷提升，但目前檔案管理主要還是采用手工進行收集、信息檢索，運用計算機網絡計算進行檔案管理的事業單位相對較少。這樣一來，由于信息量小，也不便于檔案的收集和利用。主要的原因也是由于事業單位檔案室的經費不足，目前硬件設備呈現老化、保管條件簡陋等。

1.4 歸檔后整體的使用率低

事業單位的檔案管理工作對各項工作的開展都具有非常重要的影響，合理有效地利用可以為事業單位帶來巨大的經濟效益和社會效益。但目前大部分事業單位長期以來存在著重“藏”輕“用”，從而對于檔案的有效利用以及所產生的經濟與社會效益缺乏認知，相關工作人員對其更是知之甚少，在工作中的重視程度也嚴重不足，以至于檔案信息資源再次開發利用率嚴重不足。

1.5 檔案管理制度不健全

主要是檔號、案卷標題不規范，以及大部分案卷缺少卷內目錄，同時組卷也呈現混亂。其次，很多檔案的收集、歸檔、保管、借閱等相關制度還不夠健全。

1.6 檔案管理人員整體素養參差不齊

檔案管理是一項極具綜合性、專業性、政策性的工作。但我國事業單位的工作人員整體隊伍的專業素養和職業道德還無法完全滿足現代化的檔案管理工作。其中一些檔案管理人員由于自身的責任感差，缺乏創新意識，專業知識不強，規范化專業化的對檔案資料進行收集、分類、歸檔、保管所保存資料的真實性、準確性、價值性以及可疑資料的核查基本問題都成了檔案管理中“老生常談”的難題。這種情況間接或者直接造成了本單位很多人不辦事、辦不好事的局面，從而浪費了單位的資源，造成了不必要的損失。

2.如何加強事業單位檔案管理工作相應的對策

2.1 加大宣傳力度，進一步提高對檔案管理工作重視程度

首先，作為事業單位的領導一定要充分認識到檔案管理工作對于促進本事業單位的快速發展有著至關重要的作用，真正做到將檔案管理工作作為各級領導義不容辭的責任和義務，做到應有的責任感和使命感。同時，各事業單位也應加強對《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規文件的學習，提高檔案管理的法律意識，從而幫助事業單位形成有利的檔案管理環境[1]。

2.2 設立切實可行標準化的檔案管理制度，加強員工責任意識

必須堅持依法治檔，堅持落實檔案管理的制度，加強法制化是做好檔案管理工作的基礎。《中華人民共和國檔案法》是我國目前進行檔案管理工作所必須遵循的主要法律文件。一切檔案管理制度都必須以此法律為指導原則，同時從本單位檔案管理工作的實際情況出發，為其制定一套符合本單位且行之有效的檔案管理制度。

2.3 堅持引進檔案管理的人才

我們的檔案管理方面專業性人才必須具備良好的政治素質和職業道德。其次，作為事業單位也應對現有的檔案管理人員進行定期培訓和相關工作指導，進一步夯實專業方面的理論知識，不斷提高自身專業知識，讓其熟練掌握檔案管理工作中的各項技能。另外，目前是計算機網絡信息化時代，各事業單位則應要求檔案管理人員必須在數字設備、攝像設備等方面進行相關應該技術知識學習。值得注意的是，當面對檔案資料進行網絡化管理后，其計算系統中的各項數據都存在遺失、盜竊等風險，因此，要求我們的檔案管理人員必須具備一定的網絡安全防護意識和較強的現代化管理技術，確保檔案資料的安全。

2.4 加強對檔案管理的基礎設施進行改善

檔案管理室一定要進行基礎設備的配置以及對各種檔案資料的安全采取保護措施，例如日常存儲檔案資料基礎設備有檔案柜、房間的空調、溫度計、除濕機以及一系列的防火設備等。對于涉及本單位機密文件還應配備保險柜、攝像頭、防盜器等[2]。

2.5 加強事業單位檔案管理的科學化和信息化建設

事業單位的檔案管理是本單位重要的信息資源庫，需要合理利用其資源，讓其價值發揮到最大限度，堅持運用先進的科學技術管理方式，延長檔案管理的時間同時提高員工的工作效率。要想實現事業單位檔案管理的科學，必須要堅持讓檔案信息符合日益發展的社會需求，做到及時、準確地傳遞檔案信息，進一步加強檔案管理的時效性，同時利用計算機、掃描儀、刻錄機以及各種攝像設備對其進行輔助管理從而提高工作效率。

2.6 創新個性化檔案管理服務

檔案工作它既包括對本單位過往的回顧，同時也對現在和以后本單位的發展進行參考與指導。由此可見，檔案管理工作最大的特點是其服務功能。當前事業單位檔案管理相對較為混亂，其主要原因在于對檔案管理工作的目標認識并不清晰。這就要求我們要積極梳理檔案管理工作的服務對象與內容，將個性化檔案管理工作服務為我們今后重要的工作方向，能夠高效地進行規范管理，也保證了檔案管理服務的功能性[3]。

2.6.1 面向單位領導人員

在經濟發展的今天，我們正處于經濟體制改革的大環境中，而檔案管理工作更是應該首先服務于事業單位的整體發展，顧全大局，積極充當領導層的參考，為本單位的發展提供真實有用的數據作為參考。

2.6.2 面向普通員工

檔案服務是檔案管理工作的本質，而普通員工也是本單位發展的內在動力與基本。因此，事業單位應該適當對其員工進行檔案資料的開放。

2.6.3 面向特定部門

針對事業單位中不同部門的不同職能，檔案管理部門應該提出有針對性和專業性強的檔案服務。

3.結語

檔案管理工作是一項專業性較強的工作，它對于社會、政治、經濟等方面都發揮著至關重要的作用，各事業單位的領導以及檔案管理部門的工作人員也應該高度重視，加強檔案管理工作人力、物力、財力等各方面的支持，對檔案管理工作中所遇到的難題應及時地解決，以便讓檔案管理這一重要的信息資源，可以更好地為本單位的快速發展提供強有力支持，同時不斷促進社會經濟穩定發展。