非生產型企業招標采購管理優化策略分析

于萍 傅凱 張詩敏 韓采桐 李云彤 吳亮璇

（中汽研汽車檢驗中心（天津）有限公司，天津 300300）

0.引言

隨著市場經濟的不斷推進，企業對于經營成本控制的要求不斷增加，高效的采購管理手段成為廣泛關注的重點。招標作為非常重要的一種采購方式，由于其流程規范較多，采購項目金額較大，在企業采購管理的體系中更引起更多的關注。目前，國內外已有大量對于招標采購管理的研究。儲優專（2021）針對國有企業招標采購管理中出現的問題點進行剖析，提出了促進國有企業招標管理的優化措施[1]。楊光（2020）通過對鐵路工程全流程電子招標投標交易系統的研究建設和應用實踐，分析了過程中的重點和難點問題，提出了解決對策，總結了應用成效[2]。盧文（2016）通過對招標采購全過程中面臨的主要風險進行詳細分析說明，并針對主要風險提出了合理化的招標采購風險應對措施，為企業招標采購風險管理提供了不一樣的建議[3]。付奎（2020）等以黨建為引領，對招標投標中的腐敗問題、形態進行深入分析、研究，提出全面的解決方案[4]。大量的學者探討了如何解決招標采購管理中的重難點問題，以及如何進行風險防范[5-11]。但是對于采購品類繁雜，管理難度較大的非生產型企業的招標管理優化策略，沒有學者進行深入的研究。而隨著第三產業規模的不斷壯大，非生產型企業的采購管理優化模式也顯得尤為突出。本文將針對非生產型企業在招標采購管理中存在的問題展開深入分析，并對非生產型企業的招標采購管理的優化策略進行研究，從而可以為企業提高招標采購的管理效率、加強企業招標采購管理質量、保障招標采購的合規性提供戰略保障。

1.非生產型企業招標采購管理問題解析

1.1 招標采購流程不健全

非生產型企業與生產性企業不同，采購計劃性和規律性相對較弱，采購貨物或工程等多基于公司運營中所列計劃或實際工作中臨時所需而展開。因此，從制度和流程上梳理招標采購管理體系顯得尤為重要。但由于該類企業所采購的商品品類繁雜且技術要求有時較高，且部分企業招標管理機構的權責劃分并不十分明確，甚至存在權責沖突的情況。另外，各部門、崗位間有時也存在相互推諉責任的現象，缺乏有效協作與相互監督，導致相應的招標采購工作容易存在盲點和缺失的現象。并且，部分企業沒有對應的招標管理制度，缺乏對招標工作流程的認識，導致招標采購管理工作的開展存在隨意性，因此為有些人提供了可乘之機，易引發廉潔風險，產生拆標，限制和排斥潛在投標人的可能性。

1.2 招標管理團隊專業性較差

由于部分非生產型企業沒有專業的采購管理、采購實施團隊，且在招標工作方面對法律法規和各項管理條例研讀不夠深入，采購項目的實施多由具體業務人員主持實施，在合法合規性的認知上深度不夠，專業知識匱乏，常出現責任分工不清晰的現象。招標采購管理的培訓缺失導致了招標項目負責人不熟悉何為招標，如何進行招標，采購管理人員不精通如何做好招標采購管理，監督管理人員不知從何角度監管招標采購流程。另外，招標管理團隊沒有角色的劃分，搭建管理、監督的常態化團隊并建立起輪崗制度，容易產生工作疏漏，滋生經濟腐敗問題。再者，由于招標管理團隊的專業性較差，可能會出現過度依賴招標代理機構，導致企業出現內部招標管理“不作為”的現象。

1.3 招標管理信息化程度不夠

隨著國民經濟水平的不斷提高，信息化產業技術的發展帶動了周邊大量行業的迅猛發展。各類App和信息化平臺的建設，為諸多領域帶來了“無紙化辦公”的福音。但是目前部分企業在招標采購管理方面的“無紙化”水平還不夠高。電子招標交易管理平臺是企業實現招標采購管理高效化、無紙化、便捷化的重要途徑，而目前部分企業仍采用傳統的手工模式進行招標項目需求管理、公告、資格預審、開標、評標、公示等流程跟進，通過人來手動跟蹤招標的各節點雖然有靈活機動的優點，但是對于招標采購這類規范化的采購方式來講，顯得不甚合適。另外在需求提出，管理部門審核，存檔備查等環節浪費了大量的紙張資源，增加了多道重復審批環節，大大浪費了員工、采購管理人員和領導專家的工作時間。

另外對于非生產型企業，招標采購的商品品類繁雜，通過人工的方式管理專業度不高，各需求和實施人員對于招標相關的法律法規的了解程度良莠不齊，會導致企業招標采購管理難度升級，甚至會影響外部供應商對企業的看法，影響企業形象。

一套完備的招標電子交易與管理平臺不光可以通過設置節點、權限進行合法合規性的管控，也可以通過該種方式節約供應商與需求方的時間，提升工作效率，改善供需雙方的關系，在一定程度上對提升企業的影響力。

1.4 招標監督管理體系不健全

在企業日常進行招標采購管理的過程中，企業均會設立監督管理崗位對流程進行監管，比如按照相關管理規定在各環節設立監標人以確保招標采購流程的合法合規性并降低各環節所產生的廉潔風險。但是部分企業的監督環節不夠深入、監管體系不夠健全，監督管理人員不知應如何重點監督招標采購過程中存在的經濟腐敗風險點，不知如何識別招標采購管理的失職問題。由于招標采購專業性相對較強，監督管理體系的缺失會使監管工作“流于形式”，失去閉環的管理機制。

另外對于非生產型企業，招標監督管理體系不健全導致的問題更加突出。招標項目通常不限于工程類項目，對于設備儀器類的采購項目，如果僅靠監督崗位的員工和負責人進行監管，還能深入到項目需求，無法識別招標過程中限制和排斥潛在投標人的情況。

若招標監督管理利息健全，管理團隊人員分工有序，對于違規現象進行合理的處罰，便可從一定程度上降低企業經營管理風險。

2.非生產型企業招標管理優化策略

2.1 完善招標采購管理流程

要想實現高效管理各類招標采購項目，就要制度先行。梳理招標采購管理流程，形成制度文件，使企業員工能夠準確掌握公司的招標管理流程和招標管理辦法，使員工“有法可依”“有章可循”。制度建設工作中不光要參照國家相關法律法規完善管理辦法，更要梳理招標流程節點、加強實操培訓。從根源上解決，招標采購管理體系松散，員工對招標采購工作不重視的問題。另外，對于非生產性產業的招標采購項目要訂立針對性的采購計劃，區別生產物料的采購計劃，從公司經營、管理建設的季度、年度計劃中提煉招標采購項目計劃，避免時間安排過于緊湊，影響公司經營的問題。對于不同品類的需求應該劃分歸類，進行流程梳理和節點管控。

2.2 加強非生產型招標采購管理團隊建設

招標采購在采購方式里相對要求更加嚴格，因此建立起一套專業的招標采購管理團隊才能更好地幫助企業規范招標采購管理流程，穩步助力企業經營發展。企業可以通過聘請招投標專家展開專項培訓會，開展講座對招標采購管理部門、采購需求部門、采購需求部門進行培訓。也可以利用網絡視頻課地形式組織企業員工進行學習。另外在企業內部線上學習平臺中，增設招標采購知識學習模塊，使管理者、參與者都能利用工作之余的空閑時間，掌握招標管理的基礎知識，為后續開展招標管理工作提供理論基礎，增強企業員工對于招標管理的重要性地認識。

另外，對于非生產型企業單單進行管理團隊的建設還是不夠的，采購需求部門通常對采購的專業知識了解不夠，采購工程或貨物的計劃性較差，因此需要針對具體的項目成立采購小組，明確組織分工，做到“專業的人做專業的事”，如在撰寫標書的過程中，明確技術標和商務標的撰寫分工，做到審批節點層層明確把關重點，以便更好地推進招標采購工作。

2.3 搭建信息化招標項目管理平臺

部分企業進行招標采購管理的方式是需求部門通過郵件或者OA系統提出采購申請后經審批后發布招標公告，業務人員撰寫招標文件后發送給采購專員進行招標采購。但是由于沒有完善的信息化招標交易與管理平臺，使得項目信息在公司內部流通不暢，需求部門對進展了解不透明，管理流程中存在盲點，項目進展過于依賴人的進度，容易產生影響公司經營進程的問題，因此無法為企業采購成本管控和經營發展提供有效的支撐。因此要搭建完善的信息化招標交易與管理平臺，通過資源整合，將平臺與中國招標公告服務平臺等其他公共服務平臺進行數據對接，保證供應商來源的公開性。另外通過各節點的有效設計，跟進招標項目的具體階段，通過標準化工具，減少由于業務人員技術水平的差異導致的招標文件質量不佳的問題，實現一體化、規范化、合規化的管理，達到全流程的可查可控和信息的共享，降低招標流程中存在的風險，降低招標采購管理團隊的工作量。另外以此平臺為載體，接入公司的辦公系統，通過索引數據生成各類進度圖表，可為監督管理人員提供監管的方向，為企業經營管理人員掌握大額資本的流向和提出成本控制解決方案提供一定的支持。

對于非生產型企業搭建該平臺不光可以實現上述功能，達到支持公司經營發展的目的，更能通過計算生成科學的計算結果，實現分類和分區，梳理非生產型企業招標采購項目需求規律，在繁雜的品類中找到公司采購管理的優化途徑，大大的降低團隊的工作量，實現“無紙化”辦公，提升合規化管理的專業度。

2.4 完善招標監督管理體系

通過梳理流程，建立團隊，搭建信息化招標采購管理平臺，可以使招標流程逐漸合規和高效，但招標采購的管理不僅限于此。要想實現閉環管理，提升企業招標采購管理的專業性，應當完善招標監督管理體系。招標投標是市場經濟資源配置的主要方式之一，作為公共、集體、局部利益及個人權益的密集交匯地帶，招標投標交易過程牽扯方面多、涉及金額大，易成為滋生各類腐敗的溫床[4]。對招標過程中可能存在的合規風險，可充分運用黨紀黨規、招標法規等規定，聯合紀檢監察、審計力量，以多種形式對企業采購需求部門、采購管理部門、采購實施部門的領導和人員進行全方位監督，嚴肅執紀問責，根治腐敗行為。在制度上建立起招標采購的專項監督機制，組織專項監督小組，聯合公司紀檢監察部門組織開展專項審計，以年度或半年度為節點開展內部問題查擺，降低廉潔風險。對于非生產型的企業由于采購項目的品類繁雜，建議組織各部門形成內部監督管理專家庫，通過抽取與選取相結合的方式組成招標管理專項小組進行調研和監督。通過完備的招標監督管理體系，形成招標采購的閉環管理，為公司的經營發展保駕護航。

3.結語

本文從從非生產型企業招標采購管理的問題解析出發，找出非生產型企業在招標采購管理中存在的問題，繼而對企業提升招標采購管理水平的策略進行分析。通過完善招標采購管理流程，加強非生產型招標采購管理團隊建設，搭建信息化招標項目管理平臺，完善招標監督管理體系，促進招標采購管理水平提升。通過本文所進行的非生產型企業招標采購管理優化策略研究，可以為企業提高招標采購的管理效率、加強企業招標采購管理質量、保障招標采購的合規性，為企業經營發展提供戰略保障。