新形勢下的省級醫院檔案管理制度完善建議

倫 紅

（山東省胸科醫院，山東 濟南 250013）

檔案是醫院發展過程中各方面工作開展的憑證，能反映出醫院的經營管理情況，關系到群眾生命健康，會對醫學科學發展產生直接影響[1]。出于對醫院的各種文件與資料進行妥善保管，增強檔案管理工作規范化與程序化的目的，省級醫院將檔案管理提升到制度層面。本文中側重對新形勢下的省級醫院檔案管理制度完善建議展開探討。

一、醫院檔案管理的內涵

醫院在長期建設與發展過程中，會生成許多數據資料、醫療文書檔案，這些都是檔案管理的主要內容。高效率、高質量的檔案管理有助于醫院社會效益與經濟效益的提升，所以，醫院要采用合理的手段對各種資料實施專業化管理。醫院檔案管理工作涉及面廣，除了各種影像資料、工作記錄以外，還包括各種有載體文件、實物檔案、電子病案等，這些都是醫院各項工作開展的見證，能揭示出醫院的經濟運行規律，能為醫院科學建設、行政管理等提供參考，也是處理醫療糾紛的有力證據[2]。

醫院檔案管理部門屬于醫院的重要部門之一，在推進醫院的發展中發揮著至關重要的作用。醫院檔案管理的重要性在兩個方面得到了體現：一方面，能客觀全面地反映出醫院的發展情況。在深化改革過程中，醫院管理者能從檔案中整理出有價值的數據信息，為制定合理的戰略發展目標、調整改革思路起到參考作用，為醫院的可持續發展做好準備。與此同時，這些檔案資料全面、詳實地記錄了醫院各項工作的開展情況，其中包括醫療設備、患者情況、財務管理、技術創新等方面的內容，能為科技創新、學科發展、績效水平的提升起到借鑒作用。另一方面，醫院的正常運營、各項工作的有序開展都離不開檔案管理工作的有力支撐，尤其是在績效考核、人才培養、人事安排等方面，檔案管理工作都將產生積極影響，不僅能維護醫院的真實面貌，還能促進醫院管理水平、醫療水平、科研水平的提高。

二、新形勢下的省級醫院檔案管理制度存在的主要問題

醫院檔案管理工作的有序開展、檔案管理水平的提升、檔案資料價值的發揮，均離不開完善的檔案管理制度的有力支撐[3]。但是，現行的檔案管理制度在精細化、現代化、標準化層面依然有待完善。具體如下：

（一）檔案管理制度的規范性不足

目前，醫院普遍都意識到檔案管理的重要性。但是依然存在一些突出問題，例如管理機構不完善，檔案管理標準不完善、不嚴格，各個部門的管理者在進行檔案管理時沒有制定出統一的標準與規范，勢必會引發文件資料收集不齊、裝訂質量不過關等問題，資料歸檔率、完整率較低，很難實現資源共享。

從現階段各大醫院的檔案管理工作開展情況看，與人事管理、會計、科研等方面有關的檔案由綜合檔案室負責；較為復雜的醫療病歷檔案則由病案室負責管理；電子網絡信息資料則由信息科負責；其他業務部門也會根據自身情況對各種臨床檢查資料、病理切片資料及影像檢查文件進行管理。在這種情況下，檔案管理主體較多但管理質量卻不高，有些醫院甚至會安排行政科室人員進行管理，最為缺乏的就是專門獨立的檔案管理部門。

（二）檔案管理制度的精細化理念體現不足

檔案管理的目的就是要為醫院各項工作的開展提供服務，很難產生立竿見影的經濟效益與社會效益，再加上醫院屬于特殊的公共場所，每時每刻都會生成新的檔案資料，如果不能創建合理、高效的管理模式，在日常管理過程中就會出現秩序混亂、雜亂無章的現象。當前，醫院管理者對檔案管理的價值理解得不到位，未能為其提供足夠的支持，而普通檔案管理人員的責任心較差，工作熱情與主動性都不高，在檔案立卷、歸檔等各項工作開展過程中都出現了一定的紕漏，嚴重制約了醫院管理水平的提升。與此同時，各個部門之間經常會發生借用檔案不能及時歸還的現象，使用者不能妥善保管這些檔案資料，出現了丟失、損壞現象。種種跡象表明，醫院應該適時創建嚴格的檔案管理與使用制度，避免寶貴的檔案資料遭到破壞。

（三）檔案管理制度的信息化規定不夠細化

如今，信息化建設引起了醫院管理者的足夠重視，有些醫院在這方面已經取得了顯著成效，從信息化管理受益。但部分管理者對信息化建設產生了較為模糊的理解，片面地認為信息化建設只是局限于醫療與人力資源兩個方面，沒有將其滲透到檔案管理方面，檔案管理效率低、質量差，發展速度慢。檔案信息化建設的最終目的，就是要最大化提升檔案資源的利用價值，在整個社會中實現資源共享。要想達成這一目標，需要充分意識到檔案資源管理的重要性，為其投入足夠的人力、物力、財力支持，但在具體實踐中，由于檔案管理制度不完善，缺乏館際交流，宏觀規劃不夠合理，檔案鑒定工作成為表面文章，在這些因素的共同制約下，檔案管理效率與質量遲遲未能得到有效提升。一方面，館藏檔案數量急劇增加；另一方面，許多失去價值的檔案占據空間，二者之間的矛盾越來越尖銳，對檔案信息化建設產生了不良影響。

三、新形勢下的省級醫院檔案管理制度完善建議

在分析省級醫院檔案管理制度存在的突出問題的基礎上，提出了新形勢下的省級醫院檔案管理制度的完善建議。具體如下：

（一）建立規范化的檔案管理體系

醫院在制訂中長期發展規劃時，要將檔案管理、購置設備等納入其中，根據醫院規模擴張情況不斷增加檔案管理投入力度。同時，也要組織全體員工學習檔案法，增強所有人的檔案管理意識，使檔案管理體系建設能與醫院業務建設保持同步，促進檔案管理的規范化、有序化發展。在創建檔案管理體系時，各級醫院要以《檔案法》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》為依據，結合具體情況制定出一套合理有效、可行性較強的檔案管理制度，優化檔案管理流程，將檔案收集、歸檔、借用、銷毀、保管、存儲等方面的內容納入其中，確保每一個管理環節都能有據可依、有章可循，爭取在最短時間內完成檔案管理目標。如制定出規范化、細致化的檔案借閱制度，面對產生檔案借閱需求的外部機構，管理人員一定要向其索要單位證明，還要適時將情況反映給上級領導，得到領導批復之后才能辦理借閱手續；面對內部借閱者，一定要闡明借閱檔案資料的理由并辦理借閱手續；如果需要查閱其他部門的檔案，一定要得到辦公室主任的批準；對于一些機密文件、行政會議記錄類的檔案資料，只有得到了院長批復之后方可借閱；已經移交市檔案局保存的檔案，不僅要在本院辦公室辦理借閱手續，還要持本院開具的介紹信并在相關人的監督下查閱檔案資料。通常情況下，不得將檔案帶離檔案室，如果情況特殊，需要在三日內及時歸還且不得出現污損、轉借他人、遺失等現象。

（二）細化檔案管理制度中的檔案信息化規定

每一份檔案文件都能還原各項工作的開展情況，是臨床實踐的經驗總結，記錄了醫護人員的思維與行動過程，在醫學教學、科研工作等方面都能起到重要作用。所以，每一位檔案管理者都要意識到自己從事著一份神圣的工作，嚴格遵守檔案管理制度，促進醫學事業的發展。許多醫院并沒有設立專門的檔案管理部門，檔案管理工作分散而雜亂，管理人員處于被動狀態，再加上管理制度不夠嚴格、細致，經常會發生各種問題。為此，醫院要細化檔案管理制度，對信息化管理做出明確規定。一要增進館際間的交流與合作，向發達國家醫療機構學習，立足于醫院的具體情況創建高效的檔案管理制度。二要制定出電子檔案管理制度，其中包括檔案收集、歸檔、使用、保管、查閱等方面的內容，并要將這些內容納入醫院考核之中，對電子檔案進行動態管理，增強檔案管理工作的有效性、規范性。

（三）完善精細化的醫院檔案管理制度

醫院檔案管理制度是開展檔案管理的重要前提，是提升檔案管理質量的重要保障，要想使檔案管理人員的水平與能力得到有效提升，先要創建完善的檔案管理制度，在相關法律條款的約束下，根據醫院檔案工作的具體情況明確管理方法，使之向著規范化的方向發展。在這一過程中，要將精細化管理理念運用于檔案管理制度建設之中，根據檔案管理過程中切實存在的問題對管理制度進行調整，廢除不合時宜的內容，對不合理的部分進行調整，使醫院檔案管理制度能更好地迎合時代發展潮流，有效提升管理質量。在新的發展形勢下，醫院檔案管理工作還要充分發揮電子科技發展的優勢，制定合理的檔案管理標準，拓寬管理范圍，深化管理層次，創建全面、系統、完善的檔案管理模式，爭取最大化發揮檔案資料的價值，使之更好地服務于醫院發展、醫學建設。

醫院要將檔案管理體制建設擺放在突出位置，扎實開展此項工作，采用精細化管理的方式，逐漸摸索出一套行之有效的管理模式。同時，要將檔案管理責任細化到個人，為所有管理人員理清職責范圍，增強其使命感與責任感，使他們能嚴格遵守檔案管理制度，甘當人梯，為醫院發展貢獻力量。

（四）加強相關配套工作的開展，促進檔案管理制度的有效落實

在建立起完善的省級醫院檔案管理制度的基礎上，應主要做好下列配套工作。首先，強化檔案管理的可行機制，既要側重人員層面的檔案工作隊伍建設，明確檔案管理工作人員的職責，切實做到崗位明確、職責明確、責任到人。二是對省級醫院內的檔案管理部門中的各員工的崗位及其崗位職責予以明確，建立起清晰化、明確化的崗位體系。同時，要定期針對各個崗位員工的績效情況予以考核，確定各崗位工作人員的實際工作績效，以便及時采取有效的解決策略。三是加強針對省級醫院檔案管理從業者的培訓和教育。對省級醫院而言，檔案工作人員是否有較高的素質，對檔案制度的落實以及檔案管理制度作用的發揮具有重要的影響。一般而言，當醫院具備具有高素質、責任心強的工作人員時，其能夠在實際工作中嚴格要求自己，牢記從業道德，不會受利益的誘惑，自覺地落實檔案管理工作制度?？傊诩訌娛〖夅t院檔案管理制度建設的同時，還應高度重視起配套工作的有效落實。

四、結語

檔案為醫院建設與發展提供了重要的信息資源，伴隨著社會的發展與進步，檔案資料的重要性逐漸引起了人們的重視，檔案管理在醫院管理體系中的分量越來越重，不僅能促進醫院科研、醫療、教學水平的提升，還能加快改革進程。為此，醫院要以合理的手段與方法對檔案資料進行管理，挖掘出其使用價值，從完善制度、創新方法、提高管理人員素質等方面入手尋求有效對策，以高水平的檔案管理促進自身發展。