新時代如何做好企業辦公室工作

趙艷紅

（山西汾河灌溉管理有限公司，山西 太原 030900）

作為黨務及行政工作的核心部門，辦公室具有協調內外重大事項、發布企業重大決策、運行督察督辦系統、為領導出謀劃策等一系列的作用，是一個企業的標桿和窗口，其崗位關鍵、地位敏感、作用特殊。中共中央辦公廳在黨的十九大后也對企業辦公室工作提出了更高、更嚴、更新的要求，這樣就需要辦公室人員結合實際來轉變觀念、解放思想，在行動上力求立竿見影，在思想上給予高度重視，以此來有效提高新時代辦公室工作效率。

一、新時代做好辦公室工作的意義

通常情況下，在企業生產經營過程中，辦公室發揮著至關重要的作用，是企業發展的“中樞”“前哨”和“后院”，任重大，意義深遠，這些均要求辦公室日常工作做到高標準、嚴要求，嚴禁出現任何失誤和差錯。實際上，辦公室工作水平的高低將會對企業的發展產生決定性影響，一旦辦公室管理工作存在問題，不僅會降低企業的市場競爭力，而且還會阻礙企業的健康、可持續發展。在企業生產經營階段，辦公室肩負著企業日常服務和管理工作，并對連接外部和協調內部起到關鍵性的作用。作為企業生產經營的控制機構和主要支柱，辦公室既要強化與員工和各部門間的有效銜接，而且還會充分發揮決策和協調優勢，進而為企業的快速發展奠定良好基礎。[1]

二、新時代辦公室工作常見問題

（一）管理制度有待完善

基于新時代背景下，在企業發展過程中，部分企業出現了管理制度有待完善的情況，從而導致其與企業發展要求存在偏差，進而阻礙了企業的發展。同時，部分企業為了激發員工的工作熱情和積極性，而制定了一套系統、完善的員工評價和獎勵機制，然而在具體實施階段，大多數企業并未明確辦公室員工的相關制度，從而導致相應的管理制度無法得到有效落實，且無法滿足企業發展需求。通常情況下，辦公室員工主要是按照上級領導安排來開展相關工作，致使辦公室工作人員缺乏對日常工作的重視程度，導致辦公室員工日常工作積極性大打折扣，不利于辦公室工作的開展。此外，在企業生產經營過程中，部分管理制度與企業實際發展需求存在偏差，從而導致相應管理制度的價值和作用無法得到充分發揮，也會在一定程度上阻礙辦公室工作的開展，不利于企業的發展。

（二）辦公室培訓系統有待完善

基于市場經濟體系下，為了推動企業的發展壯大，企業管理者需要注重對技術型員工的培訓，以此來使他們更好地勝任日常生產經營活動。然而，對于辦公室工作人員而言，缺乏一定的培訓和教育機會，從而導致其自身綜合能力和素質水平偏低，不利于企業的快速發展。例如，在企業發展過程中，如果未對辦公室工作人員開展培訓和教育時，將會導致工作人員對新理念、新技術缺乏了解和掌握，進而無法更好的從事日常工作，影響企業的發展進程。同時，如果辦公室工作人員缺乏對相關管理知識的掌握，也會導致日常工作無法有效開展，甚至有可能導致企業決策出現偏差，進而對企業的發展產生不利影響。

三、新時代做好企業辦公室工作的對策

（一）創新辦公室工作理念

在企業發展過程中，為了確保辦公室工作的有效開展，則需要工作人員從思想上給予重新認識，并對現有辦公室工作理念進行創新，對先進的工作模式進行學習，以此來提高工作人員的自身能力水平。同時，作為辦公室工作人員，在日常工作中還需要多思考、多學習、多總結，以飽滿的心態來開展日常工作，并努力為企業發展貢獻自己的力量，這樣不僅可以提高企業對員工的重視，而且還可以提高辦公室工作效率。從企業自身發展角度出發，強化三個服務理念的有效落實，并為員工營造良好的發展空間，使員工愿意把企業看作是第二個家，愿意在日常工作中投入更多的時間和精力。此外，企業要加強與基層員工的交流和溝通，以便對員工所面臨的難題給予了解和掌握，隨后采取有效措施給予解決，從而提高辦公室員工的歸屬感，有效提高辦公室工作效率。

（二）明確辦公室工作人員職責

通常情況下，企業辦公室工作任務量比較重，且相對比較繁雜，在一定程度上增加了員工的心理負擔與壓力，此時如果企業管理者未明確辦公室工作人員的基本職責，將會出現相互推諉的現象，不僅會在員工間出現爾虞我詐的情況，導致其缺乏團隊合作意識和集體觀念，降低工作效率，而且還會降低企業形象，阻礙企業的快速發展。[2]因此，為了使上述問題得到有效解決，則需要企業結合實際情況來明確辦公室工作人員職責，使他們愿意將更多的時間、精力投入到日常工作之中，進而為企業的發展提供自己的一份力量。實際上，為了有效激發辦公室工作人員的工作熱情和積極性，可以定期對員工任務進行重新分配，并完善激勵措施，對優秀的員工給予必要的物質和精神獎勵，從而使他們員工從事辦公室工作。在明確辦公室工作人員職責時，企業管理者要盡可能地做到公平、公正、客觀，以此來更好的激發員工的工作潛能，確保辦公室工作的有效性。

（三）強化執行力度，確保辦公室高效工作

基于新時代背景下，辦文、辦事、辦會隸屬于辦公室的主要職責，這就要求工作人員要具備敬業精神，并在各項工作開展階段充分發揮工匠精神，以此來提高辦公室工作效率。為了確保辦公室工作的高效開展，一般需要強化執行力度，具體做好以下幾個方面的工作：（1）要有目標。作為辦公室工作人員，要經常與優秀職工進行對比，從中查找自己的不足，并借鑒他人的優點，然后轉化為自身的實力，只有這樣才可以做到有所作為，并逐漸成為行業的佼佼者，在確保目標順利達成的同時，提高辦公室工作效率；（2）要有時間觀念。通常情況下，辦公室工作對時間觀念提出了比較高的要求，而且大多數企業對任務分配、例會、做報告等給予了時間限制，如果在日常工作中存在拖拉問題，將會對企業的生產經營活動產生不利影響，甚至造成無法彌補的經濟損失。為了避免上述問題的出現，則需要辦公室工作人員具備時間觀念，這樣既可以確保工作按時、按質、按量完成，而且還可以有效提高辦公室工作效率；（3）要有責任意識。對于辦公室工作人員而言，即使是工作中的小事，也需要盡量投入全部精力，提高自身的使命感和責任感，同時在日常工作中要嚴格按照規章制度辦事，并抓好工作中的細節，以此來確保辦公室工作的有效性；（4）要有榮譽感。企業要明確辦公室工作人員的崗位職責，并督促員工各司其職，避免由于個人員工出錯而影響辦公室整體工作進度。同時，企業還需要細化和完善辦公室管理制度，領導要以身作則，員工要嚴格要求自己，這樣既可以實現對辦公室形象的有效維護，而且還可以確保辦公室工作的順利開展。[3]

（四）樹立良好企業形象

在企業生產經營過程中，辦公室屬于綜合性部門，而且辦公室工作人員將會直接代表企業的整體形象，此時就需要辦公室工作人員在日常工作過程中，要注意自身的良好形象和言談舉止，以免給消費者留下不好的印象，導致企業形象受損。在實際工作過程中，由于各方面因素影響，不可避免會出現加班的情況，此時就需要工作人員努力調整好自身的心態，全身心地投入到日常工作之中，力爭在最短的時間內，高效、高質量地完成辦公室工作，在提高消費者滿意度的同時，為企業樹立良好形象。同時，作為辦公室工作人員，還需要在日常工作中保持樂觀、謙虛、嚴謹的工作態度，并能夠細心、耐心地開展工作，以此來確保在日常工作中不會由于自身原因而影響辦公室工作，從而有效提高辦公室工作效率。在辦公室日常工作中，作為工作人員要嚴格要求自己，并加強與員工間的交流和溝通，營造良好的工作氛圍，這樣既能夠有效提高日常工作效率，而且還可以為企業樹立良好形象。例如，作為辦公室管理人員而言，為了確保辦公室工作的及時性、準確性和有效性，要加強與其他工作人員進行交流和溝通，這樣不僅可以激發員工的工作熱情和主觀能動性，而且還可以確保辦公室工作的有效性，在樹立良好企業形象的同時，推動企業的健康、可持續發展。

（五）規范辦公室日常工作

新時代背景下，為了確保企業辦公室工作有條不紊地開展，則需要結合企業特點來合理規劃辦公室日常工作，以此來達到預期的工作效率，具體做好以下幾個方面的工作：（1）企業要結合自身特點和發展現狀來制定一套切實可行的辦公室工作流程，并要求員工嚴格按照流程開展工作，以此來有效提高辦公室工作效率；（2）結合辦公室工作特點來合理規劃工作進度，這樣不僅可以避免人力、物力和財力資源的浪費，而且還可以提高辦公室工作的有效性；（3）企業要對現有的工作方式、工作內容進行改革和創新，并注重對先進技術的應用，這樣既可以確保辦公室工作的有序開展，而且還可以提高辦公室工作效率，為企業的健康、可持續發展奠定良好基礎。[4]

（六）提高辦公室員工隊伍水平

在辦公室工作過程中，員工發揮著不可替代的角色，此時可以通過以下幾個方面來提高辦公室員工隊伍水平：（1）嚴格人員的選聘。作為企業管理部門要結合辦公室實際情況，來選聘一批專業知識水平高，經驗豐富的員工，并細化和完善考核細則，考核結果符合要求后才允許聘用。同時，還需要結合員工的年齡層次、專業能力來對其崗位進行合理分配，以確保日后工作的有效進行；（2）強化辦公室員工培訓力度。作為企業可以定期邀請業界知名人士來為員工開展教育和培訓工作，從而使員工的工作技能和經驗得到日常。同時，企業還可以定期委派員工到其他企業參觀學習，并將所學知識應用到日常工作之中。企業還可以開展崗位技能大賽，并引導和鼓勵員工參與其中，這樣不僅可以提高員工的成就感，而且還可以培養員工的團隊合作意識，以便他們可以為企業辦公室工作的開展貢獻自己的力量；（3）完善激勵考核機制。要想有效提高員工的工作熱情和積極性，企業需要結合實際來完成考核機制，對考核結果優秀的員工給予物質和精神獎勵，并將其考核結果與薪酬、晉升掛鉤，以此來激發員工的工作熱情，使他們愿意在工作中投入更多的時間和精力。

四、結束語

綜上所述，新時代背景下，辦公室不僅是對外宣傳的窗口，而且也是協調企業內部各科室的橋梁，因此做好辦公室工作尤為重要。企業可以通過創新辦公室工作理念、明確辦公室工作人員職責、強化執行力度、樹立良好企業形象、規范辦公室日常工作、提高辦公室員工隊伍水平等方式來確保辦公室工作的順利進行，并提高企業的核心競爭力。