人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

孫蒲偉

（山西交通控股集團有限公司臨汾南高速公路分公司，山西 臨汾 041000）

引言：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起與發(fā)展帶來了一場新的“革命”，人事檔案管理工作也需要與時俱進，與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，以順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，避免被淘汰。現(xiàn)如今人事檔案管理工作呈現(xiàn)出來的是數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面，信息化建設(shè)工作有很大的提升空間。人事檔案由人力資源管理活動組成，是人力資源運作的核心。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，網(wǎng)絡(luò)信息化為各個領(lǐng)域提供了先進的技術(shù)支持，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也對人事檔案管理產(chǎn)生了積極的影響。而實現(xiàn)數(shù)字化管理能夠提高檔案管理效率、安全性，還能延長檔案使用時間?；诖耍恼潞喴U述檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)策略，包括建立數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化管理機制、及時有效更新人事檔案數(shù)據(jù)庫、加強人才隊伍建設(shè)?；谝陨显?，相關(guān)檔案管理人員必須不斷提高工作能力，積極學(xué)習(xí)各種先進的檔案管理方法，才能大大提高檔案管理的效率和效果。

一、分析人事檔案管理的現(xiàn)狀

在任何的機構(gòu)之中，人事管理都是十分重要的，作為人事管理體系中的重要內(nèi)容，人事檔案管理的工作將會影響到人事工作的有效性，并且人事檔案管理工作會直接地影響到企業(yè)的整體發(fā)展，對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策和戰(zhàn)略制定等方面存在重要的作用。所以在實際進行工作的過程中，對人才的利用與分配往往需要借助人事檔案，所以，加強人事檔案的管理，可以讓人員得到最優(yōu)化配置，從而提升服務(wù)水平。此外工作繁瑣、復(fù)雜，很多都建立在人事檔案基礎(chǔ)上，只有這樣才能調(diào)動人才主動性與積極性。因此，加強人事檔案管理十分重要，這可以為各項工作的有序、有效開展提供支撐。然而，就目前情況來看，人事檔案管理工作普遍不理想：一是人事檔案管理方法落后?，F(xiàn)如今，很多企業(yè)仍然在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法。二是人事檔案內(nèi)容單一化?，F(xiàn)如今，部分企業(yè)人事檔案的內(nèi)容局限于工作人員的基本情況，包括年齡、性別、姓名、學(xué)歷、聯(lián)系方式等，而很少記錄他們正常履歷信息，這樣也是為人才的引進和流動帶來了一定的不變。三是檔案管理人員綜合素質(zhì)比較低，多數(shù)企業(yè)負責(zé)檔案管理工作的人員普遍都是中老年職工，雖然是存在過硬的政治素質(zhì)，但是思想較為保守和傳統(tǒng)，難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展需要，對互聯(lián)網(wǎng)工作方式的接受程度比較低，在一定程度上導(dǎo)致檔案管理工作開展受到影響。

二、分析人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

（一）依靠檔案數(shù)字化平臺為管理工作順利開展提供出相應(yīng)的支持

促進人事檔案數(shù)字化的發(fā)展，廣泛的開展數(shù)據(jù)收集分析，多渠道的進行信息收集，助力于人事管理制度化。一是通過人事檔案管理系統(tǒng)和采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動收集員工的薪酬和績效以及勞動關(guān)系等方面的信息。二是在現(xiàn)代人事管理的趨勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。例如員工的紙質(zhì)文件基本信息和政治觀點，可以進行數(shù)字掃描和存檔。一方面收集員工在數(shù)字化管理系統(tǒng)中直接輸入其他信息。對于外部環(huán)境數(shù)據(jù)，也收集人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的所有數(shù)據(jù)接口。比如社會行為以及個人信用等等，這些數(shù)據(jù)可以為人力資源的量化和科學(xué)管理提供出相應(yīng)的保障，與此同時能夠更加全面和立體地反映出員工的工作能力和心理狀態(tài)等。

（二）通過數(shù)字化的方式建立起可量化的績效考核機制

在實際工作開展的過程中，員工將會形成大量的個人技能和支撐信息以及工資調(diào)整表等方面的內(nèi)容，使其能夠綜合量化結(jié)果，更加公平和公正以及客觀的進行判斷和分析，充分體現(xiàn)出該員工自身的綜合素質(zhì)水平。通過人事檔案數(shù)字化管理，還能夠采取不同的激勵措施來激勵不同類型的員工，了解他們職業(yè)發(fā)展的不同階段和個人需求。應(yīng)采用高度個性化的激勵措施，充分發(fā)揮人才激勵的作用，適當(dāng)考慮和激勵其工作對成就感的需求，使其能夠讓數(shù)據(jù)幫助員工做好工作，提高績效考核的有效性。

（三）結(jié)合數(shù)字化的工作優(yōu)勢實現(xiàn)人員和崗位準(zhǔn)確匹配

一是結(jié)合每一崗位的不同工作內(nèi)容和職責(zé)情況，嚴格根據(jù)各個崗位的勝任素質(zhì)模型，選擇滿足崗位要求的員工，例如實現(xiàn)工作能力和個性特質(zhì)和團隊意識等方面的準(zhǔn)確結(jié)合，充分發(fā)揮個人潛力。二是通過算法的應(yīng)用，匯聚優(yōu)秀員工的多樣化信息和個性特征，構(gòu)建優(yōu)秀的崗位人才模型。此外，在獲取應(yīng)聘者簡歷信息的基礎(chǔ)上，利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)發(fā)布適合人才的3D 信息，獲取應(yīng)聘者的生活狀況、學(xué)習(xí)能力等各種信息。為了能夠有效地避免由于信息不對稱影響面試官招聘工作，則可以采取高質(zhì)量的職位模型和應(yīng)聘者匹配程度，這樣才能更好地實現(xiàn)人力資源和職位精準(zhǔn)匹配。

（四）通過借助于數(shù)字化工作便利，打造出高質(zhì)量和專業(yè)化的團隊

對于檔案管理部門而言，可以對退休員工的信息進行分析，提供出具體的對策和建議，在日常管理任務(wù)中，及時發(fā)現(xiàn)影響退休的因素，并且通過借助于大數(shù)據(jù)保障人力資源管理進度，盡可能避免管理缺陷和人力資源問題造成的人才流失。確保高層次人才和團隊的穩(wěn)定，爭取更多的工作經(jīng)費，促進創(chuàng)新和技術(shù)進步。通過數(shù)字化分析和管理數(shù)據(jù)的結(jié)合，從中長期來看，符合市場經(jīng)濟發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的規(guī)律，以預(yù)測人力發(fā)展的未來趨勢。在現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，制定合理的人才引進計劃，用好人才，落實管理，使其可以培養(yǎng)更多的人才，建立起完善的獎懲制度，結(jié)合企業(yè)文化戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標(biāo)，不斷完善人力資源管理體系。

三、分析人事檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展措施

（一）選擇使用滿足標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理軟件

具有軟件開發(fā)條件的單位要結(jié)合實際情況出發(fā)，選擇購買軟件單位在作出決定之前，文件管理員必須深入軟件公司進行了解和測試。經(jīng)過多次比較后，為設(shè)備選擇合適的軟件。有條件的公司還可以根據(jù)本單位的需要，開發(fā)適合本單位的管理軟件。

（二）積極的創(chuàng)建電子人事檔案

現(xiàn)如今隨著數(shù)字化時代的來臨，企業(yè)對人事檔案管理提出了嚴格的要求，為了能夠滿足時代發(fā)展的要求，企業(yè)需要建立起完善的人事檔案管理工作。一是需要提高相關(guān)人事資源的核查以及分析，通過計算機技術(shù)將人事檔案中的信息傳送到計算機系統(tǒng)，可以減少打字錯誤，使人事檔案更加美觀。二是在記錄個人檔案信息的過程中，由于需要檢索指定信息并通過打印機打印信息，耗時較短。三是在傳統(tǒng)觀念中，文件管理的核心內(nèi)容是創(chuàng)建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲在計算機系統(tǒng)中，有效節(jié)省空間，使其能夠保證人事檔案的保密性。四是通過輸入企業(yè)相關(guān)的信息內(nèi)容，定期地更新人事檔案信息，通過和本地網(wǎng)絡(luò)相互連接，顯示出關(guān)鍵人員的工作情況，為有效的工作提供出相應(yīng)的保障。

（三）提高人事檔案管理數(shù)字化的人才隊伍建設(shè)

提高人才隊伍儲備，不僅能保證人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，還能保證人事檔案管理數(shù)字化運營基礎(chǔ)，在數(shù)字化人事檔案管理團隊建設(shè)時，不僅要加強人事檔案管理人員的培訓(xùn)，成為經(jīng)驗豐富、能力強、品德優(yōu)良的人才。同時要快速提高人事檔案數(shù)字化管理水平，需要不斷培養(yǎng)不熟悉人事檔案數(shù)字化的人員和人事檔案管理人員。此外，要加強考核監(jiān)督，提高相關(guān)人員的積極性和主動性。

（四）對數(shù)字化人事檔案管理載體進行合理的選擇

載體在人事管理的過程中具有十分重要的作用，并且也是人事檔案管理工作高效和順利開的基礎(chǔ)保障，所以要想讓文件管理更加高效，就要對數(shù)字文件管理運營商做出合理的決策，以確保管理效率。在構(gòu)建信息檔案數(shù)字化支撐的過程中，要保證數(shù)據(jù)信息的絕對安全和不被篡改，并充分考慮不同支撐的生命周期，只有這樣才能保證載體的運行速度和性能。

（五）嚴格落實人事檔案管理的保密要求

人事檔案對于內(nèi)容十分敏感，如果想要進行人事檔案數(shù)字化管理，需要選擇有政治意識和有原則的工作人員，也可以外包給其他公司或者是機構(gòu)，數(shù)字化工作外包時，系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安全監(jiān)控、運維、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)資質(zhì)的單位。涉密檔案數(shù)字化處理分類業(yè)務(wù)要選擇符合國家秘密載體印刷條件的單位。為有效加強數(shù)字文件的安全保密管理，數(shù)字文件的安全級別需要和相關(guān)的紙質(zhì)文件安全級別相同，并且數(shù)字文件的存儲和保護以及系統(tǒng)的使用、維護等工作必須要滿足安全和保密方面的要求。

總結(jié)：總之，人事檔案數(shù)字化在新時代發(fā)揮著非常重要的作用，可以使工作標(biāo)準(zhǔn)更加統(tǒng)一和高效。同時，還可以有效規(guī)范檔案管理流程，建立人事檔案全生命周期的閉環(huán)管理體系，提高檔案管理的規(guī)范性和效率。此外，數(shù)字化管理是各個行業(yè)未來發(fā)展趨勢，這樣的變革不僅能提升管理效率，還能減輕工作負擔(dān)，同時為人事檔案的準(zhǔn)確性、保密性與安全性帶來更強大的穩(wěn)定性。因此，需要針對數(shù)字化人事檔案管理進行完善，提升檔案管理水平，進一步提升服務(wù)水平。通過對人力檔案管理進行系統(tǒng)培訓(xùn)，在一定程度上提高了員工的工作能力和綜合素質(zhì)，人事檔案從管理審查到安全轉(zhuǎn)移的完美銜接，確保了人員檔案的完整性，并且數(shù)字信息檔案的真實性使得人事檔案在人事管理中發(fā)揮著重要作用。