淺談圖書館檔案管理工作的發展與創新

張迪

（河南省圖書館，河南 鄭州 450000）

一、引言

圖書館是知識信息的重要傳播及控制機構，其在文獻參考、閱讀服務等方面發揮了重要的作用，從宏觀層面來看，圖書館在推動社會發展進步中扮演了重要的角色。從微觀層面來看，檔案管理是圖書館自身運行管理的重要工作之一，該項工作的發展與創新，會影響到圖書館在社會中實際作用的發揮，因此，圖書館檔案管理工作的發展與創新應該引起必要的重視。

二、圖書館檔案管理的重要性

具體而言，圖書館檔案管理的重要性主要表現在以下幾個方面：第一，圖書館檔案管理具有較高的歷史價值。檔案是對圖書館發展歷程的記錄，在圖書館檔案中甚至會記錄所在城市的歷史發展，通過相關檔案可以為圖書館及所在城市的發展歷史進行系統的了解。第二，能夠為圖書館的建設管理提供有力的依據。構建系統完善的圖書館管理體系，是圖書館建設發展的重要目標之一，圖書館通過對自身檔案信息的分析和研究，能夠及時發現自身在前期管理中存在的不足，以此為當前的管理工作提供參考，進而幫助自身不斷完善其管理工作，促進圖書館的良性運作。第三，具有數據信息更新的作用。隨著圖書館的持續運作，圖書館檔案信息也會進行持續的更新，而此類信息可以為后續的歷史發展以及歷史研究提供有力的參考數據。

三、圖書館檔案管理工作中存在的不足

了解圖書館檔案管理工作中存在的不足，是推動圖書館檔案管理工作發展與創新重要基礎，具體而言，圖書館檔案管理中存在的不足之處主要體現在以下幾個方面：

（一）檔案管理方法的不足

從當前的情況來看，一些圖書館并沒有針對檔案管理工作引起足夠的重視，將主要精力放在了閱讀服務及文獻整理方面，因此圍繞檔案管理并沒有構建起相對完善的管理制度，致使本館的檔案管理工作缺乏一定的規范性。管理制度的設立，是管理工作實施的重要指引，然而在一些圖書館中，僅僅在宏觀管理制度中對檔案管理有所提及，而對該項工作的具體實施并沒有進行詳細的規定。受此影響，一些圖書館的檔案管理工作則由館內人員兼任，在該項工作的具體實施中表現出明顯的隨意性。比如，檔案信息填寫中的涂改現象，即使出現檔案信息丟失問題，也得不到及時反映，直到在特定時期進行檔案信息查閱時才會發現其中的問題，這意味著圖書館檔案管理的實際價值得不到突顯，針對此類問題，管理員還會出現相互推諉的現象。上述情況的出現，必然會對圖書館檔案管理工作造成明顯的負面影響。

（二）檔案管理人員問題

管理人員是圖書館檔案管理工作的開展主體，管理人員業務能力會直接影響到檔案管理工作的實施效果，然而從當前的情況來看，一些圖書館并不注重檔案管理團隊的建設。在一些圖書館中，檔案管理人員屬于兼任，此類人員往往不具備檔案管理方面的專業素質，而且在工作中無法做到盡職盡責。一些圖書館會安排專門的人員參與檔案管理，但是在人員的安排方面存在一定的隨意性，比如，在人員招聘中并不會對其檔案管理方面的專業能力進行評估，在人員招入后并沒有圍繞本館檔案管理工作的開展進行系統的培訓，往往在進行簡單的工作交代后則安排其上崗。在工作過程中，并不會對檔案管理人員進行相應的考核。由此可見，由于管理團隊的素質得不到保證，因此無法為圖書館檔案管理工作提供良好的保障。

（三）檔案管理模式問題

隨著信息技術的快速發展和應用，使得圖書館管理模式得到了極大的優化，在這一背景下，一些圖書館會關注信息技術在檔案管理中的應用，期望以此實現圖書館檔案管理工作的創新。然而由于信息技術在圖書館檔案管理中的應用程度較低，在該項工作的實施沒有可以借鑒的對象，因此圖書館檔案管理工作創新效果并不理想。比如，一些圖書館在檔案管理中對信息技術的應用主要體現在信息的錄入方面，導致信息技術的應用程度較低；又如，在信息技術的應用中并未建立完善的檔案數據庫系統，因此檔案管理工作創新效果并不明顯。

四、圖書館檔案管理工作的發展與創新策略

（一）優化檔案管理方法

為了更好地促進檔案管理工作的發展，圖書館要圍繞檔案管理工作的開展建立起相對完善的管理制度，以此為檔案管理工作的具體實施提供科學的指引。具體而言，圖書館需要進一步細化檔案管理制度，在這一制度中需要對本館檔案管理內容、管理流程予以明確，要求檔案管理人員嚴格按照制度指引實施每一環節的工作，從而有效防范檔案管理中的隨意性。在圖書館檔案管理制度中，需要進一步明確責任制的相關內容，以制度的形式明確檔案管理員的責任，以此引起管理員對該項工作的重視程度，一旦出現檔案管理工作漏洞，則需要嚴肅追究相關人員的責任。借助相對嚴格的管理制度，促使檔案管理人員主動約束和規范自身的行為，這對于圖書館檔案管理工作的完善有著非常積極的影響。針對圖書館檔案管理工作的實施，還需要建立內部監督制度，定期對本館檔案管理工作進行相應的監督，在監督中查找工作中的漏洞，并及時彌補。

（二）加強檔案管理隊伍建設

高素質檔案管理人員，能夠為圖書館檔案管理工作的發展與創新提供有力的支撐，為此，圖書館要進一步加強檔案管理隊伍的建設。在該項工作的具體實施中，首先要完善檔案管理人員的招聘工作，在常規化招聘流程的基礎上，圖書館需要進一步做好應聘者的試用考核，針對那些評估合格的人員進行正式錄用，而且，在整個考核中，要做到公平公正。在適用考核過程中還需要評估適用人員是否具備創新思維，是否能夠針對圖書館檔案管理工作的推進提出建設性意見。通過科學的招聘，幫助圖書館獲得真正的人才，進而更好地推動圖書館檔案管理工作的發展與創新。其次，在人員招募的基礎上，進一步完善檔案管理人員的培訓工作，這是提升其檔案管理能力的重要途徑。在該項工作中，圖書館要盡可能減少管理員培訓中的形式化，使管理員通過接受培訓盡快掌握工作技能。為此，在具體的管理員培訓中可以分兩個層面進行，在第一個層面的培訓工作中，則是重點進行部門相關知識的灌輸，使管理員全面而細致的了解本館檔案管理工作內容及要點。第二階段則是在上述知識教育的基礎上進行具體的工作技能培訓，該階段的重點工作則是幫助管理員掌握崗位工作開展所需的技能。在技能訓練中，要引導管理員對相關專業知識進行系統回顧，明確圖書館檔案管理工作所涉及的各項要素，然后圍繞本館檔案管理工作的開展進行實踐技能的訓練，在訓練過程中，可以進行現場模擬或案例展示的方式進行，使管理員了解本館檔案工作流程、工作要點、工作難點，通過系統的訓練，幫助管理員掌握更加全面的工作技能，進而更加高效地參與到崗位工作中，通過這種方式，為本館檔案工作的開展提供更多的人才。

（三）創新檔案管理模式

在新形勢下的圖書館檔案管理中，要通過對信息技術的充分利用，實現圖書館檔案管理模式的創新。在該項工作的具體實施中，首先要圍繞圖書館檔案管理內容構建起相應的信息化管理系統，這一信息應該具備檔案信息整理功能、智能化分析功能、檢索功能。在檔案信息化管理系統的建設中需要獲取專業技術公司的幫助，在構建過程中，館內檔案管理人員需要與技術人員進行全面溝通，使技術人員對本館檔案管理工作涉及的內容有一個系統的了解，然后針對性的開發相應的系統。為了方便檔案管理人員的日常操作，需要結合實際情況配備相應的管理軟件，值得注意的是，所裝設的軟件要具備兼容性，以此確保其操作效率。相對于傳統的檔案管理模式，借助信息化管理系統能夠極大地提升檔案信息的處理效率，降低檔案信息處理中的錯誤率，促使圖書館檔案管理工作朝著智能化方向發展。

其次，加強檔案數據庫的建設。數據庫的主要作用是進行檔案信息的儲存，在檔案數據庫建設中可以進一步細化為檔案信息獲取功能和分類功能。在數據庫建設中，要求檔案管理人員及時上傳本館運行中所產生的各類檔案信息，保障數據庫檔案信息的完整性。為此，圖書館檔案管理人員需要根據本館情況在系統中規范化錄入相關信息，在日常工作中還要做好信息的動態管理。比如，在館內人事信息的建檔過程中，一旦館內出現人事變動，則需要對系統中的人事信息進行及時調整，在信息調整過程中需要保證信息的完善，如相關人員的工作經歷、崗位貢獻、自身特長等。在信息檔案信息分類中，要選擇特定的分類依據，在分類完成后需要建立索引，為后期檔案信息的調閱提供便利。為了有效防范檔案信息丟失，進而為系統數據提供良好的安全防護，在檔案數據庫建設中，還要做好重要數據信息的備份，以此應對數據信息丟失突發狀況的出現。一旦出現數據信息丟失情況，則可以采用特定的數據恢復技術對系統中原有的數據進行恢復，以此確保系統的穩定運行。

另外，為了確保整個檔案信息化管理系統的穩定運行，圖書館需要安排專門的人員定期開展系統維護，及時彌補系統中存在的漏洞，消除不良隱患。而且，如果系統在初步運作時比較脆弱，則可以引入防火墻，借助防火墻，能夠有效降低系統被入侵的幾率。在一些重要檔案信息的傳遞過程中，還可以使用秘鑰，進而對重要信息進行加密，降低本館檔案信息被泄漏的幾率。

五、總結

綜上所述，圖書館檔案管理工作的發展與創新有著非常深遠的影響，為此，圖書館要針對該項工作的開展引起足夠的重視，積極查找當前圖書館檔案管理中存在的不足，并從管理方法、管理人員、管理模式等層面進行改進和優化，以此更好地促進圖書館檔案管理工作的發展與創新。