關于知識管理背景下如何做好檔案管理創新的研究

宋愛梅

（山東省濟南第七中學，山東 濟南 250013）

引言：近年來，隨著我國經濟時代的發展，逐漸重視知識管理，其直接關系到各個領域的發展水平，相關企業的發展速度，通過知識管理可有效提高企業整體競爭力，推動企業的良好發展。當前，在我國檔案管理過程中，逐漸引進知識管理理念，在該背景下，不斷對檔案管理進行創新，從各個角度出發，完善檔案管理內容，并對管理方式進行合理優化，提高檔案管理質量，保證企業的發展效率。

一、知識管理的相關概述

知識管理涉及的內容相對較多，通常將其設定為價值標準的衡量，并且，在人們的生活以及工作中均能獲取各類知識，豐富人們的知識內容，提高人們的知識水平。在面臨相關問題時，能夠及時做出準確決策。一般情況下，企業通常將知識管理作為內部的發展目標，并加強對相關理論的應用，將企業內部整體資源進行全面整合。并對資料信息進行充分整理，將其進行有效儲存，在合理的方式下對資源進行全面管理，加強對信息資源的維護，有助于為企業發展提供較大的幫助。同時，知識管理通常在信息的基礎上，對管理進行創新，其包含知識信息以及相關活動。在知識管理中，通常是不斷積累的過程，并將積累的信息進行充分共享，并對其加以創新，從而有效提高知識資源的使用效率，并不斷將其應用到具體工作中，可充分增強企業整體工作效率，促使企業得到穩定發展，逐漸展現出知識管理的實際優勢，達到良好的管理效果，為企業快速發展打下堅實的基礎。

二、知識管理背景下檔案管理創新的實際意義

在知識管理背景下，檔案管理具有較大的優勢，兩者管理的目的較為接近，在實際管理中，均是對相關信息資料進行不斷地收集、整理、儲存等一系列工作。并通過對信息管理，可有效對其進行充分利用，提高檔案信息的利用效率[1]。同時，在檔案管理中，具有較強的社會職能，充分強調檔案管理的重要性，并強化對檔案資料的利用，積極對其進行開發，提高檔案管理的價值。并且，檔案信息是知識管理的主要內容。通常情況下，在知識管理背景下，檔案信息以電子文檔的形式進行保存，在檔案信息中包含企業各個項目的主要信息，并對相關活動進行詳細記錄，具有較強的真實性，其包含的內容也相對較多。在企業發展過程中，檔案信息可為其提供充足的支持，促使企業根據以往的信息開展有關項目活動。并通過對檔案信息的合理分析，以此在項目開展過程中對活動進行適當的改進，從而達到良好的項目開展成果。在檔案信息中記錄了企業的真實情況，包含企業的知識內容以及有關保護憑證。因此，充分展現出檔案管理的重要性，要求管理部門加強對檔案管理工作的關注，充分整合知識資源，并對企業項目的各個環節進行詳細記錄。并對其進行充分保存，加強知識資源管理，有效處理企業發展中出現的問題，有助于促進企業的良好發展。

三、知識管理背景下做好檔案管理創新的主要措施

（一）加強管理觀念創新

知識管理背景下，檔案管理需進行全面創新，促使檔案管理與現代化發展相符，為企業發展提供良好的支持。因此，在實際管理過程中，企業檔案管理部門應當積極引進全新的管理理念，轉變內部的管理思想，加大對檔案信息管理的重視力度。并在管理中充分運用知識管理相關理念，從該角度出發對檔案管理內容進行創新，逐漸強化檔案管理效率，并不斷推進相關工作開展。同時，在檔案管理過程中，應當充分做好管理基礎工作，積極收集員工檔案信息，對員工信息進行不斷完善。針對收集的信息進行全面整理，并采用信息化的管理方式，對檔案信息進行充分整合，并對其進行有效分類。針對不同檔案進行標記，便于工作人員對檔案信息進行查閱，可有效為企業發展提供良好的服務。在檔案管理過程中，還需充分接收相應的反饋建議，與員工進行溝通交流，了解員工對檔案管理的實際看法。通過相應的反饋信息，以此對檔案管理內容進行適當的改善，以此可達到良好的創新效果，提高企業檔案管理效率。

（二）強化管理思路創新

在檔案管理過程中，應當充分對知識管理進行分析，了解知識管理的主要優勢，以此將其引入到檔案管理工作中，有效提高檔案管理質量，保證員工信息管理的合理性。因此，在檔案管理過程中，要求管理人員需積極轉變管理思路，了解當前檔案管理的具體形勢，以此對檔案管理進行全面分析，加強對檔案管理的創新[2]。同時，在知識管理背景下，要求管理人員根據項目內容以及內部發展情況進行充分調查，明確具體的信息內容，由此形成相應的檔案。并且，管理人員明確檔案管理中的重點工作，對相關工作進行合理分析，逐漸完善管理工作內容，利用相關知識管理特點，對企業檔案管理工作進行積極改進，增強檔案管理服務性，對現有資源進行有效整理。從而對相關信息進行合理補充，優化檔案管理工作的各個環節，明確具體的管理流程。并且，隨著我國社會進步，逐漸對管理思路進行更新，可有效促使檔案管理工作滿足當前企業的發展需求，在短時間實現企業生產活動的目標。

（三）優化檔案管理方式

在檔案管理過程中，其管理方式也需進行全面更新，確保檔案管理符合我國規定的標準，滿足企業發展需求。因此，在實際管理過程中，應當充分利用知識共享理論，對檔案信息進行有效管理，在傳統的檔案管理過程中，其方式較為落后，嚴重阻礙企業的發展，降低檔案管理質量。由此，現階段在檔案管理過程中，可充分引進先進的信息技術，利用網絡平臺對檔案信息進行全面管理，運用自動化技術可有效對相關信息進行整體收集，并對其進行適當的處理。以此將信息傳輸到指定系統中，對其進行充分保管，有效保證檔案信息管理的準確性以及安全性，防止檔案信息出現丟失等情況，嚴重影響企業的發展，繼而在知識管理背景下，運用網絡技術管理檔案信息，提高整體的管理效率。并且，在網絡平臺中，管理人員可有效與項目人員進行交流，針對具體項目內容進行充分溝通，由此逐漸完善項目檔案內容，不斷豐富檔案信息，確保項目信息的共享效果，充分展現出檔案管理創新的優勢。

（四）完善檔案管理形式

在傳統檔案管理過程中，通常是對紙質檔案進行保管，在長時間下，紙質檔案通常會出現破損等現象，無法對檔案進行長期保管，嚴重影響檔案信息的真實性以及完整性。因此，在知識管理背景下，逐漸創新檔案管理形式，在實際管理過程中，采取不同的管理形式，以保證檔案信息的安全，防止其在保管中出現較大的問題，影響企業對相關信息的利用。并且，在檔案管理過程中，還應當運用知識理論，并邀請專業人員對檔案管理工作進行充分指導，利用相關信息技術，可對數據進行充分總結，并將有關信息進行歸納[3]。同時，運用虛擬技術對資源進行充分管理，以此將檔案信息進行充分關聯，并使知識資源得到全面的推廣，有助于解決企業發展中存在的問題。并通過對知識的儲備，可有效完善檔案管理形式，促使檔案信息得到良好的管理。在企業應用過程中，能夠為其提供充足的依據，便于企業對信息資源的利用，在對管理工作進行創新時，有助于推動管理工作的快速開展，充分展現出企業良好的發展趨勢，為企業創造更大地經濟效益。

（五）增強檔案管理形象

在檔案管理過程中，相關部門應當加強對管理工作的各個方面進行創新，在知識管理背景下，明確檔案管理的具體職責，明確具體的管理內容，提高對管理人員的要求，由此逐漸增強檔案管理形象。繼而在實際管理過程中，管理部門應當針對檔案管理內容制定詳細的管理機制，并對企業發展以及檔案管理趨勢進行深入探索，明確檔案管理部門的具體工作內容，對管理工作進行合理劃分，并安排相應的專業人員進行負責，提高檔案的管理效率，保證檔案管理質量，確保檔案信息的安全。同時，在檔案管理時，還應當積極引進專業人員，能夠熟練開展管理工作，針對管理中存在的問題進行及時改正，避免出現較多的失誤，影響檔案管理效率。并且，企業還應當對管理人員進行培訓，確保管理人員具備較強的創新意識。在新時期的發展下，能夠根據社會經濟以及企業發展的實際狀況，對管理工作進行適當的改進。由此可有效提高企業檔案管理部門的形象，充分促使大部分員工對管理部門的關注，并取得良好的管理成果。

（六）創新檔案管理內容

在企業經營發展過程中，還需針對檔案管理內容進行有效創新，優化檔案管理工作是企業發展的重點內容之一。企業需在知識管理背景下，對檔案管理工作的范圍進行逐漸拓展，并充分運用電子信息技術，將紙質版檔案文件轉化為電子文件，從而可有效對檔案信息進行長時間管理。并且，在檔案信息的收集過程中，還需逐漸拓展信息采集途徑，從各個方面出發，對相關信息進行全面收集，充分了解各個部門工作的實際狀況，繼而將檔案信息進行全面整理保存，提高檔案信息的實際價值，利用知識管理理論，加強知識系統與檔案管理的有效聯系，可為查閱檔案信息人員提供較大的便捷之處。同時，在檔案信息管理過程中，工作人員還可將相關信息內容刻制成錄像以及光盤等形式，不斷豐富檔案內容[4]。并對信息進行有效補充，有助于相關人員對檔案信息進行快速查閱，增強信息的查找效率，由此確保檔案管理部門提高整體的服務水平，為企業發展提供大量的信息數據，

結束語：總而言之，在知識管理背景下，檔案管理工作是企業發展過程中較為重要的工作之一，需積極對管理工作進行創新，將檔案管理與知識管理進行充分結合，在其基礎上進行不斷改善。同時，管理人員需根據企業運行狀況以及內部檔案管理工作實際情況，以此對檔案管理進行合理創新，積極轉變檔案管理觀念以及管理思路。并對內容進行逐漸完善，優化檔案管理工作，有效提高企業檔案管理質量，為企業發展提供較大的支持，在管理創新下，促使檔案管理水平得到進一步提升。