疾控中心檔案管理的缺陷與應(yīng)對(duì)方法探究

張兵

（內(nèi)江市東興區(qū)疾病預(yù)防控制中心，四川 內(nèi)江 641100）

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國家對(duì)疾控中心檔案信息化重視程度的不斷提高，促進(jìn)檔案信息化制度得到不斷完善，這在一定程度上減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了檔案管理工作人員的工作效率與質(zhì)量，隨著檔案管理工作人員的增加，檔案信息化管理逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理方式，讓其得到了和社會(huì)發(fā)展接軌的時(shí)機(jī)，這也是和國家發(fā)展想融合的積極表現(xiàn)。

一、疾控中心檔案管理存在哪些問題

（一）檔案信息化程度不夠

我國檔案管理工作的起步時(shí)間比較晚，檔案管理工作，主要是來自國外的檔案管理觀念，這也對(duì)我國檔案管理工作的發(fā)展起到了一定的限制作用。在檔案管理工作還沒有完全發(fā)展起來時(shí)，從事檔案管理的工作人員比較少，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和檔案管理的不斷發(fā)展，國家把工作中心放在了經(jīng)濟(jì)發(fā)展上，我國對(duì)檔案管理工作的重視程度也在不斷提高，人們逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理的工作的重要性，從事檔案管理相關(guān)的工作人員也逐漸增多[1]。但是，在疾控中心檔案信息化管理技術(shù)沒有受到國家重視之前，人們對(duì)于疾控中心實(shí)施信息管理化的重視程度遠(yuǎn)比現(xiàn)在低得多。政府對(duì)疾控中心信息化的支持力度、管理力度、監(jiān)督力度都比較低，在多種因素的影響下，致使疾控中心的管理工作效率和質(zhì)量一直沒有得到有效提升。

（二）分類不夠明確，針對(duì)性不強(qiáng)

在以往的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，由于相關(guān)部門對(duì)疾控中心檔案管理的重視程度不夠，致使相關(guān)產(chǎn)業(yè)、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、人才儲(chǔ)備等多個(gè)方面和國家的實(shí)際發(fā)展要求不符，致使我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展不夠全面，這也是我國檔案信息化建設(shè)不足經(jīng)驗(yàn)不足和經(jīng)濟(jì)發(fā)展不全面的所導(dǎo)致的。由于在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中對(duì)檔案信息化管理的工作不重視，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，與其有關(guān)的市場經(jīng)濟(jì)沒有完全打開，大部分檔案統(tǒng)計(jì)工作只能通過工作人員進(jìn)行整理、分析、歸類、統(tǒng)計(jì)和管理，每天需要工作人員整理的疾控檔案比較多，工作人員工作中失誤率的提高，檔案丟失、損壞和遺漏的情況時(shí)有發(fā)生，這直接導(dǎo)致整個(gè)疾控中心的工作效率低下，對(duì)檔案信息的主人帶來一定的安全隱患和隱私泄露，使檔案管理工作一直都跟不上我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步。

（三）信息化管理滯后

隨著近幾年社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)改變了人們的生活方式，給人們的生活帶來了很多便利[2]。并且信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域之內(nèi)都有應(yīng)用，對(duì)每個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都有著重要的促進(jìn)作用。信息化技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以改變傳統(tǒng)的工作方法，對(duì)以往的工作方法進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)工作效率和工作質(zhì)量的提高也有著重要的推動(dòng)作用，這也為行業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。雖然信息化技術(shù)已經(jīng)得到很好的發(fā)展，但是其在疾控中心檔案管理的工作中并沒有被廣泛地應(yīng)用，疾控中心運(yùn)用現(xiàn)代化方法管理檔案的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，對(duì)于疾控中心檔案管理現(xiàn)代化的措施和人才的培養(yǎng)不夠注重，對(duì)疾控中心檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提升起到了一定的限制作用。

（四）缺少專業(yè)的人才隊(duì)伍

人才隊(duì)伍對(duì)于行業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，但是，由于當(dāng)前我國部分疾控中心對(duì)檔案管理工作缺少必要的認(rèn)知，在疾控中心信息化檔案管理這一方面的資金投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致人才隊(duì)伍一直得不到很好的擴(kuò)建，信息化管理人才缺乏，與此同時(shí)，檔案管理人員由于沒有及時(shí)的學(xué)習(xí)新的管理方式，導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量一直得不到有效提高，由于部分地區(qū)的檔案管理人員身兼多職，對(duì)疾控中心檔案管理信息化的建設(shè)的工作經(jīng)歷不夠，致使檔案管理管理中心在對(duì)檔案進(jìn)行整理和分析時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。

二、疾控中心檔案管理解決缺陷的方法

疾控中心檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜和瑣碎的工作，其涉及的檔案的種類也是多種多樣的，這就要求檔案管理工作人員要有足夠的耐心和細(xì)心，但是還是避免不了工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，發(fā)生各種問題，為了確保檔案信息的安全性和有效性，就需要制定更加完善的檔案管理工作，這不僅可以減少檔案管理工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)出現(xiàn)的問題，也可以提高其工作效率和質(zhì)量，對(duì)疾控中心各個(gè)部門工作穩(wěn)定有效的開展有著重要的作用。通過我國相關(guān)工作人員的調(diào)查與分析發(fā)現(xiàn)，在不同的區(qū)域內(nèi)，疾控中心對(duì)于檔案管理的方法和制度都是不一樣的，各個(gè)地區(qū)的管理差異比較大[3]。部分地區(qū)為了保證檔案管理的有效性，減少因檔案管理不到位引發(fā)的多種問題，疾控中心會(huì)把單獨(dú)成立一個(gè)檔案管理部門對(duì)各個(gè)種類的檔案進(jìn)行管理，還有一些疾控中心把檔案管理直接分配疾控中心的各個(gè)部門，讓部門選擇工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，無論是哪一種管理方式，都限制了疾控中心檔案管理水平的提升，也在一定程度上增加了人員上的投入，這樣對(duì)工作的開展也有著不好的影響。歸根結(jié)底，出現(xiàn)這些問題的主要原因還是疾控中心的相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒有利用先進(jìn)管理辦法對(duì)檔案進(jìn)行管理的意識(shí)，以下是根據(jù)疾控中心檔案管理工作中出現(xiàn)的實(shí)際問題，給出合理化的控制措施，以此來保證在總體能夠?yàn)榧部刂行牡臋n案管理工作提高強(qiáng)有力的保證，對(duì)集體利益進(jìn)行維護(hù)。

（一）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

疾控中心檔案管理工作在實(shí)際執(zhí)行的過程中，為了保證工作質(zhì)量不斷提高，在工作的具體執(zhí)行過程中，要先對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，以此作為檔案管理工作能夠平穩(wěn)開展的前提保證[4]。在工作中，要注重對(duì)疾控中心檔案管理工作人員的培訓(xùn)，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，幫助檔案管理工作人員改變管理方法。疾控中心的決策人員，也應(yīng)該主動(dòng)增加對(duì)疾控中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，為疾控中心檔案管理增加一些必要的工作設(shè)備，以此來保證檔案管理的有效性，減少檔案管理工作人員在檔案管理過程中出現(xiàn)檔案丟失、損壞、整理錯(cuò)誤的情況，從而促進(jìn)工作人員工作質(zhì)量的提高，這對(duì)疾控中心各個(gè)部門工作的有效開展也有著重要的推動(dòng)作用。除此之外，疾控中心還需要不斷完善管理組織，對(duì)每個(gè)疾控中心工作人員的工作進(jìn)行合理有效的劃分，讓每個(gè)工作人員都可以明確自己的工作職責(zé)，做好相互配合的工作，這對(duì)疾控中心工作有序開展和檔案管理維護(hù)有著不可忽視的作用。

（二）不斷完善健全檔案管理體系

由于每個(gè)地區(qū)疾控中心檔案管理的情況都不一樣，在對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善時(shí)，要懂得和地區(qū)疾控中心的實(shí)際情況有效結(jié)合之后再開展工作，以保證疾控中心檔案管理工作的更加具有規(guī)范性、完善性。在健全檔案管理體系時(shí)，要根據(jù)疾控中心的發(fā)展的實(shí)際需求，為其提供更加科學(xué)有效和規(guī)范的管理體系。通常情況下，疾控中心檔案管理工作人員需要對(duì)整個(gè)疾控中心各個(gè)部門的檔案進(jìn)行管理，其工作內(nèi)容比較多，工作量比較大，在完善檔案管理體系時(shí)，要結(jié)合各個(gè)部門的實(shí)際檔案管理情況進(jìn)行仔細(xì)研究和分析之后再對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善。例如，對(duì)疾控中心檔案管理工作人員制定單獨(dú)的考核標(biāo)準(zhǔn)，增加崗位技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員崗位職業(yè)意識(shí)的提高，減少工作人員在工作中投機(jī)取巧的情況，可以制定合理的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，在這基礎(chǔ)上，在檔案管理體系的構(gòu)建和完善過程中，也要注意借鑒不同地區(qū)疾控中心檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，再根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行更新，要鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極的到其他地區(qū)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，以此來彌補(bǔ)自己工作中的不足，提高自身的職業(yè)綜合素養(yǎng)，為疾控中心檔案管理工作的長期發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

（三）提升檔案管理信息化水平

信息化技術(shù)在我們?nèi)粘Ｉ钪幸呀?jīng)隨處可見，疾控中心檔案管理信息化水平的提升，已經(jīng)成為疾控中心發(fā)展商務(wù)主要途徑之一。疾控中心要明確檔案管理信息化對(duì)檔案管理工作的重要性，為了能夠使檔案管理水平得到穩(wěn)步提升，就需要對(duì)檔案管理提供更多的資金援助，在根據(jù)檔案中心實(shí)際的工作情況，不斷完善疾控中心檔案管理的設(shè)備[5]。例如，在疾控中心檔案管理工作人員對(duì)各個(gè)科室的檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，很容易出現(xiàn)信息遺漏或者是紙質(zhì)資料損壞的情況，在對(duì)檔案信息整理儲(chǔ)存之后，如果想再次核對(duì)檔案信息，就需要花費(fèi)大量的時(shí)間去逐一查看，這些工作如果都可以運(yùn)用現(xiàn)代的信息技術(shù)來解決，不僅會(huì)降低檔案管理人員的失誤率，提高其工作效率，也給各個(gè)科室的工作帶來了方便，與此同時(shí)，疾控中心管理人員還需要結(jié)合工作人員的實(shí)際工作情況，對(duì)工作人員進(jìn)行信息技術(shù)使用技能培訓(xùn)，提高工作人員的技術(shù)管理水平，這對(duì)檔案管理信息化水平提高有著重要作用。

（四）注重專業(yè)人才的培養(yǎng)

在疾控中心檔案管理工作中，需要注重對(duì)管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提高，在對(duì)專業(yè)人才進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，可以借助現(xiàn)代化信息手段，讓其通過網(wǎng)絡(luò)多學(xué)習(xí)一些理論知識(shí)，并且在實(shí)際工作中進(jìn)行操作演練，這是疾控中心培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作人員主要手段之一，在對(duì)人才培養(yǎng)的過程中，也要針對(duì)不同的工作人員運(yùn)用不同的培訓(xùn)方式，讓每個(gè)工作人員都可以增加自身的管理才能，這為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。

結(jié)語：總之，疾控中心檔案管理對(duì)疾控中心各個(gè)科室工作的順利開展有著重要的作用，所以，疾控中心的相關(guān)管理人員一定要加大疾控中心的資金投入，不斷完善疾控中心的各項(xiàng)工作設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培養(yǎng)，以保證疾控中心工作效率和工作質(zhì)量的提高。