新形勢下國有林場檔案管理問題與對策建議

譚海燕 王成峰

（宜昌三峽大老嶺自然保護區(qū)管理局，湖北 宜昌 443000）

國有林場早期的記錄管理是較為粗糙的。林業(yè)屬于艱苦行業(yè)，大多數(shù)國有林場地處偏遠山區(qū)，這些地區(qū)交通、通訊條件差，與外界很難溝通，在建國初期的很長時間，國有林場的通信和交通不便，林業(yè)工人的生產(chǎn)生活條件艱苦，與此同時，國有林場的管理者對林業(yè)檔案的管理也沒有投入更多的注意力，甚至一些領域并沒有建立檔案管理。在新時期下，政府主管部門加大了用于森林檔案管理的資金投入，用于檔案管理基礎設施的規(guī)范化建設，檔案管理工作得到了極大的改善。隨著國有林場建設的發(fā)展，各類檔案種類和內(nèi)容越來越繁多，檔案工作的規(guī)范管理越來越重要。

一、新時期對國有林場檔案管理的新要求

受限于地理環(huán)境的影響，國有林場職工長期以來生活和工作在偏遠山區(qū)，交通、通信、信息資源的傳播受到一定程度的限制，一些林場早期甚至檔案管理室都沒有，造成早期林場歷史資料的嚴重缺失，這對林場的健康發(fā)展產(chǎn)生嚴重的影響。進入21世紀以來，隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案管理不再局限于紙質(zhì)資料的保存在新時期，國有林場逐漸意識到檔案管理的重要性，積極開展檔案室標準化建設，引入計算機信息管理，利用專業(yè)的檔案管理軟件，提高管理的質(zhì)量和效率，使檔案管理工作更加有序和標準化。在新時期，國有林場的檔案員必須學會在實踐中創(chuàng)新，并能找到符合林場檔案特點的管理方法來進行檔案管理，要小心、細致，要對不同類型的檔案進行詳細的安排和分類。檔案員要對檔案管理與實際的林場管理結(jié)合起來，完善林場檔案分類方法。

二、新時期國有林場檔案管理工作中存在的問題

林場檔案的管理工作涉及很多方面，包括工作人員的人事檔案管理，林場發(fā)展歷史資料管理，林業(yè)工作中各項工作的具體真實的記錄資料的管理等，是一項比較煩瑣的工作，因此在傳統(tǒng)的林場檔案管理工作中存在不少問題。

（一）基礎設施完不完善

在國有林場檔案管理工作中，基礎設施起到關鍵性的作用，但是在新時期的要求下，不少林場的基礎設施是不符合要求，需要林場工作人員根據(jù)林場的具體情況，對自身的基礎設施進行合理科學的評估。在調(diào)查和分析中我們發(fā)現(xiàn)不少林場的基礎設施普遍存在以下問題：第一，有些基層的國有林場檔案管理室的規(guī)模與林場的歷史發(fā)展不相符，不足以支撐整個林場發(fā)展的管理；第二，部分國有林場檔案管理室存在環(huán)境塑造不完善的問題，例如個別陰暗潮濕、不能達到通風透氣的要求，不利于紙質(zhì)檔案的保存與管理；第三，不少林場在檔案管理工作中普遍缺乏必要的辦公設備、火災報警設備以及消防設施，在火災發(fā)生的時候難以保證林場檔案的完整性。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員

山區(qū)工作條件比較艱苦，很多年輕一代的工作人員很少有愿意進山工作的，老一輩的工作人員由于調(diào)動和退休等緣故，造成不少林場檔案管理工作崗位出現(xiàn)空崗的現(xiàn)象，不利于促進林場檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。同時頻繁的調(diào)動導致檔案管理團隊的不穩(wěn)定，管理工作容易出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。

三、加強國有林場檔案管理的措施建議

隨著國有林場改革工作深入推進，林場以深入實施生態(tài)建設為主的林業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，明確功能定位，完善管理體制，創(chuàng)新經(jīng)營機制，由利用森林采伐獲取經(jīng)濟利益為主轉(zhuǎn)變?yōu)楸Ｗo森林提供生態(tài)服務為主，加強國有林場檔案管理，提供國有林場改革發(fā)展歷程的檔案資料，有助于建立起有利于保護和發(fā)展森林資源、有利于改善生態(tài)和民生、有利于增強林業(yè)發(fā)展活力的國有林場新體制。

（一）加強制度化建設，提高管理水平

在檔案管理工作中建立完善的管理制度，有利于規(guī)范化的開展管理工作，因此建立專業(yè)的組織機構是非常有必要的，包括建立健全各項管理規(guī)章制度、工作人員績效考核制度、檔案管理工作的年度計劃和目標等。對于管理人員自身管理水平不高的問題，上級主管部門應該采取集中培訓學習的活動，利用專業(yè)講座、學習、交流的機會提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，保障管理工作的質(zhì)量。

（二）加強領導,提升管理水平

第一,加強制度建設。國有林場的檔案工作要成立專門組織機構,建立健全各項規(guī)章制度,上級主管部門要把檔案工作列入考核的重要目標。第二,加強隊伍建設。為適應新時期檔案管理工作的需要,必須配備專業(yè)、專職的檔案管理人員。每個國有林場至少要培養(yǎng)1-2 名責任心強、文化素質(zhì)較高的年輕同志為專職檔案員,專職檔案員的工作要相對穩(wěn)定,沒有特殊情況不進行工作調(diào)動和調(diào)整,同時,還要配備1-2 名兼職檔案員,負責林業(yè)生產(chǎn)、賬務等專業(yè)技術檔案的整理。

（三）加大投入，加強基礎設施建設

1.建立專門的檔案室，配備相應的檔案櫥柜；建立檔案庫房，檔案員要有專門的辦公室。2.在檔案室安裝防光、防潮窗簾；在檔案庫房安裝滅火消防設施以及火災報警系統(tǒng)。3.檔案室?guī)旆颗鋫湎殴瘛⑾緳C、除濕機、空氣凈化器、吸塵器、裝訂機等設備；購置高配置電腦、專業(yè)掃描儀、復印機、打印機等辦公設備。

（四）適應新形勢，加強檔案信息化管理

隨著計算機網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展，林場將逐步實現(xiàn)無紙化辦公，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案管理將發(fā)生變革，檔案管理人員應更新觀念，掌握計算機網(wǎng)絡使用及管理知識，以適應新形勢下先進的檔案管理的需要。1.建立健全電子文件歸檔管理制度，應歸檔的電子文件應全部完整歸檔，具體包括符合規(guī)范的版式文件、簽發(fā)文及領導審閱簽署的重要意見等。具有永久和長期保存價值的電子文件，還應制成紙質(zhì)文件與電子文件的存儲載體一同歸檔保管。2.必須定期對備份的電子文件進行抽樣讀取檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，并根據(jù)軟硬件升級情況，適時對電子文件進行遷移作業(yè)。

（五）進一步規(guī)范檔案管理

檔案是歷史的記錄，必須嚴格管理。在檔案管理過程中，工作人員務必按照各項規(guī)定來展開各項管理工作。如果其他部門人員來借閱檔案資料，務必做好相關登記工作，以此來保證歷史檔案不會遺失，同時也要制定借閱的時間期限，從而確保這里檔案資料能夠被廣泛運用。伴隨著科學技術水平的不斷提升，國有林場要充分運用這些技術，不斷改進檔案管理形式，以使林場檔案室無紙化辦公成為可能。現(xiàn)如今，人們越來越注重計算機技術的應用，其使得人們的工作變得更加簡易，林業(yè)檔案工作者要把握好這種發(fā)展趨勢，不斷推進計算機技術與林場檔案管理工作的融合，促使電子檔案這種管理模式被廣泛運用。

（六）提高檔案管理人員的政治素質(zhì)業(yè)務素質(zhì)

檔案管理工作要求管理人員具有很高的專業(yè)性和技術性。這就要求檔案管理的工作人員對檔案管理工作的專業(yè)知識加以熟練掌握，并通過不斷的專業(yè)培訓來提高自身的檔案管理水平。檔案管理的工作人員要堅持對本單位的檔案信息加以熟識，不斷的降辨別信息水平和處理能力加以提高，同時還要對檔案管理工作的新思路加以鍥而不舍的探索。從事檔案工作的管理人員要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，將《中華人民共和國檔案法》加以認真的貫徹和落實，對黨和國家的機密一定要嚴格保守，恪守工作紀律，以高度的責任心和使命感做好檔案服務利用。樹立全心全意為人民服務的思想，甘做無私的奉獻者。

結(jié)語：國有林場檔案管理工作是不容輕忽的，林場管理人員要給予重視。要想處理好林場檔案管理方面的難題，促使國有林場檔案管理工作順應時代發(fā)展的趨勢，那么就必須不斷落實相關規(guī)章制度，推進檔案室各項基礎設施的建設，并不斷施行電子檔案這種管理模式，從而給國有林場提供更多的信息資源，促使國有林場的發(fā)展變得更加迅速高效。