校舍檔案管理有效性探究

張福河

（萊陽市第四中學，山東 煙臺 265200）

校舍檔案的規范化管理是學校開展教育工作的基本保障，也是學校管理水平的重要體現，為了能夠保證學校基礎設施的安全運行，就非常有必要開展校舍檔案深層管理，使校園工作可以正常化運轉。隨著計算機技術的進一步發展，電子化檔案管理逐漸地出現在校園當中，管理工作人員要接納時代的發展潮流，從多個角度進行出發，不斷的探索檔案現代化管理，確保檔案工作的進一步完成。

一、提高認識，健全制度，全面加強校舍檔案管理

校舍檔案主要有確權類檔案，基礎設施建設檔案，校舍基本管理類檔案三大基本類別。確權類檔案主要是介紹學校的土地面積和方位，房屋所有權等；基礎設施檔案主要收納了學校的建筑設計圖紙，環境保護等方面的文件；校舍基本管理檔案主要是指歷屆管理人員基本資料以及學校面積，及其未來發展。為了能夠更好地開展校園管理，需要學校能夠提高工作人員的工作意識，健全管理制度，全面加強校舍檔案管理工作，為學生們更好的服務提供更加優質的學習環境。

校舍檔案對教育事業的發展具有深遠的影響，無論是在學校的基礎設施建設，校舍改進，還是保護學校資產的完整與安全等方面，校舍檔案都提供了很多重要內容，可以幫助學生們更好地完成學習工作。從現有的教學管理工作來看，很多工作人員的責任意識欠佳，并不能夠合理地執行校舍管理工作，使學校各方面的管理工作出現了偏差，學生們的學習環境也受到了影響。為了能夠改善以上的情況，還需要上級主管部門能夠充分地認識到校舍檔案在校舍建設、管理、維修、改造所發揮的重要作用，扎實做好校舍檔案的管理工作，確保每一所學校每一個單位都能夠有獨立的檔案，幫助學生們更好地開展校舍文化，提高學生們的學習意識。

二、提高素質，增強能力，進一步完善校舍檔案管理水平

校舍檔案工作具有較強的實用性，為了能夠進一步完善校舍檔案管理制度，就需要學校能夠提高檔案工作人員的素質，增強工作效率和質量。不難發現，校舍檔案當中有著重要的工程數據，學校建筑設計圖，照明線路圖，供上下水線路圖，供暖設施圖等一系列的文件，這些都屬于科學管理范疇，需要檔案人員合理保管，定期檢查，以免意外事故發生。

在檔案信息化的發展當中，很多管理部門對檔案信息管理的關注度并不高，如果沒有完整的檔案信息管理體系，就會使檔案管理工作美中不足，無法提高學校的管理水平。檔案信息化的建設是一項長期的工作，需要所有檔案人員能夠積極配合，檔案管理人員需要不斷提高自己的專業素養，在思想上形成較高的政治覺悟，不斷的保護檔案的安全，不泄露檔案的任何內容。如果學校的基礎條件充裕，資金充足，就可以采用互聯網的信息管理模式，配備電子計算機硬件，提高檔案室計算機和網絡技術的廣泛應用，將紙質文件和聲像文件轉化為電子檔案進行保存，不斷完善校舍檔案管理制度。

三、提高能力，加強管理，提高校舍檔案管理人員整體素質

從現有的校舍檔案管理工作來看，由于檔案內容繁多，每一種都關系著學校房屋與建設的合法性，需要工作人員能夠明白每一種檔案的各自特點，既要重視資料檔案的真實性和完整性，又要注重數量的適度性和外觀整潔性，選擇一種合適的整理方法，能夠快速地提高管理效率，幫助學校更加合理地展開管理工作。

校舍檔案是一個學校建設與發展的重要見證，也是學校未來基礎發展的重要基點，為了能夠維護學校的合法權益，需要學校能夠定期地開展專家講堂會，進一步地提高檔案管理人員的整體素質，讓工作人員擁有較高的責任意識，能夠維護檔案的基礎設施和日常管理。傳統的檔案管理主要是以資料紙質為主要對象，采用現代信息技術電子郵件非常少，對檔案文獻進行收集和整理非常不便，這種管理模式具有一定的局限性，如果想要更好地開展檔案管理工作，就需要將多媒體技術運用到現有的系統當中，不斷促進校舍檔案管理工作的先進化。通過信息化檔案管理，可以促使各個文件橫向和縱向的達到一定水平，并通過網絡加以連接，發揮整體的優勢作用，不斷地提高系統的綜合效率，幫助工作人員提高管理效率。

總體來說，社會的發展需要學校能夠不斷的重視校內建設，而校舍檔案建設也是其中的重要環節，我們只有不斷規范校舍的管理制度，把校舍檔案積極地投入到學校的建設當中，才能夠形成合理和科學的管理工作。在科學技術不斷發展的今天，學校可以通過信息化的檔案管理工作，進一步提高工作效率，檔案工作人員也需要學習和掌握相關的計算機知識，能夠掌握網絡知識內容，不斷實現校舍檔案信息的儲存，整理，歸類，分析，查詢等，充分地運用信息社會的方法和手段，不斷挖掘校舍文化的價值和服務潛力，不斷的激活校舍檔案的未來發展價值。