如何提高建設工程檔案管理工作

侯旭

（沈陽市城市建設檔案館，遼寧 沈陽 110000）

當前我國重點工程項目逐漸增多，這些重點工程項目，對國計民生具有重要的影響，對我國城市化建設和社會的發展具有重要的作用。目前隨著我國建筑業的不斷發展，我國重點工程項目檔案管理已有一定的成效。所以檔案管理工作人員應當不斷努力學習，從而更好地開展重點工程檔案管理工作。

一、建筑工程檔案的特點

建設工程檔案是各種建筑物、構建物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和改建、維修活動中形成的不同類型和載體的文件材料。

（一）專業性特點

建設工程檔案的專業性主要指的是形成領域的專業性和內容的專業性兩方面。工程檔案的專業性特點使它和其他專門檔案區別開來，比如，工程檔案的整理分類及檔案部門的組建，都是要以工程檔案的專業性作為基礎的。

（二）成套性特點

建設工程的特點是工程項目成套。所有建設工程，都是以工程項目為單元進行建設的，因此形成的工程建設檔案就圍繞項目構成一個有機聯系的整體，其成套性的特點尤為突出。

（三）多樣性特點

工程檔案的來源較為廣泛，凡是進行生產活動的企事業單位、科研院所、小型工廠都可以形成建設工程檔案，工程檔案的多樣性特點對工程檔案管理提出更高要求，需要采取科學化規范化管理手段和方法。

（四）現行效用性

工程檔案不同于文書檔案一旦完成歸檔后就失去現行效用，工程檔案立卷歸檔后仍處于現行活躍期，比如，設計單位歸檔的底圖和藍圖與生產單位的材料是設計、使用以及維修不可或缺的依據和憑證。工程檔案的現實效用性特點使其管理也較為特殊，眾所周知，文書檔案一經歸檔不能更改，而工程檔案歸檔后，當一個工程的功能、結構、消防等發生變化時，工程檔案也要隨之更改或補充，保證工程檔案的準確性。

二、建設工程檔案管理的現狀及存在的問題剖析

（一）檔案管理意識不強，規章制度不健全

很多企業認為工程檔案不能創造經濟效益和社會效益，一味地重視工程建設，而忽視工程檔案的重要性，對檔案部門的資金投入不足，導致基礎設施薄弱，軟硬件水平不高，使得“巧婦難為無米之炊”的現象凸顯。另外，也沒有真正制定和落實相關的檔案管理制度，并未將檔案管理工作納入單位工作的日程中，這必然阻礙企業發展的步伐。

（二）沒有健全相關的檔案管理制度

在實際的檔案管理過程中，尤其是重點工程的檔案管理，雖然建設單位投入了較多，同時做了許多工作，但是對于建設工程企業，最主要的工作內容，還是圍繞著整個項目工程進行的。所以很少重視管理建設單位的檔案資料，所以在資料管理和整編上，還缺少一定的重視。在重點建設工程中，工程項目資料在規范性上有一定的欠缺，管理不夠完善。由于在檔案管理過程中，缺少必備的資料移交程序和相關的管理制度，所以重點工程在建設項目上，進行相關檔案交接時，經常出現手續不到位的情況，造成部分重要的檔案丟失。

三、做好檔案管理工作的對策分析

（一）構建科學完善的檔案管理體系

首先，設立工程指揮部。在工程審批立項的過程中，應當根據重點工程的建設需求，成立工程項目指揮部，這樣可以方便協調和加強各部門之間的聯系，確保工程有序進行。其次，配備專業的檔案管理人員。在重點工程立項以后，應當配置專業的檔案管理人員，這樣可以做好相關工作，確保資料和圖紙等得到更好的保管和收集。再次，工程完工以后，將資料移交給建設單位。當驗收完成以后，檔案管理工作人員，要依照合同的閱讀，整理好相關的資料，同時移交給建設單位。最后，加強各部門的溝通。檔案管理工作人員應當加強與指揮部的溝通，從而有效確保重點工程的質量。

（二）加強制度管理方式其次還要使工程檔案的完善性得到保障

在該方面要通過制度手段去進行制約，通過合同的方式來對其中的檔案管理方面進行約束，使各單位對檔案管理能夠高度重視，所以對其完整性可以有著一定的保障效果。同時要在其地鐵建設過程中，對檔案管理建立好管理制度和監督制度，能夠使其管理更加正規化，減少其中不必要麻煩的產生。在其各方面合同的建設，施工資料，維修資料等多方面的資料儲存和獲取方面，都需要進行及時的監督與管理，以方便其準確性，完整性的保障。同時要利用資料，來對施工進行一定的監督與指導，使其檔案管理部門人員能夠具有高水平的素質，并且要加強培訓，使其理論知識和實際操作能力都得到妥善提升，也要利用監督管理系統對其操作能力和工作水平進行監管，以保證整個工程建設的穩定性，并且對檔案管理工作水平有著很好的提升效果。

（三）不斷開發整合工程檔案信息資源，實現工程檔案信息共建共享

工程檔案信息數字化的最終目的和最終歸宿是實現用戶滿意的檔案信息社會化服務。隨著信息技術的崛起，在工程檔案管理中嵌入新型信息技術，利用云計算、大數據、知識管理等新型技術深入開發、挖掘工程檔案館藏資源，并通過整合公司檔案資源，建立豐富多樣的工程檔案資源，通過系統化的服務模式設計，不斷擴大工程檔案信息的存儲量，做到快速響應，在最短的時間內為企業爭取最大的經濟效益，將成為企業發展、行業發展中的制勝關鍵。

結束語：結合上文分析，在目前建設工程檔案管理方面，需要對其建設的系統性以及制度規范化進行合理探究，要對目前現狀中存在的問題進行合理解決，減少其中的不完善、不真實現象，對其信息化手段以及規范化手段進行合理使用，通過合理的監督與管理方式，來使其檔案管理效果更加良好。