數據管理視角下人事檔案信息資源建設

譚麗嘉

（黑龍江省第一地質勘查院，黑龍江 牡丹江 157000）

人力資源管理是一項非常重要的工作，其中，人事資源檔案管理是其主要的工作內容。在人事檔案中包含許多珍貴的信息資源，為人力資源管理提供參考依據。為了提高人事檔案資源管理水平，就要應用先進的數據管理思路與方法，推動人事檔案資源信息化建設，提高信息資源的價值。管理人員要認真分析數據管理所帶來的優勢，解決現階段人事檔案管理中存在的問題，實現人事檔案管理可持續發展。

一、數據管理視角下人事檔案信息資源建設中存在的不足

（一）缺乏先進的管理理念

部分人事檔案管理人員在開展檔案管理時，不能及時更新思想，也沒有充分意識到數據管理的價值，導致現有的人事檔案信息資源建設水平比較落后。人事檔案數量有限，內容不全面，這樣就會降低數據的使用價值。多數管理人員對內部事務比較關注，不能定期對檔案進行收集和整理，導致人事檔案的時效性比較低。對檔案的收集渠道方式比較單一，缺乏先進的自動化信息收集體系。

（二）缺乏先進的數據管理系統

開展人事檔案資源建設時，由于缺乏先進的數據管理系統，導致人事檔案資源信息化水平有待提升。現有的軟件和硬件基礎設施水平較低，不能加大投入力度，影響系統的數據處理能力。人事檔案信息面臨一定的安全隱患，現有的管理流程和制度不完善。工作人員缺乏信息化意識，對信息技術的應用技巧和技能掌握有限，缺乏專業的培訓，對人事檔案信息資源建設形成一定的限制。

（三）缺乏良好的數據分析能力

雖然人事檔案管理是一項至關重要的工作，而且也具備相對完善的檔案管理體系，但在開展部分工作時，依然存在檔案資源內容不完善、內容不完整、格式不統一等問題。在數據管理視角下，需充分重視數據分析工作。由于該項工作具有很強的專業性，因此，若不能保證數據分析工作嚴謹開展，就會影響數據的最終結果，降低數據的應用價值。

（四）人事檔案信息資源建設缺乏持續性

為了適應數據管理的需求，要結合人事檔案信息資源管理的實際情況，明確管理目標，制定完善的管理機制。現有的人事檔案管理工作缺乏目標，管理人員在制定相關制度時，側重以信息保密性為主，并未重視對人事檔案的利用，導致信息資源的建設價值有待提升。現有的制度與工作內容比較落后。導致人事檔案信息資源建設面臨許多歷史遺留問題。

二、數據管理視角下人事檔案信息資源建設的途徑

（一）完善數據管理理念

為了提高人事檔案信息資源建設水平，就要明確檔案的類型和數量，高度重視人事檔案管理。要融入數據管理的理念，應用先進的技術拓寬人事檔案的收集范圍，使檔案內容更加完善，類型更加全面。采用先進的檔案管理信息系統對各項數據進行收集和整理，提高數據收集自動化水平。加強對紙質檔案的數字化轉換，明確員工的檔案信息，對信息進行統一采集和整理。融入先進的互聯網技術，完善系統的功能，使員工能夠在系統中處理相應的工作，完善個人信息，還要加強對信息的審核。

（二）完善數據管理系統的功能

在數據管理視角下，直接數據與間接數據將得到進一步整合。要對現有的數據管理系統功能進行改進，確保人事檔案信息資源建設更有成效。加大投入力度，購置功能完善的硬件和軟件，提高人事檔案數據處理能力。要制定完善的工作規劃，結合人力資源管理的目標，加強數據管理平臺的建設。提高系統的保密性，采用完善的保密技術保證數據與信息的安全，對各種訪問和操作行為進行實施監控與記錄。提高工作人員的綜合素質，充分吸取數據管理的優勢，對各項數據進行全面的管理。

（三）提高檔案數據分析水平

要確保各項數據得到有效的整合，對數據進行仔細分析，就能做出合理的決策。在數據管理視角下，對各項數據進行精準的分析和量化，就能推動人事檔案管理水平的提升。要制定統一的評估指標體系，對各部門的信息和數據進行分析，為人力資源管理工作提供參考依據。要明確數據的使用范圍，確保數據得到科學合理的應用。要積極探索數據的開發與利用形式，明確數據的特征，對職工的工作狀態和效率進行合理預測，做到合理分工，實現資源優化配置。制定人事檔案信息資源利用機制，引進先進的技術，實現可視化數據分析，提高工作效率。應用先進的數據挖掘技術，明確人事檔案信息資源建設的內容，對系統進行深度開發。

（四）創新數據管理手段

由于人事檔案管理工作不會一成不變，檔案信息資源數量會不斷增加，因此，要對數據管理手段進行創新，才能推動人事檔案信息資源建設。首先，要建立完善的檔案信息資源管理機制。工作人員要具備互聯網思維，對各項檔案資源進行合理的分析與評估。明確各部門對人事檔案信息資源的需求，制定合理的建設目標。通過層次分析法分析評估結果，這樣就能及時發現工作中存在的不足，并加以改進。第二，制定循環管理機制。為了打造完善的管理機制，就要分階段開展人事檔案信息資源管理。要制定人事檔案資源管理的措施，明確執行主體和工作計劃。根據計劃的要求和工作目標，認真開展和落實工作，接受監督。要根據檢查結果，及時發現現階段存在的問題，總結經驗和教訓，制定問題的解決對策。

結束語：綜上所述，在數據管理視角下，要積極開展人事檔案信息資源建設。對現有的數據管理理念進行改進，加強數據管理系統的建設，完善系統的功能，對檔案數據進行合理的分析與處理，一旦發現工作中存在不足，就要及時進行改進，確保人事檔案信息資源建設水平得到進一步提升。