針對新時期檔案管理工作發展的探討

王娟

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣城鄉居民社會養老保險中心，河北 承德 068450）

一、檔案管理信息化科學發展的重要意義

（一）有利于提高檔案管理效率當前，我國科學技術和互聯網技術得到迅速發展，我國的檔案管理工作已開始廣泛應用信息化技術手段，力求在極大程度上提高檔案管理的成效。通過實現檔案管理信息化，能夠較好地提高檔案信息的收集速度，也能夠進一步優化檔案管理工作，從而全面提高我國檔案管理的工作質量和效率。在以往的檔案管理工作中往往受到多種因素的限制，而實現信息化后，這一問題就得到了有效處理，人們可以隨時隨地查閱和傳送檔案信息，也可以有效利用網絡來高效且迅速傳送檔案文件。同時，在檔案管理中引入計算機技術，可提高檔案管理工作的效率，還能夠減輕工作人員的工作負擔，大大提升檔案信息的管理和查閱速度，實現檔案管理的存檔和分類，最終有效提升檔案的利用率。

（二）有利于實現檔案管理信息資源的共享在檔案管理過程中，通過對計算機信息技術加以有效運用，有利于更加有序地開展檔案管理工作，實現檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網絡共享相關數據庫，達到檔案目錄共享的目的，也有利于相關人員隨時隨地調閱檔案卷宗。同時，通過將信息化技術手段檢索功能引入到檔案管理中，可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度，僅需輸入關鍵詞就能夠迅速檢索到相關信息，這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數據庫信息的提取速度，以此來更加高效且科學地存儲和運用檔案信息。除此之外，通過將信息技術手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度，對信息傳送流程進行簡化，實現檔案使用效率的最大化，最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問題。

二、當前我國檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理的安全意識阻礙了其創新性不管是處于何時何地，檔案管理對社會發展都起著重要的作用和意義，只是不同時期具備不同的作用。在當今時代背景下，各領域已不再使用以往的檔案管理模式，開始逐漸廣泛使用現代化檔案管理模式。同時，隨著信息化的發展，也給我國檔案管理事業帶來了極大沖擊，然而我國檔案管理體系依然具有諸多問題，無法跟上社會發展的步伐。盡管我國檔案管理事業已經進入到信息化發展階段，然而依然有很多問題亟待解決。從而可知，實現檔案管理信息化的過程是十分復雜的，以往的檔案管理與管理創新之間具有一定的矛盾，應該應用切實可行的措施進行有效解決。

（二）檔案資料管理制度不夠完善我國對各領域的檔案資料均做出了明確的管理規范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現為：（1）缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實際工作中無章可循，這就大大降低了工作效率；（2）領導者忽視檔案管理工作，這就導致檔案管理制度無法落到實處；（3）檔案信息化的保護不到位，相關人員未對檔案資料的存儲和保管引起足夠的重視，這就導致檔案信息發生丟失、損壞等情況。

三、我國檔案管理信息化科學發展的具體對策

（一）構建數字化檔案信息數據庫在檔案信息化管理過程中，為了能夠更好地實現相關人員在海量的檔案資料信息數據中簡便、快速地查詢和獲取自己想要的檔案，必須積極構建數字化檔案信息數據庫，具體做到以下幾點：（1）檔案管理工作人員需對計算機技術、互聯網技術等先進技術進行充分利用，將所有的紙質檔案轉變和錄入成數字化檔案；（2）依據科學的規范和要求，進一步優化處理經數字化與信息化處理的檔案信息、資料，構建起數字化檔案的基本目錄數據庫，使得檔案信息能夠一清二楚，確保使用者可以明確查找方向，從而更加簡便和迅速地查找所需資料，還能夠在極大程度上減少辦公系統使用過程中對內存的需求；（3）結合數字化檔案的實際內容來進行科學分類，可劃分成多個不同的專題，然后構建起檔案信息數據庫，確保該數據庫具有一定的開放性，從而有效實現各部門之間的檔案共享和互通，使得檔案資料得到最大化的利用。例如，檔案管理人員通過構建數字化檔案信息數據庫，借助相關電子設備來完整地掃描紙質檔案，并且將全部檔案文件錄入到數據庫之中，然后結合檔案的類型、時間及任務來對全部檔案文件進行合理劃分，使用者只需輸入關鍵詞即可獲得相關內容，從而不斷完善我國信息化檔案管理工作。

（二）有效提升工作人員的綜合素養為了能夠有效促進檔案管理信息化的科學發展，相關部門必須高度重視檔案管理人員綜合素養的提升，具體做到以下幾點：（1）加強檔案管理信息化培訓。積極轉變檔案管理人員的思想觀念，調整其服務態度，提高其應變能力，使之樹立主動的服務意識，還需讓其更加充分地掌握檔案管理知識和先進科學技術，具備較強的信息整合能力和較高的時事熱點信息搜索能力，從而有效提升其專業能力和業務水平；（2）加大人才的選拔力度。通過制定出科學、規范的考核體系，定期對檔案管理人員的工作情況和表現等進行綜合考核，從而篩選出滿足檔案管理工作崗位職責和技術能力要求的專業性人才，然后進一步強化這類人才的培訓，從而顯著提升其崗位的適應能力。

綜上所述，在信息時代背景下企業必須積極建設檔案管理信息化，以此來不斷提高檔案管理效率，實現檔案管理信息資源的共享，更好地滿足當前我國檔案管理的多元化需求。然而在建設過程中依然存在一些問題，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化的科學發展，故而需要結合自身的實際情況，構建數字化檔案信息數據庫，建立并優化檔案管理機制，有效提升工作人員的綜合素養，并不斷改革檔案部門的職能，最終推動我國檔案管理工作向信息化和數字化的方向發展。