關于新時期檔案管理的分析

戴璽哲

（河北省承德市灤平縣殘疾人聯合會，河北 承德 068250）

一、檔案管理對象、方法以及手段的變革

（一）檔案管理對象的變革

社會在不斷地發展，我國的科技信息技術越來越多，而且還產生了較多的電子文件，為了提高檔案管理的效率，必須采取有效的措施提高檔案管理水平，還要增加檔案館的容量。電子文件的種類具有多樣性，在對這些電子文件進行歸檔與分類時，需要將其轉化為數字檔案，這也體現了檔案管理對象的變革，使得數字檔案在檔案管理中所占位置越來越重要。電子文件是一種新的檔案管理方式，這與紙質檔案記錄方式有較大區別，數字檔案是在二進制環境下生產的，所以，在對電子檔案進行了歸檔、分類以及保管時，需要采用不同技術，需要依賴計算機以及網絡技術。為了保證電子文件的安全性，必須增強文件載體的穩定性，為了形成完整的電子文件，還需要對其內容以及背景信息進行擴充，所以，檔案管理對象的變革，使得我國檔案管理工作呈現出了數字化的發展特征。

（二）管理手段的變革

在檔案管理中，需要根據不同的對象，設置不同的管理方式，在數字化的檔案環境下，需要對檔案管理手段進行改革。在現代檔案管理機構中，都配備了計算機等先進設備，利用網絡技術以及數字技術，可以有效保證電子文件管理的安全性。在當前檔案管理領域中，采用的管理手段也在不斷變革，相關人員結合計算機技術，對電子文件進行了快速的處理；利用網絡以及通信技術，可以實現對電子文件的實時傳輸；利用現代數據庫，也可以實現對電子文件的海量存儲，擴大了檔案館的容量。另外，檔案館工作人員還對信息檢索方式進行優化，實現了檔案目錄檢索的便捷性，利用數據加密技術，還可以提高保密文件的安全性，有利于維護檔案系統運行的穩定性。

（三）檔案管理方法的革新

隨著社會與科技的不斷發展，我國電子文件的數量越來越多，這對電子檔案的歸類提出了更高的要求，檔案管理機構的工作人員，必須對傳統的管理方法進行革新，這樣可以才能檔案載體運行的可靠性，才能保證電子文件存儲的安全性。在進入信息時代后，檔案管理也迎來了電子文件時代，所以，傳統的檔案管理方法已不在適用當前的檔案機構，如果檔案部門仍然沿用傳統管理方法，會極大地制約檔案事業的快速發展。隨著現代信息技術的運用，在檔案管理方法上，改變了傳統的文件與檔案管理工作流程，依據電子文件和檔案管理工作的業務流程的變化、管理系統的特點對傳統的檔案管理業務流程進行重組，某些工作環節需要提前監控，某些重復性的工作環節需要撤銷合并等。

二、檔案管理的發展

僅有信息化技術和手段是遠遠不夠的，重要的是需要檔案管理理念、方法和思路的全面革新。面對電子文件的技術特性和管理手段的變化引起，傳統的檔案管理理念和方法的變革勢在必行，只有采用科學的現代管理思想，才能充分發揮現代信息技術的優勢，管理好電子文檔。在電子文檔時代，前端控制和全程管理理念顯得比紙質文件時代更加重要。所謂“前端控制”，是指檔案工作者不能再想傳統文件和檔案管理時代那樣靜坐等待，需要在電子文件形成之時甚至生成之前，即在電子文件管理系統設計時就積極介入其中，把電子文件（包括歸檔電子文件）的管理要求融入系統功能設計之中。在電子環境中，如果管理人員不積極借入文件的形式和保管過程，文件將可能不存在，也可能降低檔案文件的利用率。所謂“全程管理”，是指對電子文件從產生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監控和管理。在電子文件時代，電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，而且個個運動階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時能夠，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。信息技術和現代管理理論的發展與應用也為現代檔案管理理論的發展提供了新的機遇。在整個社會現代化和信息化發展進程中，檔案收集、整理、保管、利用的理念、體制和工作方式都在經歷重大變革。這給現代檔案管理帶來了前所未有的挑戰，也帶來了檔案事業蓬勃發展的新契機。同時，作為一項管理性活動，檔案業務也要求檔案工作者必須融合現代管理理念，從經濟、社會等多角度審視現有的檔案管理理論，對檔案管理理論進行全方位的創新與變革，提高檔案工作的管理效率和管理水平。市場化帶來了檔案所有權的多元化。隨著經濟體制改革的不斷深入，我國是行了公有制為主體、多種所有制經濟共同發展的基本經濟制度，出現了公有制實現形式多樣化、經濟成分多元化的格局。與此相適應，檔案作為國家機構、社會組織和個人在各項社會實踐活動中形成的歷史性產物和憑證性記錄，其所有權歸屬也呈現多元化態勢，除黨政機關、國有企業事業單位形成的國有檔案之外，包括集體所有檔案、私人檔案、民營企業檔案、三資企業檔案等在內的非國有檔案大量產生。

我國當前社會呈現出了多元化的發展形勢，這也使得檔案資料的種類以及數量不斷增多，所以，檔案管理部門必須對傳統的體制進行改革，這樣才能適應社會發展的要求。本文對檔案管理的變革過程進行了介紹，希望對相關人員有所幫助，保證我國檔案管理體制更加科學、合理。檔案文件具有較強的參考價值，屬于一種有效的依據憑證，所以，在檔案管理的過程中，必須提高檔案保管的安全性，這樣才能避免檔案文件出現丟失或者遺漏等問題。