關于基層檔案管理工作現狀的分析研究

閻鑫

（高密市人民政府朝陽街道辦事處，山東 高密 261500）

應該了解到，做好檔案管理工作，對基層單位事業發展而言，起到了至關重要的作用，因為檔案資料中匯集了基層單位開展各類工作的指導思想和工作業績以及操作經驗等，這會給單位未來決策部署和實施起到借鑒作用，有益于單位不斷的改進各項工作，實現可持續發展。新時期背景下，檔案管理工作在時代變化下也在不斷的變化，日漸從之前的手工處理文字檔案轉變為信息化檔案管理模式，進一步促進了檔案信息共享。但縱觀現狀不難看出，很多基層單位的檔案管理工作中，仍舊存在著諸多弊端與不足，這些問題存在均限制了檔案工作的開展，因此必須要采用行之有效的辦法去處理，要讓基層單位檔案管理工作走上常態化、高效化、正規化的運行軌道。

一、基層檔案管理工作現狀分析

（一）管理意識薄弱

基層單位管理工作開展中，常會出現各式各樣的問題，若工作人員不能予以處理和控制，管理意識不足，那么工作必定難見成效?，F在的基本情況，基層單位內部的檔案管理人員，普遍對該項工作的重視度偏低，在日常工作中忽視了檔案管理，在上級突擊檢查時敷衍了事，走過場、走形式的現象屢見不鮮。正因為檔案管理人員沒有對檔案工作加以重視，再加上領導對檔案管理漠不關心，上級對下級的管理力度顯著不足，這就會造成檔案人員消極怠工，進而阻礙了基層單位管理工作的正常進行。

（二）人員素養不達標

現如今，社會對各大企事業單位的人員素質提出了更高要求，崗位從業者不僅要具備充足的專業知識，還要具備優秀的實操能力，譬如計算機操作能力。唯有工作人員知識面廣、專業能力強，方可從容應對各種問題，工作處理能力才能變得更強，才能為單位的發展貢獻力量。現在大部分基層單位的檔案管理人員，綜合素養均有待提升，并且檔案管理人員基本上都是身兼數職，工作通常都較為繁雜、瑣碎，這就會導致其在一定程度上忽視了檔案管理工作。即便是專職檔案管理從業者，往往文化素質也不是很高，難以利用先進的信息化技術去融入本職工作。再加上檔案工作崗位人員流動性大，職位更換頻繁，新入職的人員沒有經過培訓便直接上崗，由于未能熟悉檔案管理業務，所以實際操作中必定會頻發各類問題。

（三）資金匱乏

基層單位通常都會將資金投在到建設中，再加上對檔案管理工作的輕視，就不會在檔案管理工作中投入大量資金?；诖祟惐尘跋拢瑱n案管理人員的薪酬待遇、福利獎勵以及工作設施等均會受到影響，長期下去就會造成人員外流、人員素質良莠不齊的情況出現，進而嚴重影響了單位檔案管理工作開展。若資金匱乏，就難以引進先進且齊全的設備，后期必然會嚴重限制檔案信息的保存及共享，單位管理層和各部門之間的工作便會不通暢，若是缺乏良好的溝通，那么檔案工作的壓力就不斷增大。

（四）檔案信息管理格局未形成

現代化管理技術均融入了先進的科技要素，檔案管理不外如是，聲像檔案管理融合現代化信息技術，其與傳統文本管理形式有別，前者可以更好的保存信息，并且可以有效防止檔案遺失。但現在的基層單位在進行聲像檔案管理時，未能建立起一個系統化的操作程序，檔案細分不理想，進而就會造成檔案管理工作處于長期紊亂的狀態，難以實現有效的檔案管理目標。

二、基層檔案管理工作改進辦法

（一）檔案管理意識創新

大部分基層單位中的領導，之所以輕視檔案管理工作，是因為檔案管理難以給單位帶來可觀的經濟效益，并且一旦發生單位利益受損事件，基本上不會采取根本性的辦法去處理問題，而是問責職員、解雇職員。所以，旨在更好的處理上述問題，加強領導對檔案管理工作的認知顯得尤為關鍵和重要：

第一，需加強領導對檔案管理工作重要性的認知。要讓領導者真正實施到檔案管理工作事關單位機密性文件管理，同時也關系到全員的利益。

第二，需加強檔案管理人員的工作意識。若想最大限度上提升基層單位檔案管理工作水平，就務必要全面提升檔案工作人員的專業素養以及其對本職工作的認知，此時可采取模擬演練和專業培訓等多種方式去加強工作人員素養教育和培訓，強化工作人員的檔案管理意識，進而使之盡職盡責，為單位各項工作的發展所服務。

（二）做好宣傳工作

身為基層單位領導者，要對檔案工作加以重視，在了解檔案工作重要性的基礎上，將檔案工作納入到日常管理程序中來，之后可通過組織會議、電視網絡、報刊展覽等多樣化方式，加大對檔案管理工作的宣傳力度，旨在讓檔案管理工作深入人心，唯有單位全員對檔案工作擁有著全面、深度的認知，才能使得檔案管理人員的工作主動性、工作積極性得到大幅度的提升。另外，要做好檔案工作的總結與匯報，單位要針對檔案部門的重大會議以及活動等給予全力支持，如此才能帶動其他員工一同支持單位的檔案管理工作。

（三）加強人才建設

若想做好基層單位檔案管理工作，人才建設則是最為關鍵的一環。新時期的基層單位，務必要建立一批技術硬、素養高、能力強的檔案管理團隊，之后在此基礎上對新老員工進行檔案管理知識、技術的培訓，使之工作效率得以增強，并樹立起高度的責任心和使命感。另外，基層單位要注意減少人員流動，防止優秀人才外流，就檔案管理工作者而言，我們一定要為其締造一個良好的工作氛圍，如此方可使檔案管理工作得到有條不紊的推進。

（四）優化工作方式

對檔案管理予以完善頓顯關鍵，首當其沖便是要深度加強對檔案管理工作的監督力度，立足于本單位發展的實際情況，找出重點問題所在，之后在此基礎上對檔案管理細節予以規范，進而全面提升檔案管理效率。在此期間，基層單位要對檔案管理工作手段和方式加以創新，譬如創建數字化檔案室等，如此便可讓檔案工作更具效率，使其更好的為基層單位的各項發展所服務。除了上述方法外，檔案管理工作者還要靈活使用信息化技術，用先進科技去處理檔案工作中的各種問題，使用計算機技術去全面保護、利用檔案資源，讓檔案的價值徹底發揮出來。

（五）制度改革

基層單位要在充分認識到檔案管理重要的同時，制定出正規且完善的檔案管理制度。需根據我國檔案法律法規的相關要求，制定出一套行之有效的檔案收集方案，并要明確檔案存檔范圍以及保管期間，并要建立集鑒定、收集、歸類、檢索、保存、調用、統計、剔除于一體的檔案制度，明確檔案保密要求和設備維護規定以及突發事件處理辦法，要求在職人員格盡職守，并要定期檢查檔案管理工作動態，最大限度上調動檔案工作者的積極性、主動性，保障工作人員按時保質的完成任務，實現檔案有效分類、整理、組卷、存放、共享之目標。

結束語

總的來說，隨著國內基層單位的不斷改革和發展，檔案管理工作也開始面臨著諸多新問題。現在，基層單位檔案管理工作的核心便是創新工作模式、提升檔案工作水平，就管理意識薄弱、人員素養不達標、資金匱乏、檔案信息管理格局未形成的基本現狀，要通過檔案管理意識創新、做好宣傳工作、加強人才建設、制度改革等方式方法，全方位、多角度的提升基層單位檔案管理工作水平，進而為基層單位未來的可持續發展提供堅實保障。