高等學(xué)校檔案信息匯編與制度廢改立服務(wù)
——以湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

唐夕晴 彭理尚

（湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，湖南 湘潭 411100）

一、高校檔案管理制度廢改立的必要性

制度廢改立是指通過對現(xiàn)行各種制度、規(guī)章采取廢止、修改、新立，使得各項規(guī)章制度更科學(xué)化，與時俱進(jìn)，賦予操作性強、針對性高和執(zhí)行性易等特征，做到用制度管人、用制度辦事。制度的廢改立工作的開展，是進(jìn)一步完善制度體制，優(yōu)化湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)行體制機制，解決在制度方面的嚴(yán)峻問題的需要，可以促進(jìn)管理體制的科學(xué)化、常態(tài)化和規(guī)范化。“廢”指的是某項制度已根據(jù)學(xué)院發(fā)展出臺了新版本的文件，舊制度則作廢；或者現(xiàn)行制度的實施環(huán)境有所改變，舊制度沒有存在的必要。“改”指的是制度在整體上適用于當(dāng)前環(huán)境，但隨著學(xué)院規(guī)范化管理，局部地方需作修改。“立”指的是現(xiàn)行的制度在整體上不適用于學(xué)院各項事務(wù)，需要重新根據(jù)實際情況擬定；或由于出現(xiàn)了新的外部問題、新的內(nèi)部規(guī)劃，需要填補學(xué)院制度的空白。

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議并通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），并決定于2021年1月1日起正式施行。這是《檔案法》1988年1月1日施行以來的首次修訂，有助于進(jìn)一步發(fā)揮檔案和檔案工作在推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的基礎(chǔ)性作用，為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法制保障。認(rèn)真做好學(xué)院檔案制度的廢改立工作，是治療學(xué)院現(xiàn)行制度體系頑疾和突破體制機制障礙等問題的迫切需要，是規(guī)范學(xué)院管理體系和辦事流程的時代需要，為學(xué)院長足發(fā)展和“四個一流”目標(biāo)的實現(xiàn)提供堅實的制度保障。

二、湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院校內(nèi)檔案工作現(xiàn)狀

湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院的校內(nèi)檔案主要由紙質(zhì)檔案、實物檔案和電子檔案組成，主要來源于黨政辦、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、組織人事處、紀(jì)檢監(jiān)察審計督導(dǎo)處、教務(wù)處、學(xué)工保衛(wèi)處、后勤處、發(fā)展規(guī)劃處、財務(wù)處、科研處、團(tuán)委等部門。

（一）學(xué)院檔案工作基本情況

截至2019年8月，綜合檔案室共接收了黨政辦、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、學(xué)工保衛(wèi)處、科研處、團(tuán)委等部門移交的紙質(zhì)檔案569盒，榮譽牌匾66塊。針對學(xué)院檔案管理工作出臺了8條關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度。

（二）學(xué)院檔案工作存在問題

目前學(xué)院檔案工作存在以下問題：

1.檔案信息條塊分割。學(xué)院設(shè)置了2個專門檔案庫房，但檔案未集中統(tǒng)一管理，存放在檔案庫房的檔案較少，檔案分散在黨政辦、組織人事處、教務(wù)處、學(xué)工保衛(wèi)處、財務(wù)處、科研處、團(tuán)委等多個部門，難以達(dá)到檔案信息資源的集約化［1］、規(guī)模化，造成了檔案信息資源拆亂分散，影響了檔案數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。

2.檔案信息管理缺位。學(xué)院歸檔范圍和保管期限不明確，部門間不協(xié)同不配合，各部門（單位）在檔案的收集、整理、歸檔過程中標(biāo)準(zhǔn)不一，管理模式不一，造成檔案的原始記錄價值喪失，檔案的參考依據(jù)作用喪失。各部門（單位）忙于本職工作，疏于檔案工作管理，不注重日常檔案資料的積累、分類、整理、歸檔和保管，隨著時間的流逝，經(jīng)辦人員退休或轉(zhuǎn)崗，檔案資料集中歸檔時出現(xiàn)困難，造成學(xué)院部分檔案信息缺失，后續(xù)查檔利用困難。

三、應(yīng)對措施

為提高學(xué)院檔案質(zhì)量，進(jìn)行紙質(zhì)檔案、電子檔案雙套制同步管理，達(dá)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，實現(xiàn)檔案“收集齊全、規(guī)范整理、保管安全、高效利用”［2］，更好地為學(xué)院管理、教學(xué)、科研等工作服務(wù)，擬從以下幾個方面推進(jìn)檔案工作。

（一）完善基礎(chǔ)保障條件

1.空間保障：設(shè)立專用檔案資料室，并努力做到“三室”（庫房、閱檔室、辦公室）分開。檔案庫房有足夠的存儲容積，庫房內(nèi)要正常保持清潔、通風(fēng)，采取防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等保護(hù)措施，且?guī)旆砍兄乇仨毞辖ㄔO(shè)要求。目前綜合檔案室?guī)旆織l件不能有效滿足（尤其是在防高溫、防潮方面），建議將目前教材室改作檔案庫房，并對庫房作專業(yè)防潮處理；將太陽花成長輔導(dǎo)室改作檔案辦公室與閱檔室，方便檔案綜合管理工作。

2.裝備保障：檔案設(shè)備是檔案整理、保管的基礎(chǔ)，是維護(hù)檔案安全、延長檔案壽命的基本物質(zhì)條件。同時，隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子檔案已成為重要的檔案類型，檔案數(shù)字化、信息化是發(fā)展的必然趨勢，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套制管理，有利于檔案科學(xué)管理，方便今后的查找利用。

通過自查摸底，整合現(xiàn)有設(shè)備，根據(jù)檔案工作的特點和要求，對照補充相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，例如：

（1）檔案庫房：空調(diào)、溫濕度記錄儀、消防器材、防蟲防鼠藥品等。

（2）檔案裝具：密集架、無酸紙檔案盒、無酸紙卷皮等。

（3）人員保障：建議學(xué)院各個部門（單位）、各二級學(xué)院設(shè)兼職檔案管理人員一名，負(fù)責(zé)日常部門內(nèi)檔案工作的整理與歸檔工作。同時通過聘請檔案局專業(yè)老師或者兄弟高校檔案工作者對湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院各部門兼職檔案資料管理員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高兼職檔案資料管理員的業(yè)務(wù)技能，保障檔案管理工作的有序開展。

（二）完善檔案管理相關(guān)制度

檔案管理相關(guān)制度是今后的工作規(guī)范與準(zhǔn)則。建立檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，有利于學(xué)校檔案管理有章可循、有據(jù)可依，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.修訂《湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作管理辦法》。檔案工作歸口綜合檔案室集中統(tǒng)一管理（不包括人事檔案、財務(wù)檔案），綜合檔案室負(fù)責(zé)對學(xué)校各部門檔案管理工作實行監(jiān)督、指導(dǎo)，負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案資料的移交歸檔工作、檔案保管工作、與檔案開發(fā)利用工作等。

2.修訂《湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案立卷歸檔制度》，明確立卷歸檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)：參照檔案法、檔案國家標(biāo)準(zhǔn)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合學(xué)校實際制定。各部門兼職檔案員具體負(fù)責(zé)本部門文書及其他各門類載體文件材料的收集、整理和預(yù)歸檔工作，努力做到將各門類檔案收集齊全完整，分類科學(xué)，組卷合理，整理規(guī)范，歸檔及時，存放有序，按時移交。

（三）建立健全各門類檔案

制定適合學(xué)院實際的文件材料歸檔范圍和保管期限表，歸檔材料收集齊全完整。注重加強電子檔案材料的收集，特別留意收集學(xué)院形成的有價值的各種載體材料，材料質(zhì)量須符合歸檔要求。

根據(jù)現(xiàn)有的《湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限暫行規(guī)定》，各部門（單位）自查摸底，部門（單位）在實際工作中形成的檔案文件資料有哪些，哪些必須歸檔，哪些宜作本部門內(nèi)部資料保存，通過商定，確定符合本院實際情況的檔案歸檔范圍與保管期限。

（四）加強各部門（單位）兼職檔案資料管理員培訓(xùn)

高校檔案工作是一項長期且系統(tǒng)的工作，涉及黨政、教學(xué)、科研、財務(wù)、人事等各個方面，管好檔案必須選派專門的人員進(jìn)行管理。為黨管檔，為校守史，為民服務(wù)，是每一個檔案工作者的職責(zé)和使命，必須從思想政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)上提升，具備檔案專業(yè)知識，掌握檔案收集、整理、保管等操作方法。

1.業(yè)務(wù)培訓(xùn)：通過前期自查摸底、制度標(biāo)準(zhǔn)修訂、設(shè)備整合補充后，各部門（單位）選派專人進(jìn)行檔案管理并參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，綜合檔案室聯(lián)系檔案局專業(yè)人員或兄弟高校檔案工作者對學(xué)校各部門（單位）兼職檔案資料管理員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高兼職檔案資料管理員的業(yè)務(wù)技能，保障檔案管理工作的有序開展。

2.軟件系統(tǒng)培訓(xùn)：利用手機APP、網(wǎng)絡(luò)課堂等方式進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)，幫助檔案工作人員熟悉各類軟件檔案管理系統(tǒng)。通過檔案信息化建設(shè)真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實力。借助網(wǎng)絡(luò)平臺，擴(kuò)大潛在的檔案信息利用群體，提高檔案的利用效率。同時促進(jìn)了檔案工作各個環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化，實現(xiàn)真正意義上的“文檔一體化”管理。

（五）啟動檔案規(guī)范化整理業(yè)務(wù)

學(xué)校檔案工作基礎(chǔ)薄弱，規(guī)范化需要一定時間。因此，必須分批次、有步驟地推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。各部門（單位）檔案負(fù)責(zé)人員應(yīng)參照現(xiàn)有制度，對本部門（單位）檔案資料進(jìn)行初步整理分類。各部門（單位）在進(jìn)行資料整理時，應(yīng)按照文件材料的自然形成規(guī)律，整理并填寫目錄，嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案同時歸檔的要求，進(jìn)行集中歸檔。對已破損或字跡褪色的檔案，應(yīng)告知檔案館進(jìn)行及時的修復(fù)或復(fù)制，力求使本部門（單位）文件材料保持齊全完整。部門（單位）移交給檔案館時應(yīng)有部門（單位）領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見。

（六）開展檔案信息化建設(shè)工作

湖南省教育廳已于2013年啟動了教育系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)工作，2015年已在部分高校組織開展教育系統(tǒng)檔案信息化二期建設(shè)工作，目前省級檔案平臺建設(shè)已基本完成。湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院可以將本院檔案與教育廳數(shù)字檔案管理平臺對接，加強檔案信息化資源建設(shè)。該文檔一體化管理系統(tǒng)高校版由教育廳統(tǒng)一研發(fā)，并可免費供各高校使用部分功能模塊，主要是針對檔案目錄管理及公開共享，并且湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院可以根據(jù)自身實際情況對系統(tǒng)進(jìn)行局部功能調(diào)整。配合教育廳教育檔案系統(tǒng)工作部署，通過檔案信息化建設(shè)手段可以促使本校檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)字化，又可以實現(xiàn)湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院各部門（單位）間進(jìn)行檔案資源共享與利用，且能在省級平臺上授權(quán)訪問、授權(quán)共享。

四、結(jié)論

2016年湖南省教育廳第435號《關(guān)于全面推進(jìn)湖南教育數(shù)字檔案中心建設(shè)工作的通知》中要求，各高校要全面貫徹落實黨的十八大精神，加快檔案信息化建設(shè)步伐，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息建設(shè)成果的共享面，豐富檔案資源信息庫，全面推進(jìn)湖南教育數(shù)字檔案中心的建設(shè)。隨著湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院的不斷發(fā)展壯大，檔案資源建設(shè)工作的開展迫在眉睫，我們只有構(gòu)建好檔案管理體系，才能在信息公開的背景下，深入挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的價值，從而更好地服務(wù)于學(xué)院的各項工作。