新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響及對(duì)策探討

丁華英

（商丘工學(xué)院，河南 商丘 476000）

新媒體的發(fā)展給各大領(lǐng)域帶來了新的挑戰(zhàn)以及機(jī)遇，特別是在高校檔案管理領(lǐng)域，使得高校檔案管理工作開展過程中傳播形式以及傳播載體越來越豐富，同時(shí)進(jìn)一步拓展了檔案空間，由此能夠看出在新媒體環(huán)境下有利于高校檔案管理獲得更好發(fā)展。但是與此同時(shí)新媒體環(huán)境也給高校檔案管理帶來的一定的影響，比如：影響傳統(tǒng)檔案管理方法以及制度等等，為了能夠保證管理效果，就一定要針對(duì)新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響以及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行分析探究。

一、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響

（一）影響傳統(tǒng)檔案管理方法，檔案管理相關(guān)投入有待加大

高校的檔案管理工作面向?qū)W校部門，同時(shí)也面向社會(huì)機(jī)構(gòu)，其具備為社會(huì)服務(wù)的公益特性，建立在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的角度分析高校檔案管理，高校檔案管理很難在短時(shí)間之內(nèi)為學(xué)校部門帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是建立在學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)上分析高校檔案管理，高校檔案管理并不屬于教學(xué)以及科研等等層面，這種情況下則意味著高校檔案管理也不直接表現(xiàn)為專業(yè)的學(xué)術(shù)研究成果［1］。在以往傳統(tǒng)高校開展檔案管理工作的過程中，通常情況下都是設(shè)置檔案管理部門，然后檔案都是由紙質(zhì)檔案的形式呈現(xiàn)，并且這些紙質(zhì)檔案都會(huì)保存在檔案管理部門當(dāng)中，通過設(shè)置專門的檔案管理工作人員開展檔案管理工作。正是因?yàn)槿绱耍瑱n案管理部門相比較于高校其他部門而言所能夠得到的資金支持以及技術(shù)方面的支持具有局限性，在此基礎(chǔ)上檔案管理部門的相關(guān)設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)等得不到升級(jí)改造，而在新媒體背景下，檔案資料可以通過新媒體系統(tǒng)工具將其轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的資料形式，然后在通過制定的檢索工具就能夠準(zhǔn)確快速的獲得想要的檔案資料，但是這需要先進(jìn)得檔案管理系統(tǒng)得支持。由此能夠看出新媒體環(huán)境下對(duì)于檔案管理得方法有一定影響，存在著檔案管理相關(guān)投入有待加大的現(xiàn)象。

（二）影響傳統(tǒng)檔案管理模式，管理人員綜合素質(zhì)有待提升

在新媒體環(huán)境下，隨著數(shù)字化技術(shù)以及數(shù)字化工具在高校檔案管理中的運(yùn)用，高校檔案管理的工作方法以及手段等等都發(fā)生了非常大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足新媒體環(huán)境下檔案管理的實(shí)際需求，在此基礎(chǔ)上對(duì)于檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要求越來越高［2］。第一，管理觀念。通常情況下高校的檔案管理工作人員都存在重視管理，輕視利益的管理觀念，這種情況下則導(dǎo)致高校檔案管理部門當(dāng)中的相關(guān)檔案不能夠被高校工作人員充分利用，在此基礎(chǔ)上檔案資源的作用價(jià)值就會(huì)被逐漸弱化。而在新媒體環(huán)境下，數(shù)字化的檔案資源開放平臺(tái)是基本，學(xué)校工作人員可以通過數(shù)字化檔案資源開放平臺(tái)隨時(shí)隨地搜索自己想要的資料，由此能夠看出，應(yīng)當(dāng)打破檔案管理工作人員原本所具備的管理觀念。第二，工作能力。新媒體環(huán)境下的檔案管理工作需要運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)、檔案管理工具等，更要求檔案管理工作人員不僅要具備檔案管理理論知識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還要具備良好的新媒體檔案管理能力，能夠高效運(yùn)用檔案管理工具等，由此能夠看出在新媒體環(huán)境下檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。

（三）影響檔案管理相關(guān)制度，檔案管理制度有待優(yōu)化完善

新媒體環(huán)境為高校檔案管理工作創(chuàng)造了更為寬廣的工作平臺(tái)，與此同時(shí)也為檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)［3］。具體而言，新媒體環(huán)境下的高校檔案管理催生出一套新的工作流程，與傳統(tǒng)高校檔案管理工作流程存在較大差異，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理制度不能更好地服務(wù)于新媒體環(huán)境下的檔案管理工作。其二，新媒體環(huán)境下的檔案管理工作，其檔案資源都是以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)及呈現(xiàn)，這種情況下檔案面對(duì)的群體越來越大，流通的途徑越來越多樣化，因此，需要運(yùn)用更為強(qiáng)大的規(guī)章制度保障高校檔案管理工作的安全。

二、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理影響的對(duì)策建議

（一）創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理理念，擴(kuò)大檔案管理相關(guān)投入力度

在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作必須要做到適應(yīng)新媒體技術(shù)的發(fā)展以及新媒體技術(shù)和新媒體工作的運(yùn)用，將新媒體系統(tǒng)以及新媒體技術(shù)作為高校檔案管理的基礎(chǔ)性支持，以此能夠更好地推進(jìn)高校檔案管理工作的開展。眾所周知，高校檔案其主要目的就是為了能夠服務(wù)于教師開展教學(xué)，開展教研工作等一系列相關(guān)工作，這種情況下也就意味著高校檔案管理工作的成果以及發(fā)展都離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視以及支持［4］。在此基礎(chǔ)上，高校檔案管理部門一定要做到努力提升高校領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的重視力度，使得檔案管理工作受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，在此基礎(chǔ)上使高校領(lǐng)導(dǎo)推動(dòng)檔案管理部門以及其他部門進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，并結(jié)合新媒體環(huán)境積極向檔案管理部門引進(jìn)相關(guān)設(shè)備、系統(tǒng)以及技術(shù)，注重探究借鑒以及吸收先進(jìn)的新媒體環(huán)境下的檔案管理理念，摒棄以往傳統(tǒng)的檔案管理方式。與此同時(shí)，還要做到進(jìn)一步強(qiáng)化高校對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，進(jìn)而做到定時(shí)針對(duì)檔案管理系統(tǒng)以及技術(shù)、設(shè)備等等進(jìn)行更新，這種情況下能夠保證新媒體環(huán)境下檔案管理相關(guān)平臺(tái)以及系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，可以說，檔案管理工作人員的工作能力以及工作水平直接影響檔案管理工作效果，因此，建設(shè)檔案管理隊(duì)伍也就成了開展檔案管理工作的重要組成部分，而對(duì)于一個(gè)良好的檔案管理隊(duì)伍而言，與檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)存在著十分緊密的關(guān)系。想要做到能夠全面提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，可以從以下幾個(gè)方面得以實(shí)現(xiàn)：其一，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視將自己的傳統(tǒng)檔案管理工作理念實(shí)現(xiàn)更新，進(jìn)而形成與新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作觀念一致的檔案管理理念。在開展檔案管理工作的過程中，積極主動(dòng)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化進(jìn)程，及時(shí)上傳以及更新檔案資料。其二，應(yīng)積極開展檔案管理工作人員培訓(xùn)教育，加強(qiáng)檔案管理理論知識(shí)的傳授，并注重開展新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作手段以及工作技術(shù)等方面的培訓(xùn)教育，以此有效提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，使得檔案管理工作人員的工作能力能夠滿足新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作［5］。其三，應(yīng)注重整合檔案管理工作隊(duì)伍，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行工作職能上的劃分，明確檔案管理工作人員的重點(diǎn)工作內(nèi)容，與此同時(shí)還要做到積極引進(jìn)新媒體環(huán)境下的優(yōu)秀專業(yè)型檔案管理人才。

（三）創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理制度，構(gòu)建完善檔案管理規(guī)章制度

高校檔案管理工作在時(shí)間的不斷推移之下已經(jīng)逐漸形成了一套完整的管理制度，但是在新媒體環(huán)境下，為了能夠保證高校檔案管理工作能夠順利開展并有效進(jìn)行，保證高校檔案管理工作的工作效果，在正規(guī)的方向上獲得發(fā)展，那么就一定要充分重視在新媒體環(huán)境下針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而構(gòu)建符合新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的完善的規(guī)章制度。在此基礎(chǔ)上，首先，應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，進(jìn)而使得高校檔案日常管理工作更加規(guī)范。值得注意的是，應(yīng)根據(jù)新媒體環(huán)境針對(duì)高校檔案管理規(guī)定進(jìn)行合理的創(chuàng)新以及優(yōu)化。其次，利用門戶交流平臺(tái)，全面、系統(tǒng)的公開檔案封裝移交的具體工作流程以及相關(guān)注意事項(xiàng)，將學(xué)校各個(gè)科室的主管資料明確標(biāo)識(shí)，一定要做到準(zhǔn)確公開，這種情況下能夠促使高校檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量有效提高，在一定程度上還能夠做到減少高校檔案管理工作壓力［6］。再次，高校檔案的重要程度存在級(jí)別的不同，不同級(jí)別的檔案需要運(yùn)用到不同的保密措施，因此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同級(jí)別保密措施的檔案構(gòu)建完善的保密審查制度體系，在此基礎(chǔ)上根據(jù)不同保密檔案的保密程度來決定檔案信息所公開的內(nèi)容以及程度，與此同時(shí)，檔案管理工作人員還需要做到定期針對(duì)檔案的狀態(tài)進(jìn)行檢查。最后，對(duì)于要訪問檔案資源的人員一定要做到嚴(yán)格審查其身份，確定訪問人的訪問權(quán)限，特別是在新媒體環(huán)境背景下，因?yàn)闄n案資源通常情況下都是通過數(shù)字化的形式進(jìn)行保存，故而安全保障技術(shù)是重中之重，只有這樣才能夠做到在最大程度上保護(hù)檔案資源的安全性與機(jī)密性，避免檔案資源泄露的現(xiàn)象以及非法篡改等現(xiàn)象發(fā)生。值得注意的是，在構(gòu)建新媒體環(huán)境下的檔案管理完善規(guī)章制度的過程中，一定還要重視設(shè)立檔案管理人員工作規(guī)章制度，以此使得檔案管理工作人員能夠在工作制度的基礎(chǔ)上開展檔案管理工作，有效保證檔案管理工作效果。

總而言之，在新媒體環(huán)境下，高校想要更好、更加高效地開展檔案管理工作，那么就一定要充分重視結(jié)合新媒體優(yōu)勢(shì)，大程度提高檔案管理工作效果，使得檔案管理工作更加具備特色，充分發(fā)揮利用價(jià)值。在高校檔案管理獲得更好發(fā)展的同時(shí)，為高校更好發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。