淺析事業單位檔案管理信息化建設

劉軼群

（哈爾濱青年宮，黑龍江 哈爾濱 150010）

引言

隨著我國科學技術的迅猛發展，在信息化背景下，各種管理模式日益更新，陳舊的管理模式已經被日益發展的信息化所取代，新型的管理模式勢必要被革新和推進。檔案管理作為事業單位發展的一項重要工作，必將是首要革新任務，革新的核心便是實現檔案管理信息化。然加強檔案管理信息化建設不是偶爾的想法，而是事業單位的管理工作想要更好發展的必然趨勢。事業單位檔案管理信息化建設是一項漫長且需持續的發展任務，更是隨信息化發展所必須要加強和重視的學習課題。在信息化大數據下，事業單位是否能在這變化萬千的時代下處于不敗之地，加強管理、創新理念、完善技術、更新設備則是提高事業單位取勝的關鍵。

一、事業單位檔案管理信息化的重要性和必要性

（一）檔案管理信息化重要性

一是提高了檔案管理的工作效率。通俗地說，檔案管理信息化就是利用信息化技術將紙質檔案轉變成電子文檔使用，這么做會大幅度提高文檔傳遞、查找的辦事效率。二是對檔案的安全性、準確性和完整性均得到了極大的改善。以往的紙質檔案管理受工作人員的制約，極易使檔案因放置隨意或外界因素遭到損壞；以往的檔案管理因人為手工可隨意更改或替換，過程可能不得而知，無法進行加密或者隱藏處理，因此使其缺乏更可靠的準確性；以往的檔案管理因文檔的隨意挪用或提取后是否按照原路徑歸位，使檔案的完整性遭到了質疑。如今，檔案管理信息化建設給檔案管理帶來了福音，解決了檔案傳輸不暢，實現了檔案管理的嚴密安全化，對于重要的電子文檔可以輕松實現加密需求，保證了檔案的準確度和完整度滿足了檔案管理的各方需求。三是對于事業單位一些會議或活動的音頻、視頻檔案可以實現輕松加密存儲，隨用隨看，免除了以往因磁盤、磁卡的存儲造成的消磁、刮花等無法讀取識別的現象。除此之外，進一步促進了檔案管理的高效、便捷、完整、準確的需求，為推進事業單位檔案管理多元化發展提供了堅不可摧的保障。

（二）檔案管理信息化必要性

信息化管理技術為檔案管理工作開啟了新的里程碑，以自動代替手動的絕妙方式，給檔案管理工作提供了更好更便捷的發展空間。從檔案管理基本方式和框架結構方面都有質與量的飛躍。通俗地講，檔案管理信息化依附于產業的發展，通過信息化的普遍應用，建設以檔案信息化為核心、電子網絡為基礎、以人為本、按規章制度實施的綜合化系統。信息化的檔案管理全面革新勢必給檔案管理水平的高度與廣度增光加彩。目前，我國事業單位是經濟發展以及社會和諧發展的重要體系部門，搞好新時期事業單位檔案管理信息化建設不僅是促進檔案事業的宏圖發展，更是為單位與職工留存真實的原始記錄的重要保障。

改革勢必要有一個適應的階段，在實施信息化的初期，仍有部分事業單位使用手工操作，隨手的記錄與摘抄雖能短暫的認為完成任務，但后續的記錄紙張丟失，檢索耗時，年久記錄模糊等問題就會接踵而至。然高調提倡的“無紙化閱檔、無紙化辦公”成了口談，實際工作中沒有得到具體體現。在迅速發展的信息化背景下，想要與時代接軌，走在發展和時代的前端就必須與時俱進。基于此，改變陳舊的人工手動的抄錄勢在必行。

通常來說，檔案管理信息化建設的關鍵是在工作中的信息化管理，利用信息化的手段增強對檔案的管理，將檔案管理從真實觸摸到的保存模式向無形數字化的模式轉變，借助單位的內部局域網建立相互之間的網絡檔案信息化綜合管理，將檔案的存儲與調出有效結合，從而滿足檔案管理的信息化要求，提高檔案無限期存放的周期，并為隨查隨取提供便利、高效的檔案信息服務。

二、事業單位檔案管理信息化存在的問題

（一）對檔案管理信息化建設重視程度不夠

我國現行的事業單位中，部分高層管理層偏頗看重于對重要崗位的人員培養、以及對新技術的引進，對檔案管理信息化建設并不重視。在領導們的意識理解上，沒有多方全面了解該工作的重要性，存在一定的錯誤的認識，自認為檔案管理無非就是一種簡單的存儲，不是能給單位創造價值的重要工作，差不多就行，不需要建立信息化。而往往都是因為領導們的這種心態，不作為，造成本單位檔案管理信息化建設停滯不前，失去意義。

（二）檔案設施陳舊、不全

因檔案管理信息化建設得不到領導重視，所以在單位運營的整體規劃中，往往對其投入的資金也是寥寥無幾，這就導致檔案管理設施缺少，不齊全；長期的使用，設備陳舊故障多。有的偏遠貧困地區的事業單位甚至連計算機、相關使用軟件這些基本的設施都不具備，最基本的工作環境和存儲空間都存在較大的差距，這便嚴重影響某事業單位檔案管理工作的發展，甚至是影響了整個單位的發展。

（三）檔案管理方法笨拙、古老

檔案信息化建設的意義在于使用先進的科技手段，利用網絡信息化管理達到快捷、高效、精準，完整的檔案管理手段。通過在實際工作中，滿足事業單位檔案管理的多方需求。但在現行發展過程中，部分事業單位的檔案管理方法相對老舊，依舊停止在傳統的管理方式，數字化管理程度相對落后，沒有建立適合于本單位的檔案數據庫，致使事業單位的檔案管理效能較低。隨著社會科技的發展，眾所周知，墨守成規的方式勢必難以在時代中生存，檔案管理的方法必須要適應時代的發展，與社會銜接，事業單位必須接受并改變傳統模式的操作，做好檔案管理信息化建設。

（四）檔案管理人員專業水平尚淺

現階段，部分事業單位雖然對信息化技術加以推廣，但對檔案管理的認識，僅在于對檔案管理表面的提升，雖然配備了齊全的檔案管理設施，但在人員的使用上，忽視了專業素質的培養。與此同時，沒有對檔案管理人員進行專業系統的培訓，沒有熟練掌握檔案管理知識又能對網絡信息化游刃有余的綜合性強的人才，使得檔案管理人員對大數據、云存儲等新型的現代信息化技術膚淺的認識，片面的理解，甚至將手動與自動參半，即部分紙質檔案，部分電子檔案管理的方式，長此以往，勢必對檔案管理的發展造成影響，導致文件查找困難、數據丟失的現象頻繁，沒有真正的將其與實際工作完全相融合，無法達到預期的使用效果。要想真正的發展，必須接受新技術，培養管理人員的專業技能和綜合素養。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的方法

（一）加強對檔案管理信息化建設的關注和重視

搞好檔案管理信息化工作，必須得到上層領導的重視和認可。眾所周知，領導們的支持和力度是任何工作得以開展的敲門磚。檔案有關工作人員要積極向領導宣傳和匯報檔案管理信息化建設的重要性，促進領導對檔案管理信息化的認識。作為領導層，也要同時代的發展看齊，站在發展戰略新高度，對本單位的信息化建設給予足夠的關注和重視，同檔案管理工作人員一起在建設方案初期進行規劃，使檔案信息化建設不是一紙空談，真正把檔案管理信息化建設落到實處。

（二）引進先進足量的檔案管理設施，加大投入

先進、齊全的設施是檔案管理信息化建設中較為重要的問題。建設事業單位檔案管理信息化非短期的工作任務，需要循序漸進，持續發展。如此一來，對于設施的完善就需要持續不斷地購置檔案工作所需的軟、硬件設施，另如需要定期升級更新。在硬件設備上，需引進適量的計算機、打印機、掃描儀、刻錄機等基本設施。檔案人員通過先進的硬件設備檔案資源進行整體的數據整理、掃描以及相應的格式轉換；另外，檔案人員需要通過各種文檔處理軟件，進行檔案的收集、保管、共享相結合的綜合性管理；需按照建立的規則和標準進行時時更新大數據，促進文檔檢索高效便捷；與此同時，應建立良好的網絡安全防護系統，對重要的資源數據信息進行加密、備份、云空間上傳等工作，積極做好電子檔案的維護工作。上述問題，只有確保適量的資金投入，才能使檔案管理信息化建設穩定、良好的發展。

（三）利用先進的技術手段

在引進先進的設施的同時，技術手段的使用成為另一重要問題。通過使用先進的技術手段來促使檔案管理工作逐步向自動化、網絡化邁進。檔案信息化的關鍵就是利用先進的技術手段，將檔案從傳統存在的實體向數字化信息轉變，以便于后續快速查找，翻閱等服務。利用計算機、網絡等先進技術手段，建立檔案數據庫，設立系統的檔案管理網站，真正實現檔案管理信息化、數字化，是提高檔案管理水平和效率最快捷的方式。

（四）加強對檔案信息化管理人員的培養

新時期的檔案信息化建設不僅對設施、軟件及其網絡有了更高的要求和約束，對檔案人員的自身專業水平和綜合素養上也提高了門檻。原有的傳統方法已經被淘汰。檔案人員要想與檔案管理信息化建設接軌，就必須熟練掌握檔案管理的有關知識，精通計算機及網絡技術的應用。同時，事業單位要定期有針對性地進行檔案人員的培訓，借此提高檔案人員的信息化的專業技術水平，更好地為事業單位服務。

四、結語

在科技飛速發展的時代大潮里，網絡信息技術已經融入人們生活工作中，隨處可見、密不可分。檔案信息化建設作為事業單位的最基本也是最重要的管理工作之一，與國家和員工的利益緊密相連。所以，務必要深入貫徹、高度重視事業單位檔案信息化建設，事業單位領導要明確信息化建設的重大、長遠意義，將其放置在事業單位整體發展規劃的首位，加大事業單位檔案信息化建設的重視程度和投入力度，確保事業單位檔案管理工作的健康穩定、和諧有序的發展，使其能夠為我國經濟建設提供更多更好更優的服務。