基層人社檔案管理工作存在的問題及改進策略

萬永景

（烏蘭察布市集寧區人社局，內蒙古 烏蘭察布 021000）

眾所周知，社會公眾辦理社會保險，享受各種福利待遇，需要有完善的人事檔案信息作為有效憑證，基層人社檔案管理工作的重要程度不言而喻。然而在實際工作開展過程中仍然存在著不少問題，主要包括缺乏統一的管理機制和高素質的檔案管理人才，人社檔案信息化建設較為滯后，難以體現出信息化管理優勢，導致檔案利用率不高，基層人力資源和社會保障部門的服務能力下降，保障民生刻不容緩。信息時代下，利用現代信息技術對人社檔案進行集中化、高效化、信息化管理，將會給基層人社檔案管理工作注入新的活力，還要建立科學完善的管理機制，打造高素質的檔案管理人才隊伍，以促進基層人社檔案管理工作的長效健康發展。

一、基層人社檔案管理工作意義及信息化建設的必要性分析

一般來說，基層人社檔案管理工作關系到每個公民的利益，會跟隨學生的升學就業及勞動者就業崗位的變動實時更新，使其依法享受權利，履行義務，維持社會生產及人們生活的穩定性。繳納社會保險的勞動者符合工傷、失業、生育、退休等保險金的申報條件時可調取個人檔案，按照專業化流程申報，通過審核后領取保險金。加強基層人社檔案管理工作，有利于地方政府全面了解當地就業和失業信息，跟進各項經濟活動，根據當地群眾實際需求出臺惠民政策，解決民生問題，拉近地方政府與人民群眾的距離，贏得群眾的支持和信賴，從而踐行黨的群眾路線，穩固我黨執政地位。

隨著社會經濟活動的開展無時無刻不在生成人社檔案信息，處理海量的數據信息依靠人力手段效率低下，且檔案信息的真實性、時效性難以保證，人社檔案管理效率和質量受到主觀因素的影響極大，人為操作失誤會釀成嚴重的社會問題，危害個別群眾及國家利益。而且紙質檔案保管不易，需要占用較大空間，檔案查閱比較繁瑣，群眾問題得不到及時解決，給人力資源和社會保障工作的開展造成了巨大阻礙。因此積極更新人社檔案管理思想，引入先進的技術和設備，推進人社檔案信息化建設極為必要，重點體現在以下幾個方面：

首先，信息化建設可以促使基層人社檔案管理工作的開展更加便捷化、高效化，人社檔案信息在各個系統中迅速傳輸，群眾不需要頻繁穿梭于各個窗口提交材料，只需要在計算機上點擊進入當地人力資源和社會保障系統網站，或者使用微信小程序、APP 軟件，就可以在線辦理業務，等待人工審核，以短信形式告知審核結果，未通過審核的說明原因，提醒群眾重新提交材料，簡化了辦事流程，節省了群眾的寶貴時間，提高了服務效率。其次，人社檔案的信息化建設會對當地企業運營及群眾就業情況進行客觀反映，政府搭建信息交流平臺，暢通企業與應聘者的溝通渠道，使得企業能夠吸納更多人才，勞動者就業問題得到了解決，疫情環境下助力了當地企業的復產復工，實現了地方經濟的復蘇。

二、基層人社檔案管理工作存在的主要問題

盡管基層人社檔案管理工作越來越受到人力資源和社會保障部門的重視，正在加大改革力度，實施人社檔案管理創新，可是改革效果具有一定的差異性，制約基層人社檔案管理工作效率和質量的因素具體涉及管理制度不完善、信息化系統建設滯后及檔案管理人才匱乏三個層面。

（一）管理機制不完善

人社檔案分為紙質檔案和電子檔案，受到管理機制不完善的影響，目前基層人社檔案管理工作效果未能達到預期。紙質檔案存放在檔案室，由專業檔案管理人員負責保管，部分檔案管理人員對于自身崗位職責不夠明確，檔案室環境與人社檔案保管要求相差甚遠，沒有采取良好的防火、防蛀、防潮措施，加大了紙質檔案的安全隱患，人社檔案容易遭到蟲蛀，檔案室溫度過高面臨著火災風險。電子檔案的管理工作中，設備設施較為落后，缺少充足的資金用于更新軟硬件設施，沒有定期對檔案信息進行備份，一旦突然停電，或者系統發生故障，沒有保存的檔案信息就會遺失，基層人社檔案管理工作的規范化管理難以實現。在人社檔案的利用方面，因為人社檔案被分散管理，存放于多個檔案室，所以資源閑置和重復建設的現象較為普遍，無法將檔案信息整合處理和深入分析，檔案信息的利用處于較低層次。迄今為止，人力資源和社會保障部門關于人社檔案的歸檔利用出臺的管理辦法有著明顯缺陷，未能覆蓋到人社檔案管理的所有環節，給檔案管理人員隨意操作留有余地，人社檔案信息容易遭到篡改和泄露，群眾利益受到了侵害。

（二）信息化建設滯后

信息化管理的優勢十分顯著，人力資源和社會保障部門正在加大信息化建設力度，積極推廣網上辦事業務，可是需要公眾具備良好的信息素養，首次登錄能夠按照操作流程輸入個人信息，提交材料，其中紙質材料要拍攝照片上傳至系統平臺，以便人工審核，審核結果需要公眾重新登錄系統后才能查看。對于年齡較大、信息素質較低的群體來說，他們認為在互聯網上輸入信息存在安全隱患，有些地方抱有疑問卻得不到解答，更愿意攜帶紙質資料到窗口辦理業務，對其檔案信息進行調取要花費不短時間，重復多次的復印檔案原件，造成了檔案原件磨損嚴重，群眾產生了不小的意見，系統應用范圍較為狹窄。基層人社檔案管理信息化系統建設的落后還表現在系統之間信息共享不暢，各系統互不關聯，使得辦事流程變得極為繁瑣，群眾先到辦事大廳了解所需檔案資料，再到檔案室復印材料，最后回到辦事大廳提交材料，缺少任何一項材料都要折返回檔案室重新調取和復印檔案，給群眾留下了不佳體驗，基層人社檔案管理工作的優化和創新任重而道遠。

（三）缺少高素質的檔案管理人才

高素質的檔案管理人才能夠嚴格遵守基層人社檔案管理制度，規范化的實施各項操作，嚴格約束自身行為，有力保障了檔案信息的真實性和完整性。然而在基層人力資源和社會保障部門中專職檔案管理人員所占比例較小，絕大多數都是其他部門人員兼任，他們對基層人社檔案管理工作的重視程度不足，業務不夠精通，認為將人社檔案及時歸檔保存在檔案柜中即可，沒有花費充足的時間精力學習相關專業知識，信息技術和計算機操作水平較低，不能充分勝任基層人社檔案管理工作。基層人力資源和社會保障部門也沒有定期組織對檔案管理人員的專業化培訓和考核，難以有效提升檔案管理人員專業素質，激發他們的工作積極性，檔案管理人員不能夠對自己的能力和責任進行準確定位，缺少自我優化和自我提升的動力，極大地限制了基層人社檔案管理工作效率和質量的提高。

三、基層人社檔案管理工作改進策略

（一）建立科學健全的檔案管理機制

要想保證基層人社檔案管理工作的科學化、高效化、規范化開展，首要前提就是建立健全的檔案管理制度，將檔案管理人員的職責進行細致劃分，引導檔案管理人員端正工作態度，不忽視任何一個細節之處，不隨意觸碰法律和道德底線，以保證檔案信息格式統一，不遭到涂抹和篡改，及時歸檔，分類管理，妥善保存在檔案室中。定期對檔案管理人員進行考核，根據考核結果實施獎懲，調動檔案管理人員的主觀能動性，強化對檔案管理人員的約束和激勵，鼓勵檔案管理人員相互監督，發現不當行為立即上報，檔案管理人員的行為會更加嚴謹。基層人社檔案管理制度中還要包括檔案室管理制度，建立標準化檔案室，更新硬件設施，給人社檔案保管創造良好環境。有條件的地區可以引入智能化環境管理系統，對檔案室環境進行實時監測和調節，保持通風良好和溫濕度適宜，及時降溫散熱，驅除蟲害，降低檔案資料受潮、蟲蛀及檔案室火災風險，優化檔案室藏，確保檔案信息安全，充分發揮檔案信息價值，從而更好地服務于廣大群眾。

（二）加快基層人社檔案管理信息化建設

通過運用現代信息技術構建人社檔案管理信息化系統，推動紙質檔案向著電子檔案轉換，減小檔案室占地面積，節約檔案管理成本，提高基層人社檔案管理工作效率，人力資源和社會保障部門服務能力會大幅增強。按照人社檔案價值和利用率的高低使用掃描設備依次將紙質檔案進行數據化處理，保存在相應類目下，以便實施分類管理。在進行系統建設時，要以社保卡號碼為目錄索引，構建標準化的數據庫，每個參保人員的信息都可以在數據庫中找到，給群眾網上辦事大開方便之門。該系統要與人力資源和社會保障部門其他管理系統進行對接，簡化網上辦事流程，群眾辦理業務時輸入用戶名和密碼就可以快速登錄系統，查詢招聘錄用、社保繳費、待遇領取、就業培訓等信息，點擊鏈接可跳轉到其他頁面辦理相應業務。經辦部門可以從系統數據庫中提取到辦事群眾的檔案信息，不需要群眾提供證明材料，群眾僅憑社保卡就可以辦理所有業務。人社檔案管理信息化系統的構建促使檔案資源得到了最大化的合理利用，基層人社檔案管理工作內涵變得更加豐富，成了人社系統內部的信息中心，將各部門有機聯系到了一起，各項業務辦理合規合法。

（三）提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員在基層人社檔案管理工作中發揮著關鍵性的作用，檔案管理效果更是直接受到人員素質能力的影響，因此保證人社檔案的規范化管理和有效利用，需要重視提高檔案管理人員的專業素質，建設高素質的檔案管理人才隊伍，致力于提供寶貴的人才保障。首先需要完善人才選拔標準，抽調各科室業務精良、責任心強、政治過硬的檔案管理人員，組成人社檔案集中統一管理工作團隊，再結合個體知識結構和現有技能，開展針對性的業務培訓和職業道德教育，提高檔案管理人員的思想政治素質和道德責任感，強化其理論聯系實踐的能力，促進檔案管理人員素質、知識、能力的協同發展，增加與新時期基層人社檔案管理工作崗位的匹配度。培訓方式要做到多元化，采用集中學習、考察、交流、合作等方式，將培訓活動予以常態化開展，滿足檔案管理人員素質能力提升需求。最后要大力引進檔案管理人才，特別是檔案管理專業理論和工作經驗豐富、信息化技術水平較高的復合型管理人才，為基層人社檔案管理工作隊伍注入新鮮血液，促進新思路、新模式的產生和應用，保證工作成效。

四、結語

新形勢下，基層人社檔案管理工作備受社會各界的關注，作為一項民生工程，健全人社檔案管理制度，為人社檔案管理提供標準化指導依據，定期組織檔案管理人員培訓活動，提高檔案管理人員的專業素養，同時加強信息化管理系統建設，對人社檔案信息進行集中化、智能化、規范化管理，那么基層人社檔案管理工作將煥發出全新氣象，更好地服務于當地企業和基層群眾，解決民生問題，保障廣大人民群眾的根本利益，為社會經濟發展提供龐大助力。