知識管理環境下企業檔案管理研究

張悅

（中新天津生態城圖書檔案館，天津 300450）

一、知識管理和檔案管理概述

知識管理依靠自身收集的經驗對知識進行價值管理，管理的目標是提升知識管理的價值，而不是進行簡單的收集和整理工作，這一點與檔案管理具有高度一致性。無論是知識管理還是檔案管理，都是運用更為高級的知識手段對其進行有序管理，使企業信息需求者可以通過有效的管理快速及時地獲取有用信息。從另一角度看，知識管理和檔案管理相輔相成，檔案管理以知識管理為基礎，知識管理是檔案管理的重要體現。企業通過不斷提升知識管理的層次和水平，對檔案管理進行更為有效的操作，將知識管理的經驗運用到檔案管理活動中，使檔案信息需求者快速獲取相關信息。

二、知識管理與企業檔案管理的聯系

（一）管理對象重疊

知識管理對象和企業檔案管理對象是重疊的，都是對企業在經營過程中產生的各項信息進行管理，并按照一定標準將其進行重新組合，從而達到企業后期的使用標準。通過更進一步的劃分，知識管理的對象是企業在經營過程中形成的對客觀事物的認識，企業檔案管理的對象是企業在經營過程中產生的資料信息，而資料信息的形成是以知識為基礎的，知識水平越高，形成檔案的知識含量也就越高。在現代科技因素的影響下，知識水平的高低將通過檔案信息化管理水平進行體現。

從另一角度看，知識管理和檔案管理都是以企業取得的經營經驗為基礎，進而將經營經驗轉化為可以隨時查看的檔案信息，這種檔案信息可以通過書面形式進行體現，也可以通過電子化檔案進行體現，從而呈現出兩種不同的狀態，即紙質檔案和電子檔案，而無論何種形式的檔案資料，都是以企業的經營經驗為形成基礎，企業將需要管理的檔案資料進行明確劃分，以此形成完整的、規則的檔案資料，在這一點上，知識管理和企業檔案管理所針對的對象是相同的。

（二）管理目的相近

知識管理和企業檔案管理的目的相近，都是希望通過高水平的管理使企業經營效率提升，在有序的管理過程中使企業經營更加合理，并通過管理提高經營收益。檔案管理的根本目的是滿足信息需求者的使用需求，向其提供最為準確和真實的信息資料，從而加快企業的生產經營活動。知識管理的目標是通過有效的措施充分發揮知識分子的價值，提升企業的市場競爭力，使企業獲取較高的市場份額，獲取消費者的高度認可。兩者最終的管理目的都是加快企業的運營，為企業經營提供最有力的支撐。

在這個角度下可以發現，無論是知識管理還是檔案管理，企業都希望通過合理全面的控制將以往獲取的經驗制作成資料進行查看，為企業長期經營提供有效的依據，兩者的管理目的都是為企業帶來更多的實際利益，以及發揮企業最大的剩余價值，這與企業的財務管理目標是一致的，且需要企業不同部門建立合作機制，并進行有效的配合，從而實現管理目的，也就是實現企業利益最大化。

（三）管理流程類似

在管理過程中，企業都需要將知識和檔案進行初步整理，并根據法律要求和企業要求將兩者進行加工處理，目的是有利于企業后續的查看，在加工處理過程中，企業需要運用一定的方法和手段使知識形成規則的排列，并使檔案處于正常的管理中。企業檔案管理內容主要包括檔案的形成、整理、裝訂封存、加工使用等，知識管理是對企業在經營過程中形成的價值信息進行收集、整理、存儲、加工等，兩者的管理流程較為相似，都是對數據信息進行收集、加工處理，并通過一系列的集中整合流程，將檔案資料按照知識管理的標準進行劃分。知識的產生是檔案資料的形成基礎，企業職工通過知識對生產經營活動過程中的各類事項進行說明，檔案資料便由此產生，因此兩者具有相似的管理流程。

（四）管理技術相同

由于知識管理和檔案管理是相輔相成的，因此管理技術同樣具有相似性。管理技術是管理手段、管理方法和管理技巧的總稱。我國管理技術總共分為三個階段，分別是傳統管理階段、科學管理階段和現代管理階段，劃分標準則是知識水平的進步程度以及科學技術的發展。在傳統管理階段中，企業將會運用簡單的管理方法使知識和檔案按照需求進行處理，由于企業管理技巧的局限性，只能對二者進行簡單的處理。在科學管理階段，管理學所具有的管理理論已經可以運用到知識管理和檔案管理中，企業也在不斷地學習中獲取更為精巧的管理技術。在現代管理階段，企業已經可以通過電子技術對知識和檔案進行管理，利用計算機技術將二者電子化，并通過系統程序對其進行快速地信息處理。

在不同的管理階段，對于知識管理和檔案管理的手段是類似的，都需要通過一定的技巧和方法對兩者進行管理。而隨著現代科技的不斷進步，知識水平的高低將通過互聯網技術進行體現，而檔案管理電子化的發展就是對知識的系統應用，因此兩者在管理技術方面具有相似性。

三、知識管理環境下企業檔案管理的優化策略

（一）通過知識管理拓展檔案管理的領域

傳統檔案管理過于看重各類檔案資料的分類，而忽視了檔案資料的實用性，導致檔案本身具有的知識層次并未完全凸顯出來。知識管理的技巧、手段和方法更為精細和全面，對于各項重點內容的分類也更為全面，有利于企業根據關鍵詞進行信息查找。

知識管理所包含的領域要遠遠超過企業檔案管理的領域，這是因為一切的信息都可以通過知識形成，但不是所有的信息都可以形成檔案，企業檔案的特點之一就是精簡，企業只需要將全面且有用的信息轉化為檔案即可，而不需要將無意義的信息也轉化為企業檔案，因此企業可以通過拓展知識管理的領域對檔案管理形成全面控制，并進一步拓展檔案管理的領域。

企業傳統的檔案管理集中在檔案裝訂儲存和閱覽使用中，分類裝訂和儲存的依據是檔案資料的形成時間、部門、資料名稱等。企業通常根據人事部門、采購部門、銷售部門生產部門的分類劃分儲存空間，且進行分類儲存，例如人事部門的勞務合同和銷售部門的經濟合同是按照簽訂日期分類儲存的，雖然分類清晰便于信息需求者進行大范圍查找，但如果需求信息劃分的標準更為精細，傳統檔案管理的標準就難以符合信息需求者的使用標準。因此可以通過知識管理拓展檔案管理的信息領域。

（二）通過知識管理提升檔案管理的價值

檔案管理的價值體現在為企業經營提供經驗信息，而前期整理工作是否全面和精確，直接決定了檔案資料的后期使用是否可以為企業提供有效的價值信息。當企業在持續經營中出現各種問題時，需要對過去形成的資料檔案進行查找，從而獲取相關經驗和線索用以解決現階段的問題，而知識管理的價值可以通過一定的手段體現在檔案管理中。相對來說，知識管理的價值要明顯高于檔案管理，這是因為知識管理的科技含量以及蘊含的挖掘價值要明顯高于檔案管理，為此企業要采取一定的措施提升檔案管理價值。

第一，企業可以通過對檔案實施制度管理，通過嚴格的管理制度約束職工在使用檔案過程中的錯誤行為，例如規定職工借閱檔案的使用時間，對其進行時間約束，規定職工在一定期限內務必歸還檔案，以此提高職工的工作效率，降低檔案損壞的風險。第二，檔案管理的價值體現在職工獲取信息速度，企業可以對檔案管理的系統操作進行培訓，加快企業職工獲取信息的速度，對操作流程熟練化，使職工快速掌握檔案管理的要點。第三，企業進行知識管理的價值體現在可以對知識進行高水平的利用，因此企業可以通過這一點提升檔案管理的價值，企業檔案管理價值不僅僅是為了記錄某些經營信息，還應當發揮檔案管理的另一價值，即為企業持續經營不斷輸出可靠的交易數據。

（三）通過知識管理拓寬檔案管理的交流層次

從交流層次來講，知識管理和檔案管理之間要形成完善的溝通機制，并通過溝通機制形成交流橋梁，使二者可以形成有效的合作。知識管理和檔案管理之間可以建立有效的溝通機制拓寬交流層次，從而通過可以相互連接的渠道促進雙方同向發展。知識管理的進步渠道就是通過不斷的開發和學習，通過人工研究和先進的理論指導拓寬交流層次，而檔案管理的進步方法是不斷地滿足信息需求者對于檔案信息的深層需求，但從進步速度來看，知識管理的進步速度要遠遠超過檔案管理，這與自身所具備的發展特性有很大的關系。然而兩者之間可以通過建立溝通機制加深交流層次，將適用于知識管理的方法和技巧根據企業實際經營情況，對檔案資料進行相同管理。

知識管理對于信息的劃分更為精細，在原有基礎上，知識管理可以將檔案管理的分類進行多層劃分，但這通常需要借助計算機技術的力量。首先來說，知識管理是高層次的技術體現，往往通過科學技術的力量加以輔助，也就是說企業檔案管理可以借助知識管理和科學技術的輔助進行快速發展。在原有基礎上，將檔案劃分標準進一步縮小，例如在進行經濟合同分類時，可以按照甲方公司名稱、乙方公司名稱、合同金額進一步劃分，檔案使用者也可以進行更為便捷的查找。

（四）通過知識管理深度挖掘檔案管理的可塑性

檔案管理的可塑性是指企業的檔案管理尚未達到一定水平，可以通過進一步的發展提高檔案管理的效率和發展空間。相對來說，知識管理的可塑性要高于檔案管理，因此可以通過知識管理深度挖掘檔案管理的可塑性。

知識管理是處于不斷進步中的，而科學技術和互聯網技術的發展將會進一步促進知識管理的發展，使知識管理通過現代化技術進行領域探索，并通過科學技術帶動檔案管理的領域探索。知識管理的領域探索是極為廣泛的，包括管理方法、管理思想和管理理論等，且高于檔案管理的科技含量，管理方法也更為靈活，管理思想也更為超前，相比來說，檔案管理在管理方法、管理思想和管理理論等方面都落后于知識管理，為此知識管理應當將在探索過程中獲取的經驗投入到檔案管理中。

首先來說，在管理方法的探索領域中，主要集中在管理技巧和管理手段方面，旨在通過更為有效和靈活的管理方法加快檔案管理進程，檔案管理是為企業提供更為便捷和直接的服務。在管理理論的探索領域中，傳統理論是檔案管理發展的基礎和指導，但是隨著現代管理理論的不斷進步，檔案管理需要更為先進的理論作為探索指導，充分的理論指導將會對檔案管理進行逐步完善，在傳統理論中，檔案信息只針對檔案來源，即檔案信息由誰提供，但是現代檔案管理理論逐步擴大到檔案資料是在什么情況下、由誰進行提供，因此全面的理論指導將會進一步完善檔案信息。