檔案信息化建設對檔案工作規范化管理的促進作用

張新蓮

（博爾塔拉報社，新疆 博樂 833400）

前言

檔案工作規范化管理是各個企事業單位經營管理的重要一環，對于優化資源配置、實現成果借鑒、展現經營水準、提升經濟效益、增強本身競爭有著十分積極的意義。信息化建設與檔案工作規范化管理的結合是時代發展的必然，不過在檔案信息化的建設過程中只有抓住阻礙檔案信息化建設的問題，把握檔案信息化建設的重點，才能夠緊跟時代步伐，使其為檔案資源的運用整合提供便利的條件和堅實的基礎。

一、檔案信息化建設是促進檔案工作規范化管理的必然

（一）檔案信息化建設是檔案工作規范化管理的現代化邁進之路

信息化與智能化是當今時代發展的顯著特征，眾多文件的起草、簽發以及辦理等過程都可以通過計算機以網絡的形式呈現。而信息化建設也成為當今檔案工作規范化管理的關鍵程序和重要環節，在檔案的管理過程當中，可以通過目錄數據庫、全文數據庫的建立以及多媒體數據庫的融合實現檔案自動化一體化的管理流程，并且運用網絡化信息化的參與將相關的檔案進行收集和整理，實現信息的共享和融合[1]。可以說整個檔案管理的過程當中蘊含的內容具有全面性和豐富性的特征，信息化建設為檔案管理提供了一個新的載體，隨著信息技術的發展，檔案資料的信息價值得以提升，實現了全面性的發展，是檔案工作規范化管理邁向現代化之路的重要依托。

（二）檔案信息化建設是檔案工作規范化管理減少工作量的有效途徑

傳統檔案管理的過程當中各種檔案資料的記載，都是通過紙質文件來呈現的，隨著日復一日年復一年的累積，大量檔案材料的堆積不僅占用了大范圍的空間場地，在查找管理方面也無疑是比較有難度的，導致工作成本大大增加，管理難度也會隨著檔案的堆積而逐漸上升。而檔案信息化建設以網絡為載體，以電子形式存在，不僅減少了場地設施的浪費，也在很大程度上降低了檔案管理人員的工作量，讓整個檔案管理工作更加快捷簡便，無需繁瑣復雜的流程就能夠輕松實現查找和整理。這樣一來，相關的管理人員也就能夠將更多的精力放在管理質量的提升上。

（三）檔案信息化建設是檔案工作規范化管理發揮資源優勢的必然趨勢

當今時代對信息資源的掌控程度是革命大潮中決定成敗的關鍵因素，而檔案是促進社會和經濟雙向發展的寶貴資源，對于推動社會前進實現跨越式發展有著重要的參考意義。檔案信息化建設以國家檔案行政管理部門的管理制度以及組織體系為依托，緊跟時代步伐做出調整，促使檔案信息的資源實現智能化的處置以及管理，并在其應用的過程當中充分展現出信息化建設的優勢，最終實現檔案信息時效的延長以及寬度的拓展，且整個檔案形式也不再局限于圖文資料，而是實現了影音的拓展，從而豐富了檔案資源，并通過對其優勢的深度挖掘為社會各界發展提供重要參考，更好地發揮其社會化的服務作用[2]。

（四）檔案信息化建設是檔案工作規范化管理實現科學發展的重要體現

科學發展已經成為時代的主旋律，信息化建設也已經成為世界各國競爭的重要標準。信息化時代的到來為檔案工作規范化管理帶來了良好的機會，在科學管理理念的推動下，信息資源的掌控實現了與檔案管理工作進行深度融合，在信息革命的大潮中把握了前進勢頭，利用現代技術提升檔案管理質量，實現了文檔一體化的發展與建設，在媒體數據庫的建設過程當中將相關資料進行統一處理和整合，能夠及時地形成系統跟蹤與深度利用。并在改革和創新當中踐行檔案管理服務理念，促使檔案工作的輔助作用得以深度發揮，讓檔案信息化建設實現了與社會發展的同步，這是對國家發展策略的響應，也是實現科學發展觀念的重要體現。

二、抓住阻礙檔案信息化建設問題關鍵才能促進檔案工作規范化管理

（一）信息化建設滯后是阻礙檔案工作規范化管理的重要因素

信息化建設水平的高低直接影響著檔案工作規范化管理水平的高低，只有信息化建設得以完善和提高，檔案管理工作才能夠以其為依托邁向新的臺階。但當前眾多部門在信息化建設的過程當中對于計算機以及網絡平臺系統的應用缺乏一個統一規范化的標準，難以實現資源與規劃的協調。盡管很多檔案管理部門購置了高檔的硬件設備，但軟件的應用和開發有所欠缺，管理過程當中只能實現簡單的查詢，相關的技術性與科學性的利用難以深度發揮，因此制約著檔案信息建設的范圍和深度，嚴重阻礙了檔案信息化建設的步伐。

（二）缺乏統一標準和規范是阻礙檔案工作規范化管理的根本所在

任何管理過程都需要一個統一規范的標準，這是衡量管理水平的準繩，也是提高管理水平的根本所在。但當前檔案信息化建設尚未完善，眾多檔案管理機構缺乏一個統一的標準以及規范的制定，對檔案工作的實質理解有所偏差，認為檔案工作管理只是簡單的查詢和保管，所以即便在此過程當中實現了信息化技術的利用，但也不過是形式與面子上的功夫，管理過程當中水平參差不齊，相關的目項目檢索、整理歸納、以及檔案編號統計等方面比較隨意，整個檔案管理過程當中的信息化和科學性難以深度發揮。

（三）管理人員思想傳統難以與時俱進是阻礙檔案工作規范化管理的瓶頸

盡管檔案信息化建設進程當中信息技術是主體，也是實現檔案工作規范化管理的核心，但在此過程當中人力資源更為關鍵。因為人才隊伍的優化能夠為檔案信息化建設提供強有力的智力支持，并在整個檔案工作規范化管理過程當中踐行管理初心，實現信息化建設的靈活運用。但當前眾多檔案管理人員思想依舊比較傳統，尚未樹立與時俱進的思想觀念。例如說很多資質較深的管理人員的管理觀念依舊停留在紙質檔案當中，難以實現信息化技術的深度利用，對于計算機技術以及互聯網技術的操作未能熟練掌握，所以整個過程當中難以實現技術領域以及管理領域的有效銜接，導致檔案信息化建設受到了嚴重制約[3]。

（四）軟件系統應用薄弱，數據保護存在風險是阻礙檔案工作規范化管理的關鍵

檔案信息化建設能夠深度促進資源共享，實現檔案資料的擴張，但相關的缺陷也逐漸暴露出來。因為在資源共享以及利用的過程當中，難免會出現信息的泄露，所以軟件系統應用的薄弱、數據保護風險的存在也在一定程度上阻礙了檔案工作規范化管理的進程。盡管我國數據安全技術得以升級，但在快速變化的網絡環境之下，相關的威脅也在不斷產生，很多檔案管理部門會通過密碼以及防火墻的設置來防止資源的泄露，但從技術角度上講過于被動，未能實現持久有效的規劃規范化安全保障。

三、把握檔案信息化建設措施是推動檔案工作規范化管理的重點

（一）樹立信息化規范化檔案管理觀念，建設檔案管理新思路

檔案信息化建設的根本在于充分利用信息資源體系對整個檔案信息服務進行構建，不過在整個檔案管理過程當中，計算機數據的準備工作是一個龐大且復雜的工程，如若沒有一套科學規范的程序整個工作難度也會加大，因此在整個過程當中，應該充分樹立信息化與規范化的檔案管理觀念，思想意識上形成從紙質檔案管理轉向現代化信息檔案管理的轉變，切實通過對檔案數據組織的加工以及專題數據編研的工作加強來促進檔案工作的發展，結合電子信息技術的優勢，形成全新的管理思路，大力推進檔案管理信息化建設。

（二）統一檔案信息化規范化管理標準，配齊檔案信息化設施設

當前，我國在檔案信息建設方面已經開發出了諸多的管理系統，但在整個應用當中，應該結合本身檔案管理工作的特色，保障基礎設施與實際環境需求的契合，并對其實施規范化的管理，建立統一的管理標準，以實現卷宗完整化以及檢索的簡便化。例如說檔案著錄是檔案信息數據庫建設的第一步，所以在數據入庫之前，應該將文件的內容和形式以統一的規范和標準來進行詳細的分類編撰和記錄，形成數據條目以避免造成同一檢索點不一致的情況。更為重要的是，想要實現檔案信息化的管理，基礎設施的建設一定要完善。所以在這樣的過程中應該初步建成一個完善的檔案信息網絡，以實現答案信息互聯。另外，在基礎設施配備方面，相關的計算機、打印機、掃描儀等設備缺一不可，還應該加大檔案管理軟件的開發，使其形成集檢索、瀏覽、查詢等功能為一體的全方位融合系統。

（三）完善檔案法律法規體系，提升規范化管理科技信息含量

整個檔案信息化建設過程當中，科技的含量與網絡的優勢不容忽視，所以檔案管理部門應該以服務為基礎，不斷地進行新服務項目的開發以及新服務體系的引入。但在這樣的過程中以檔案法來進行管理工作的約束也是非常重要的，作為檔案事業的監督管理者應該以國家檔案法規為支撐，切實提高檔案意識和法治管理觀念，擴大檔案信息資源整合范圍并實現資源共享，檔案信息化網絡體系的過程當中完善監督體系，確保檔案管理的過程當中的明確權責、規范行為，進而實現有效的監督和有力的保障，同時加大查處檔案違法案件力度，擴大行政執法影響，確保整個檔案規范化管理的過程當中有法可依、合理行政。

（四）注重檔案管理人員素質建設，夯實檔案信息化建設規范化管理基礎

檔案管理人員的素質決定檔案信息化建設成敗，所以應該充分重視對高素質創新型人才的培養，建立起一支分工合理、素質過硬、結構科學的檔案管理隊伍。在這樣的過程當中首先應該建立一套完善的考核體系，確保檔案管理工作的規范性；其次，應該定期組織管理人員進行技術學習和業務培訓，使其充分接受先進科學的檔案管理理念，在檔案管理過程當中能夠熟練運用計算機工具、將網絡技術和通信技術結合到檔案管理過程當中，以此保障檔案管理工作的技術性和科學性；另外，整個檔案管理工作的政治性和機密性也非常明顯，所以相關的管理人員應當提高思想素質、加強思想政治建設、踐行檔案管理工作制度，以嚴謹的態度細致工作作風和堅定的立場來對待檔案管理工作，打破傳統的管理弊端，全面促進檔案資源信息化發展。

綜述

檔案信息化建設在整個檔案工作規范化管理的過程當中，不僅是現代化檔案管理的呈現，更能夠有效減少檔案管理過程當中的工作量，實現其資源優勢的深度發揮，也是信息技術背景之下科學管理和發展的重要體現。現階段檔案管理世界處于一個發展的黃金期，在這樣的過程當中一定要抓住阻礙檔案信息化建設的問題，把握檔案信息化建設的重點，加強信息化建設，才能夠切實提升檔案工作規范化管理，增加檔案資源的使用價值。