新形勢下事業單位文書檔案管理工作內容淺析

薛宇清

（云南省林業調查規劃院，云南 昆明 650051）

在事業單位中文書檔案管理工作是一種比較基本的管理工作，目前，事業單位文書檔案管理工作還存在一些問題，所以，事業單位還要加強文書檔案管理工作，為事業單位穩定發展帶來有利的信息保障。在實際工作過程中，事業單位管理者要改變思想觀念，要全面認識到事業單位發展中文書檔案的作用，在日常工作中對文書檔案管理工作加以重視，不斷完善文書檔案管理制度，還要制定適宜的獎懲制度，全面激起檔案管理人員工作的積極性，加大檔案管理人員的責任感，建立一支非常專業的文書檔案管理團隊。

一、事業單位文書檔案管理工作的重要意義

（一）有利于國家檔案管理體系的完善

事業單位就我國社會經濟、文化以及政治等方面起到很大的作用，其發展水平關系著整個社會的發展。文書檔案資料是記錄事業單位發展變化歷程的重要資料，要將其妥善保存和管理，才可以為國家各項事業帶來全面有效的歷史資料，并不斷完善我國檔案庫。

（二）有利于全面發揮法律憑證的綜合效力

事業單位的所有文書檔案，全面記錄了事業單位自身建設發展的過程和各項業務所涉及的一些內容，真實地體現出事業單位的每一面。從法律角度來說，事業單位的每項文書檔案在一定程度上都具有法律效力。在新形勢下，加大事業單位文書檔案管理，可以為相關機構對事業單位進行的各項檢查帶來具有法律效力的有關憑證與法律依據。

（三）為社會事業提供信息檢索服務

事業單位的文書檔案，以往一般是紙質形式，將事業單位發展和活動所涉及的各種信息進行了詳細的記錄，如辦公場地、業務范圍和每項活動消費等，將其詳細記錄于文書檔案中。同時，也詳細記錄了事業單位每項工作的具體情況與資產狀況。基于此，可以看出，事業單位每項文書檔案都是信息的寶庫。信息社會，信息是一種比較有價值的資源，對于事業單位大量的信息，如果不斷挖掘文書檔案內在的價值，一定可以促進事業單位的發展。此外，事業單位文書檔案有助于事業單位科學合理的決策。由文書檔案，得到各項信息，在進行系統分析，就能夠給決策帶來有用的信息，積累經驗和教訓，可以優化事業單位各項工作。

二、新形勢下文書檔案管理工作中的一些問題

（一）缺乏一定的重視程度

目前，大部分事業單位不夠重視文書檔案管理工作，所以，文書檔案管理工作成效即使不錯，還是難以用形式表達出來，管理人員也就不能通過文書檔案管理工作的提高而得到很高的成績，也就對此無較高的重視，文書檔案管理人員的工作內容也就是確保檔案不被弄丟，再用到檔案時候可以快速找出就行。這種情況也就造成其它工作部門在配合文書檔案管理工作時候趨于表面工作，可能還有些部門為了能夠較快地找到自己部門所用的檔案，會將其存留于部門內，而文書檔案管理工作卻無法全面收集最基本的檔案。

（二）文書檔案管理制度有待完善

缺乏文書檔案管理制度和文書檔案管理認識不夠之間有一定的聯系，從而造成文書檔案管理工作缺少相關規范性與完整性。文書檔案管理工作相對復雜，又加上不夠注重文書檔案管理工作，也就使文書檔案管理工作的進展比較緩慢。其考核制度也還不夠規范，致使文書檔案管理的規范性得不到較快的進展，也不能充分體現出文書檔案管理的價值。

（三）事業單位文書檔案管理人員的專業水平有待提升

文書檔案管理為了在實踐中取得良好的成果，就要更加深入的了解與靈活的使用文書檔案管理的專業知識與信息化。對于日益增加的文件和資料，想要確保有很高的工作效率，就要對文書檔案管理的方式進行優化。可是，現階段由于文書檔案管理工作是通過電子化辦公，會碰到一些不同的技術難題與較為復雜的理論知識，對管理者而言，需要在較短的時間內掌握較多的內容，而掌握使用方法是一個很大的難題。此外，在進行文書檔案管理時，要確保有真實有效的資料檔案，在確保文件安全性時也就要使用相關法律法規來完善，也要利用有關信息技術。這些對確保檔案的真實性與有效性有很大的作用。但是，要使我國在信息安全技術上的發展達到企業單位的需求，對有的技術人員而言還有一些難度。目前，許多文書檔案管理人員年齡稍大一些，無法快速接受現代檔案管理方法，由于主觀與客觀因素，致使學習知識的水平和積極性較低，所以，不能達到時代發展需要，也就影響到事業單位文書檔案管理工作的發展。

（四）文書檔案管理水平有待提升

通過調查研究發現，當前我國一些事業單位文書檔案管理人員不是專業的，對檔案管理缺少一定的認識，對檔案的收集、整理、分類以及管理工作了解比較少，有的檔案管理人員是被臨時借調的，所以，不會全身心的投入檔案管理工作中，要是不能及時改變該現象，事業單位文書檔案管理水平也就會從中受到一定的影響。

三、加強新形勢下事業單位文書檔案管理工作途徑

（一）相關管理人員一定要重視文書檔案管理工作

由于目前我國社會經濟發展較快，我國事業單位文書檔案管理也有了很大變化，在新形勢下，知識與信息是社會發展的主要因素，也將檔案管理的重要性體現出來。所以，事業單位領導人員對于文書檔案管理工作的作用要進行充分的認識，加大文書檔案管理工作力度，不斷優化檔案工作方法，并將事業單位文書檔案管理水平與工作管理效率進行相應的提升，給事業單位各項工作的進行帶來有利的信息依據。

（二）制定完善的文書檔案管理制度

制定完善的文書檔案管理制度是有效保證事業單位文書檔案管理工作順利進行的前提。也就要求事業單位全面根據自身的具體情況和檔案管理工作的發展情況，優化當前的文書檔案管理制度，并通過借鑒企業在檔案管理工作上的一些成功經驗，將文書檔案管理制度不斷地完善。此外，為了有效落實檔案管理制度，要制定相應的獎懲制度，在工作考核中加入文書檔案管理工作內容，對于工作成績好的工作人員，既要有物質上的獎勵，還要給予晉升空間，只有落實好檔案管理人員的職責，才能夠充分發揮激勵作用。另外，要想保證文書檔案管理工作的質量，事業單位一定要定期開展審核，制定科學與合理的審核機制，并能夠對文書檔案展開全面的審核，從而保證具有規范、有效與完整的文書檔案。

（三）加強文書檔案信息化的建設

文書檔案管理會涉及到許多比較復雜的工作內容。以往的管理方法需要大量的人力，也就會出現一些檔案遺留和一些工作上的錯誤。因此，在新形勢下，事業單位要將信息化建設用于文書檔案管理中。將文書檔案建立相應的數據庫，對于檔案資料類型種類多的，要有效地將其轉化歸檔，實現后期對檔案資料的自動化檢索與有效管理應用。事業單位還要不斷優化信息管理制度，明確對文書檔案實施信息化建設與管理的一些相關責任，并落實好相關人員的職責。此外，事業單位還要大力使用辦公一體化，并不斷設計使用文書檔案有關的管理軟件，大大提高管理效率。

（四）加強先進信息化技術的引入

在現代社會中，各行各業的發展都離不開信息化技術的支持。同樣，事業單位的文書檔案管理工作要想得到進一步的提升，也需要大力引入先進的信息化手段。事業單位文書檔案管理工作人員在實際的工作當中，可以根據文書檔案管理工作的特點來科學合理引入當前的一些先進的信息化手段，再結合一些先進的工作軟件，從而形成全新的管理模式，并能夠通過現代信息化技術手段來完成對事業單位內部文書檔案資料的整理與統籌，能夠及時準確的為單位領導的決策提供數據方面的參考，使事業單位文書檔案管理工作形成數字化和一體化的發展，并使事業單位的發展更加科學合理。當前的事業單位文書檔案主要是以紙質與電子版兩種，紙質檔案雖然不容易偽造和泄露，但在保存與資料查詢等方面存在著很大的不方便，相比較于紙質檔案，電子版檔案因為網絡原因雖然存在一定的泄露風險，但我們完全可以根據這方面需求，采取如加強防火墻設置，數據加密技術以及指定專門的管理人員等手段來增強檔案資料的安全性。不可否認，依靠現代信息化技術的支持，如利用eHR 系統可以統一協調部署單位內各項工作，做到各部門信息的及時溝通交流。另外，通過該系統，可以在線對所有工作人員各方的評定結果自動進行考核評分，并且可以對其考核結果進行智能化比較分析，并反映在文書檔案管理的內容中，為單位領導進行人事管理工作時提供一些參考，由此可見，作為新形勢下的事業單位文書檔案管理工作做好信息化技術的引入是非常重要的一項工作，必須要得到應有的重視。

（五）加強工作人員的管理

工作人員是事業單位各項工作的直接執行者，因此，要想提高事業單位中文書檔案的管理工作，首先要做的就是加強對文書檔案人員的管理，定期組織員工進行相關的培訓活動，比如可以在通過培訓活動的過程中，適當的穿插一些互動活動，讓大家講述自身在工作中遇到的一些實例，促進其相互分享和學習的機會，讓大家知道今后自己在遇到相同問題的時候，該采取什么的措施，這樣有助于提高其在文書檔案管理工作的經驗與能力。

結束語：

隨著當前我國社會經濟水平的不斷提高，我國的人均收入相比于過去也有了極大的提高，由于收入的提高使得人們對于生活質量也有了更高的追求。為滿足人們對生活質量的要求，提供國民更舒適美好的生活環境，我國各事業單位也在大力改進以前工作上的不足之處。而在此過程中，作為事業單位基礎工作的文書檔案管理工作，其工作內容的完善健全，可以更好地提高事業單位工作人員的素質以及更加合理的人員配備，能夠更快更好地適應瞬息萬變的社會發展中做出合理舉措，進而更好地服務于社會與民眾。