檔案管理過程中精細化管理方法分析

宋韶芬

（新疆阿勒泰市北屯鎮住房和城鄉建設服務中心，新疆 阿勒泰 836300）

單位檔案是單位日常工作的記錄，在長期發展中所形成的重要文件資料，真實反映出單位的發展進程。對于檔案管理來說，不僅能夠記錄單位的發展過程，更為重要的是反映出各級領導以及員工的工作狀態，是落實人員管理的重要資料。從這個方面出發，檔案管理有序進行，提高檔案管理的水平，才能促進單位的穩步發展和進步。基于此，檔案管理人員應該研究和分析提高檔案管理效率的方式，促進該工作順利進行。

一、檔案管理過程中精細化管理的意義

（一）給企業提供最好的服務

精細化管理是重要的管理思想理念，對于單位發展有著重要的價值。要想實現管理理念深入發展，需要引導單位文化創建，只有這樣才能保證企業內部思想上的統一，所有員工都能夠為企業發展付出自己的努力，保證精細化管理有序開展和落實。

（二）推動企業的可持續發展

現代社會競爭壓力增大，企業面臨著巨大的生存壓力，要想取得長遠發展和進步，就要做好內部管理工作，需要逐步引入精細化管理手段，提高檔案管理的總體水平。因為企業內部檔案全面地記錄了企業發展中的各項資料與文件，所以單位的檔案管理人員需要積極總結經驗教訓，對于檔案管理精細化有深刻的認識，明確工作思路和方法，保證單位管理工作順利進行，給企業的可持續發展起到一定的促進作用。

（三）能夠實現科學的崗位規章

任何工作的開展都是“人”進行的，所以人對于工程質量和效率有直接的影響。對于人的管理尤為重要，需要設定科學合理的管理制度，保證工作效率和質量。單位管理人員制定出切實可行的精細化管理制度，包含一定的激勵措施，才能促進人員工作積極性的提升。而管理制度的設定，一方面要從檔案管理實際情況出發，另一方面需要確定崗位職責，這樣才能保證檔案管理順利實施。

二、精細化管理方法分析

在檔案管理工作開展的過程中，精細化管理的方法應用需要從以下幾個方面入手，才能夠將精細化管理方式的效果發揮出來。

（一）落實精細化管理標準

企業檔案管理開展過程中，需要按照工作標準落實各級管理人員的工作標準和要求，管理人員在了解自己的工作任務后，制定出精細化管理措施和流程，詳細規定編碼、分類、檔案、資料、整體過程的全面管理和控制，實現各個檔案管理階段的精細化管理標準，消除檔案管理混亂的問題，讓檔案完整的保存下來，為今后檢查提供基礎。需要注意的是，在進行精細化管理標準制度落實的過程中，需要根據檔案管理的要求以及檔案管理工作的內容，細致性的區分各種檔案管理的標準，從而按照標準的方式開展管理，只有這樣子才能夠將檔案管理的水平提升。

（二）運用精細化管理方法

企業需要重視檔案管理工作，各級檔案管理人員實現精細化管理和控制，如果有人員沒有按照崗位工作要求進行檔案管理，應該予以嚴厲處罰，嚴重不遵守規定者，給予開除，可以有效地凈化檔案管理團隊，執行相關的管理流程和制度，從而可以保證檔案管理順利進行，保證檔案管理工作質量和標準，實現精細化管理。

此外，檔案管理流程要盡量簡化，可以使得檔案管理工作順利進行，達到精細化的標準，以防止在檔案管理工作發生差錯的問題，可以有序組織開展歸檔、管理、分類、存檔等，如果企業在檔案管理中沒有實施精細化管理措施，也就無法實現檔案管理的有效控制，存在檔案丟失、缺損等問題，極大的影響企業的發展和進步。因此，企業實施精細化檔案管理措施，嚴格按照規定開展工作，發揮出精細化管理的優勢，保證檔案管理工作有效落實，各項有效開展進行，促進管理效果和質量的提升。

（三）落實標準化檔案管理流程

全面分析和了解檔案管理工作效率較低的原因，主要是管理方式不合理，管理人員在日常工作中，缺乏有效性，細節性工作管理和控制有著嚴重的問題，分類不明確。為了改變這一現狀問題，企業需要嚴格落實檔案管理的流程，各個環節都要符合精細化管理的標準，認真做好分類和歸檔管理工作，結合不同檔案內容進行分類管理，不同類型的檔案存儲在不同的位置上，保證各類檔案都能夠實現合理的分類和精細化管理，實現流程的規范化管理和控制，真正體現出精細化管理的優勢，促進檔案管理總體水平的提升。

因此，檔案管理要想提高管理水平和質量，就要嚴格執行標準化、精細化管理的標準與要求，做好流程管理和控制，實現檔案管理規范化控制，實現人員有效管理和控制，符合精細化管理標準，同時還要積極的改進和完善，適應企業檔案管理的要求。此外，還要做好精細化流程規定，達到規范化的標準，禁止存在檔案不完善、缺失等問題。

（四）管理中落實獎罰機制

要想檔案管理工作不會有任何的錯誤和問題，就要在檔案管理實施中嚴格落實獎罰機制，對于遵守管理規定的人員給予必要的獎勵，而違反管理規定的人員給予嚴厲的懲罰，以起到警示的效果，可以保證各級管理人員在工作進行中達到精細化管理的要求，認真完成各項檔案管理工作，嚴格執行精細化管理的流程，保證檔案管理高效、準確的完成，提高管理的效果，防止檔案管理有任何問題出現。

因此，檔案管理實施中，除了嚴格遵守管理規定后，設定符合要求的獎罰機制是非常重要的，這是檔案管理的重要舉措。只要是發生了珍貴檔案損失的情況，立即追究相關人員的責任，處罰責任人，管理人員應該做好精細化檔案管理的措施，達到細致、高效的管理，實現管理效果和水平的提升，任何一份檔案都被完好地保存下來，提高檔案管理的總體水平，為企業實現長遠發展起到積極的作用。

（五）提高企業檔案管理工作者的職業技能

在檔案管理過程中想要達到精細化管理的要求，這需要從以下幾個方面入手。首先對于信息化管理的特征需要給予一定的肯定，也就是在實踐的過程中通過網絡立足于節點傳播以及大數據的集成化利用，在滿足于精細化管理要求的基礎上，需要根據檔案管理的要求將針對性的管理計劃制定出來。其次，根據檔案管理信息化的特征，要求對崗位的職能進行科學劃分，保證各個崗位工作人員的職業技能得到精細化的控制，無論是從信息管理特征分析或者是從專業人員的精細化實施分析，都需要將檔案管理工作的職能以及應用要求相互一致，所以在企業檔案管理工作開展的過程中，需要將其的職業技能提升，從而給精細化管理工作開展奠定良好的基礎。在具體操作的過程中建立相關檔案管理人員，開展專門的培訓工作，也就是借助于各種相關考核的方式，對檔案管理工作人員的能力進行綜合分析，然后對相應的檔案資料審理，收集以及檔案分類能力培訓，使其能夠在工作開展的時候切實將自身的作用發揮出來，從而保證檔案管理的完整性。

結語

總而言之，在檔案管理過程中對于檔案管理資料的要求非常高，因此必須要采取精細化管理方式應用才能夠達到檔案管理的要求。在以上分析中對精細化管理方法，在檔案管理過程中的應用要點進行了深入研究，目的在于提高檔案管理水平促進企業的不斷發展。