信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考

馬彩萍

（青海省政務服務監督管理局，青海 西寧 810000）

行政事業單位的檔案主要載有與社會發展背景下的經濟建設有關的資料，這有助于提供有助于監測的資料。隨著信息技術的進步，檔案管理發生了變化，采用了一種新的管理模式，使檔案管理數字化。然而，實際檔案管理仍然是行政事業單位面臨的挑戰，需要對檔案管理進行深入研究，以促進檔案的科學發展。

一、信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化概述

（一）信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的重要性分析

信息時代的到來對各部門的發展產生了巨大影響。對行政事業單位而言，科學探索加強檔案管理至關重要。一方面，對于行政事業單位來說，檔案是記錄一個單位或某個重大事項等發展過程的重要材料，準確、詳細地記錄了在各個階段發展的整體經驗過程。因此，行政事業單位可以借鑒可持續發展戰略。在信息時代，通過將信息技術和工具與基本的檔案管理工作結合起來，可以不斷提高科學管理的效率，使檔案管理進一步標準化，提高檔案信息的附加值。另一方面，加強檔案管理的科學探索必須充分考慮到國家政策的要求和行政事業單位的特點。可以看出，隨著行政事業單位改革進程的深入，行政事業單位需要更好地了解檔案管理情況，以便更好地分析、預測和協助作出決定。信息技術和工具結合和分析所有類型的信息，同時考慮到內部現實和信息技術帶來的市場變化。此外，在新的時期，國家對行政部門的檔案管理提出了新的要求。只有繼續加強檔案管理和信息技術的有效整合，才能實現更好的協同增效，并使檔案管理不斷現代化。

（二）信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的作用

第一，科學檔案管理是信息社會發展的必要條件。隨著媒體設備和網絡技術的發展，人們的生活方式發生了巨大變化傳統的檔案管理方法已經過時，目前檔案管理的系統化、聯網和標準化已成為我們的新目標。因此，我們必須密切關注社會和科學的發展，努力不斷創新和提高檔案管理的科學水平。第二，檔案的科學管理是行政事業單位有效、有序和協調運作的必要保證。檔案管理的性質本身就是行政當局歷史的一個重要體現，其中載有對其過去活動的事實說明。從管理人員和決策者的角度來看，一方面可以充分了解單位基本檔案管理方面的情況，另一方面可以根據執行單位實際情況及時調整和制定執行檔案管理的發展戰略；還可以在檔案管理人員中發掘優秀的檔案管理人才，來提高檔案管理的發展水平。

二、行政事業單位在檔案管理上的現狀

（一）管理系統并不完善

許多單位并不重視檔案管理工作。雖然在檔案管理制度中存在，但在實踐中執行不力，管理機構的職責沒有得到履行，使管理制度成為一種制度。與此同時，檔案管理是最基本的活動領域，這是一個令人厭煩的問題，其結果也不清楚，這使得許多管理人員和核心工作人員很少注意到這一點。一些管理人員將檔案管理視為后臺工作，不涉及評估內容。外部工作人員沒有注意到的是，不但管理人員不重視檔案，而且認為檔案管理并不重要，只被視為一項例行的保存和復制工作。因此，整個檔案的收集、整理、分類等工作程序并不被單位重視，而且長期以來檔案管理并不科學、不規范，這意味著用于檔案管理工作的資金很少。通常，當檔案管理人員需要更改設備設置時，被單位認為檔案管理并不重要，并且不需要在每次管理設備時頻繁更換設備。檔案管理處的工作環境相對簡單，設備落后，機柜相對破損，沒有現代化的管理設備，影響了管理人員的工作。

（二）干部素質低

所有檔案管理任務都是復雜和不一致的，要求管理人員保持較高水平的專業精神和連續性。如果不在這方面投入財政和人力資源，就很難有效地管理檔案。行政事務處正在進行改革，以減少工作人員人數，建立更現代化的工作人員征聘制度，并加強各部門之間的調動。因此，許多人沒有接受檔案管理方面的培訓，或被調到其他部門，這不利于提高檔案管理方面的專業技能和管理人員的素質。檔案的科學管理已進入檔案管理，檔案網絡管理的趨勢也與時代的變化同步。但是，有些設備沒有自己的網絡管理系統來管理文件。一些單位有自己的網絡文件管理系統，但沒有專門負責維護的高級管理人員，因此成為一種網絡管理系統。一些單位繼續采用傳統的紙面記錄管理，這不僅影響了檔案的長期保存，而且使檔案的管理效率低下，降低了搜索和檢查的效率。

三、信息化背景下加強行政事業單位檔案管理科學化的對策探究

（一）提高檔案管理的重要性，完善制度，加強組織管理

行政事業單位檔案管理是一項核心活動，反映了行政事業單位的發展，是科學管理辦法的延續和體現。因此，需要更加重視檔案管理。檔案管理的內容復雜，與每個管理人員和雇員的利益密切相關。因此，目標是通過各種途徑提高所有成員對檔案管理的認識，與有關部門和工作人員積極合作，收集和歸檔檔案信息，提高檔案的完整性和一致性，并根據國家檔案管理政策的要求加強機構建設建立一個全面的檔案管理系統，包括全面的內容，明確規定檔案管理的基本目標和要求，檔案管理計算機化的標準和方法，不同檔案管理部門之間的責任分工，檔案管理標準以及獎勵和威懾措施。這樣，每位檔案管理人員都可以認識到自己在檔案管理方面的責任，同時根據實際情況動態補充檔案管理內容，找出不足之處，有效提高檔案管理的標準化程度。

（二）增加檔案管理投資，創造良好的檔案管理環境

在計算機化的背景下，基本檔案管理設施和設備是各事業單位進行科學檔案管理的必要條件。我們需要建立專門的檔案庫和文件柜，引進先進的檔案管理設備，進行計算機化的檔案管理，對檔案進行詳細的分類和保存，并在檔案借用時直接存入檔案管理系統，以便能夠很容易和迅速地查看檔案狀況。

（三）在計算機化的背景下，為實現各行政事業單位檔案的科學管理，有必要加強檔案管理人員的專業培訓

提高檔案管理員的專業技能對于提高檔案管理的總體水平至關重要。因此，需要定期培訓檔案管理人員，以確保他們了解檔案管理的重要性。除了具備必要的專業技能之外，還需要重視檔案管理方面的持續培訓和學習，掌握檔案信息化管理方法，以適應信息化背景下檔案管理的新要求。在選擇檔案員時，行政事業單位應確保他們擁有穩定的工作人員，并減少他們的流動性。

（四）加快檔案管理信息化進程，實現檔案管理科學現代化

隨著信息時代的到來，對檔案管理現代化提出了更高的要求。這將需要檔案管理部門增加對計算機等現代技術和設備的投資，建立有效和可靠的檔案管理系統，準確和迅速地指導檔案信息，實現檔案管理的自動化和計算機化，并提高檔案檢索的效率。此外，應強調對專業人員進行技術培訓，使他們能夠靈活使用現有設備和系統。只有這樣，才能有效利用檔案資源，適應信息發展的需要，更有效地為業務工作和社會服務。

結束語

總之，由前文可知，行政單位檔案管理的主要目的是為行政事業單位的日常管理過程提供準確和全面的數據信息，以便不斷提高行政事業單位的管理水平和總體實力。隨著中國信息技術的迅速發展，為了實現信息化背景下的行政機關檔案科學管理，需要不斷創新檔案管理技術，深入了解檔案管理，加強檔案管理人員的專業培訓，避免傳統模式的某些問題。因此，我們可以看到，檔案管理并非一成不變，需要不斷采用新的管理方法和技能，以促進信息檔案在新的時期的發展。