加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新思考分析

張雪

（四川省安岳縣人才交流服務中心，四川 安岳 642350）

隨著時代不斷發展、社會不斷進步，事業單位人事制度也得到了相應的優化和完善。干部人事檔案作為事業單位人才管理的重要載體，記載了單位所有員工個人身份、學習經歷、文化程度、工作經驗等信息，其管理水平與員工薪資待遇、勞動福利、崗位競爭有直接影響，同時關系到事業單位是否能夠知人善用、人盡其才。尤其近年來，事業單位信息化水平不斷提高，將信息技術與干部人事檔案管理相融合，不僅是提高管理效率和質量的有效途徑，也是促進事業單位穩定發展的重要渠道[1]。

一、干部人事檔案信息化管理的概念和優勢

（一）概念

隨著科學技術不斷進步，信息技術應用范圍越來越廣泛，將信息技術與干部人事檔案相結合，不僅能夠提高檔案管理效率和質量，還能夠彌補傳統紙質檔案管理存在的不足之處。簡單來說，干部人事檔案信息化管理，就是通過掃描、復制等形式將紙質檔案轉化為數字檔案，并將其存儲于計算機系統中，以此來保證檔案資源的完整性和安全性，同時為檔案查詢和更新提供便利。

（二）優勢

第一，有利于提高檔案管理效率。事業單位在傳統干部人事檔案管理過程中一直沿用人工管理模式，這種管理模式需要管理人員花費大量時間和精力對檔案資源進行分類、整理和保存，不僅管理效率較低，而且容易出現人為失誤，無法為事業單位人事管理提供準確依據。而采用信息化管理方式，能夠有效彌補傳統人工管理存在的不足之處，不僅能夠提高檔案管理效率和質量，還可以為檔案資源查詢、檢索提供便利[2]。同時，利用信息技術資源共享特點，還可以有效提高檔案資源利用率。

第二，保證紙質檔案資源的完整性。紙質檔案資源在管理過程中，受環境、人為等客觀因素影響容易發生質量問題，導致檔案資源缺失或損壞，嚴重影響干部人事檔案資源的完整性和安全性。而采用信息化檔案管理方式，可以通過掃描、復制等方式將紙質檔案錄入計算機系統，如此則可以減少紙質檔案翻閱頻率，從而提高檔案材料原件的完整性。另外，電子檔案保存便捷、查閱方便，有利于為事業單位人事管理奠定基礎。

第三，提高事業單位信息化水平。干部人事檔案信息化管理，能夠實現檔案資源實時共享目標，能夠為事業單位績效考核、人事管理、崗位調度等工作提供準確信息依據[3]，有利于提高事業單位信息化管理水平，為事業單位信息化建設增加濃墨重彩的一筆。

二、干部人事檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化管理意識薄弱

現階段，部分事業單位在傳統檔案管理過程中仍然采用人工管理模式，由于檔案管理工作具有專業性和復雜性特點，并且工作量較大，所以在管理過程中容易出現各種問題。尤其新時期背景下，事業單位信息化建設水平不斷提高，如果干部人事檔案管理工作仍然沿用傳統管理模式，則無法充分滿足單位發展需求，不利于掌握單位人才狀況。而引發這一問題的根本原因，在于事業單位缺乏檔案信息化管理意識，認為信息化管理會增加資金投入，提高單位運營成本，這也導致事業單位干部人事檔案管理效率不高，無法為人事管理工作提供保障。

（二）信息化建設水平不高

事業單位干部人事檔案管理工作需要做到真實、客觀、準確、全面。但結合部分單位發展實際情況來看，受基礎設施建設落后、制度規范存在不足等因素影響，導致檔案管理水平不盡人意。具體來說，事業單位在干部人事檔案管理過程中，由于資金投入力度有限，所以在信息化管理方面嚴重缺乏軟硬件設施。另外，管理人員作為干部人事檔案管理工作的執行者，其專業水平和綜合素質也能夠直接影響管理效果。但結合實際情況看，事業單位檔案管理人員雖然經驗豐富、技術成熟，但是信息化水平參差不齊，在信息技術操作方面存在局限性，在一定程度上阻礙了干部人事檔案信息化管理順利實施。

（三）檔案資源共享利用率較低

雖然新時期背景下，大多數事業單位都認識到干部人事檔案信息化管理的重要性，并為檔案管理工作配備了相應的計算機設備和軟件系統。但是由于硬件設備維護管理不到位、軟件系統更新不及時，導致事業單位檔案信息化管理仍然處于初級階段[4]。另外，現階段事業單位還沒有形成健全、統一的信息化建設標準和規范，導致單位在軟件系統和數據庫建設方面存在不兼容現象，無法滿足檔案資源共享目標，這也使得事業單位干部人事檔案出現“信息孤島”問題，不利于提高檔案資源利用率。

三、加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新路徑

（一）提高檔案信息化管理意識

信息時代為事業單位發展帶來了廣闊機遇和全新挑戰，為了能夠更好地順應社會環境，事業單位需要從實際入手，穩固人才隊伍，有效提高單位工作效率和質量。為滿足這一需求，需要事業單位轉變干部人事檔案管理理念，提高檔案信息化管理意識。具體來說，事業單位需要強化培訓力度，提高檔案管理人員綜合素質和信息化管理意識，使其充分認識到檔案信息化管理的重要性，可以通過系統培訓方式，面向管理人員灌輸現代化管理理念和專業知識，全面提高管理人員專業能力和綜合素質[5]。保證在檔案信息化管理過程中，能夠有效提高管理質量和水平，堅持分類保管原則，尤其針對一些瀕危檔案資源，需要借助微縮、裱糊等方法搶救，如此不僅能夠延長傳統檔案資料的時限，也是信息化檔案的優先考慮。在此基礎上，還要強化檔案管理人員信息化水平，要求管理人員熟練掌握信息操作技巧，熟練運用軟件和設施設備，從而保證信息化管理工作順利展開。

（二）強化基礎設施建設水平

事業單位干部人事檔案信息化管理不僅需要人才的支撐，還需要基礎設施的配合。所以，新時期背景下，事業單位需要進一步強化信息化基礎設施建設水平。具體來說，首先，事業單位需要增加資金投入力度，為檔案管理工作配備先進的計算機硬件設備，實現全面管理電子檔案資料目標，從電子干部人事檔案的收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面，實施全過程控制和管理，從而促進干部人事檔案向自動化、標準化、規范化、共享化趨勢發展。其次，積極與第三方企業合作，及時更新和升級檔案管理系統，在保證系統具備功能性和實用性的同時提高其安全性，避免檔案資源泄漏，為員工個人安全帶來不良影響。同時需要解決不同系統無法兼容的問題，實現檔案信息資源實時共享目標，為事業單位人事管理奠定基礎。最后，做好設施設備維護管理工作，通過日常維護和定期維護，保證設施設備運行正常。

（三）完善和健全檔案信息化管理制度

干部人事檔案信息化管理工作具有復雜性和系統性特征，需要依靠健全、完善的管理制度作為保障，所以事業單位需要結合《中華人民共和國檔案法》以及《電子文件檔案與管理規范》條例進行分析，從檔案管理實際情況出發，探索原有制度體系中存在的漏洞和不足之處，并對制度進行優化和完善，將不合理制度廢止，同時借鑒其他單位或企業檔案信息化管理成功經驗和做法總結新制度，以此來指導事業單位干部人事檔案管理工作順利實施。具體來說，事業單位各科室需要構建電子文件歸檔制度，并指定專業人員負責電子文件歸檔工作，保證電子檔案不散失、不損失、不失真。同時強化檔案管理工作中形成的具有參考價值，并且記錄與光盤、磁盤等載體的干部人事檔案管理工作，保證電子檔案歸檔、驗收、編目、保存、管理等工作完全遵循相關制度。在此基礎上，需要明確劃分檔案管理職責，保證管理人員各司其職，發生問題可以及時追究到個人，從根源上避免互相推諉，從而提高干部人事檔案管理水平。

結束語

綜上所述，科學管理事業單位干部人事檔案，是提高單位工作效率和工作質量的有效途徑，也是穩固企業人才隊伍的重要措施。尤其新時期背景下，事業單位需要廣泛吸納人才，為員工隊伍注入新鮮血液，所以做好干部人事檔案管理工作至關重要，需要事業單位給予高度重視，并強化信息化建設水平，實施信息化管理模式，在提高管理水平的同時，為檔案查詢和檢索提供便利，從而提高檔案資源利用率。