企業數字化檔案管理工作的實踐與探討

孫路

（黑龍江水運建設發展有限公司，黑龍江 哈爾濱 150026）

所謂企業檔案數字化建設，主要是指企業在檔案管理過程中，利用計算機技術、掃描技術和數據庫技術，逐步將傳統的紙質檔案信息轉化為數字化信息，實現檔案的高效管理，提高檔案管理質量。企業檔案數字化將從以下三個方面進行探討。

一、加大檔案建設資金投入

到目前為止，一些企業在檔案建設過程中資金投入相對不足，檔案部門的管理者在數字化建設中面臨許多問題。特別是如果沒有大量的資金支持，很難使用先進的硬件設備進行配置，也不可能解決數字檔案管理過程中遇到的問題。企業需要優化所有資源。企業在配置檔案部門硬件設施時，應始終以企業發展為標準，定期升級、優化和維護檔案部門所需的所有設備，包括掃描儀、計算機等設備，以提高檔案設備的整體使用質量。在檔案管理過程中，資源共享，確保管理效果能夠逐步提高。此外，由于網絡技術的穩定性差，不同企業在數字文件管理過程中遇到了病毒或非法入侵等問題。在某些情況下，企業中的系統會崩潰，但在某些情況下，企業中的檔案會直接丟失，因此企業有必要設立數字檔案技術部門來管理所有的系統。企業進行數字系統檔案管理時，需要設置和優化系統參數。掃描數量有著非常重要的影響，因此需要構建一種新的高掃描分辨率的設備，以保證掃描過程中的掃描質量和圖像清晰度，提高整體掃描效果。在分析掃描效果時，需要考慮不同文件的重要性，然后進行掃描。對于需要高清的圖片或文件，我們可以根據企業的現狀優化掃描儀。

二、建立規范的檔案數字化管理系統

隨著科學技術的飛速發展，我國現在正處于現代信息化建設的時代，網絡技術的支持使得檔案數字化管理系統本身實現了資源共享。在系統管理的過程中，包含了很多不同的實體文件，系統管理需要分析這些獨立的文件信息。所以要求所有硬件設施都要有比較強的兼容性，以保證檔案管理在實踐中的效果得到提高。為了規范檔案管理的整體質量，需要制定統一的數字化管理體系，并對數字描述、全文數據庫、描述和索引等一系列內容制定相應的標準，以保證管理過程中檔案管理的規范化。由于檔案信息本身是一個相對較大的系統資源，在進行檔案數字化管理時，應該進行選擇性的數字化管理，也就是說，應該首先對企業的一些重要檔案進行數字化管理，以確保所有重要檔案歸納管理的質量更好，工作人員可以隨時隨地檢索檔案，并根據檔案中包含的內容幫助企業發展。所有重要文件的數字化管理旨在真正提高企業文件管理的整體效果。在數字文件管理中，需要分析文件的內容和文件的重要性。確保以前存儲的所有文件都清晰可辨，并且這些內容可以數字化。如果原始文件本身存在字跡模糊、無法準確識別文件中表達的內容或文件本身順序混亂等一系列問題，需要對文件進行修復和恢復，以確保文件中的所有內容都能準確記錄下來，然后才能逐漸轉換為數字文件。所有數字化文件在掃描前都要求清晰可見并有序排列。掃描時每個文件的字跡要清晰完整，掃描后要盡快恢復文件的原貌。在管理過程中，需要給每個檔案管理部門分配具體的職責，提高管理的整體效果。

三、加強檔案數字化的加工處理

在開展數字化檔案加工處理時，應考慮到如何對檔案的紙質版本進行處理。檔案的紙質版本如果處理不當，就難以構建出良好的數字化檔案管理。對數字化檔案管理進行處理時，從理論上來講，想要在當前企業中實現全部的數字化檔案建設，紙質化檔案向數字化檔案處理的過程中，所需要消耗的時間較長。這一加工處理方式不僅要消耗大量的時間，也會出現一些重復信息，針對不必要的檔案信息并不需要對其進行全部的數字化處理。在進行數字化處理之前，應分析哪些檔案是重要的，哪些檔案是不重要的，只有紙質檔案與我國或者與企業的相關要求相符，才可以對其進行加工處理，而不需要對其進行加工處理的檔案，則可以一直以紙質檔案的形式進行存檔，并不需要將所有的檔案全部都做到數字化處理。在以往企業開展數字化檔案處理過程中，所需要涉及的工作環節較多，不僅需要對檔案進行簡要的梳理、管理、存儲、備份、掃描等，還需要對檔案進行編目，這些工作環節在一定程度上直接加大了在開展檔案管理時的難度。為此，在加工和處理檔案的過程中要建立健全相關的制度，并且始終配備高素養的檔案管理人員。隨著信息化進程的不斷加快，在開展數字化進程管理的過程中，需要對全部檔案管理人員的工作素養進行提升。作為檔案管理人員不僅要掌握傳統的檔案管理方式，還需要能夠熟練地應用當前的檔案管理方法，充分地發揮出專業設備所具有的獨特價值。

企業可以通過在社會中招聘更多優秀的檔案管理人才，或者是對企業內已經在工作的工作人員進行培訓，從兩個不同的方面來提高企業內檔案管理人員的綜合素養。作為企業的管理者，應根據企業現行的實際狀況去提高企業對數字化檔案管理人員的招聘門檻，可以通過各式各樣不同的途徑對人才進行篩選，比如說優先選擇本身具有數字化檔案管理經驗的工作人員，或者是數字化檔案管理專業院校畢業的人才，以及通過考試來考驗應聘來的工作人員，判斷其自身的專業素養如何，使這些專業人才能在更短的時間內適應企業、滿足企業對該崗位的實際需求。在上崗之前應對所有的工作人員進行專業素養的考核，讓工作人員了解到本崗位的實際需求，了解工作人員的專業素養以及優勢，按照優勢進行工作分配，能提高工作質量以及工作效率。除此之外，還需要對檔案管理人員進行合理的培訓，幫助企業增加更多具有高素養、高科技的復合型人才儲備。在培訓的過程中需要對檔案管理人員的信息收集能力、信息處理能力進行培養，還需要培養檔案管理人員的數字技術以及計算機通信等一系列技術。與此同時，企業還可以設定考核制度，定期對所有檔案管理人員進行考核，針對考核質量優秀的工作人員給予一定的獎勵，而針對考核能力較差的工作人員則需要給予一定的批評，促使檔案管理人員明確專業素養的重要性。完善的檔案管理制度可以幫助企業在做出決策時找到堅實的數據基礎，促進企業長期且穩定發展。在開展數字化檔案管理過程中，應認知到企業當下的檔案管理質量，向著數字化管理方式進行改變，做到統籌規劃、均衡發展，實現資源共享、突出重點，充分地對工作人員進行管理，才可以提高數字化技術的培訓質量，培訓更多具有數字化檔案管理專業型的人才。

四、結論

綜上所述，當下我國在經濟發展的過程中，需要不斷提高企業檔案管理的整體質量，并且充分發揮出數字化檔案管理信息相比于傳統檔案管理的優勢，提高企業在調出檔案或者是錄入檔案時的速度，讓企業的工作質量得到提升。