談談工程技術研究的檔案管理

魏振林

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

一、工程檔案管理內容

（一）工程施工資料。

工程施工資料包含的內容眾多，其主要涉及到應急策略規劃、項目資金獲取與使用規劃、工程項目選址，其中工程項目選址是指自然市場資源、地質水文、氣候、經濟格局等在內的選址。也包括工程項目設計資料(是包含基礎設計、細節設計和概念設計在內的資料)、規劃方案對比、招標投標資料、各級會議內容、各類合同協議等。此外，工程建設規劃的資料應包含年度規劃、施工單位、各級別規劃書、物料供給、器械供給、合同協議以及資金數量、調研報告、訂貨數量、人力籌劃、人員培訓、建設常規手續辦理等等在內。工程項目的安裝包含的檔案資料，包含合同協議、財務記錄、項目咨詢資料、事故發生與處理記錄、投標招標文件、工程運行資料、監理方資料、各級管理資料、會議與研討會資料、工程安裝控制和協調資料等等。工程運行涉及的檔案資料，主要有各種規章條例、薪資體系、設備特性、涉筆操作規范、財務籌劃、項目運行規劃、管理體制、經營形式、人員聘請、人員培訓、建設工藝、資產管理等等。當工程項目完成交付使用時的檔案資料，包括甲方資料、承包單位資料、供方資料，其中甲方業主的資料應當根據資料時間與類型進行詳細的歸類，承包單位和供方的資料依照竣工的相關文件要求進行組卷，主要指試運行情況、資金結算情況等。

（二）經營使用資料。

工程項目的經營使用包括項目的實施目標、投資收回時長、收益創造，具體的檔案資料內容是指，工程項目竣工后的評估資料，即工程建設完成和投資計劃的對比資料，工程建設中原方案的修改及優化資料，項目建成投產的實際效益與預計效益的對比資料，項目經營管理的其他資料，這主要指的是經濟環境的評價以及工程項目趨勢分析等資料。

二、加強工程檔案管理的對策

（一）增強檔案管理意識

提高《檔案法》及其相關法律規范宣傳力度，增強檔案管理意識，創設出良好的檔案工作環境。要加快普及檔案知識，在單位培訓內容中納入檔案知識，讓更多人員認識到做好公路工程檔案管理工作的重要性。單位領導要提高對檔案工作的重視程度，在設施、設備、人員、經費上給予支持。檔案管理人員要具備良好的服務意識，以高效的服務提高檔案管理水平。另外，做好施工、財務、監理、設計等部門的協調溝通工作，通過各部門共同努力配合，營造檔案管理工作齊抓共管的局面。

（二）加強體制機制創新

1.規范工作標準。在實際工作中，必須將該辦法落到實處，從細節處入手，突出重點，有序實施，讓工程檔案管理工程更加科學、標準與規范。

2.加強檢查指導。建設單位檔案部門是工程檔案的主管部門，應承擔其相應責任，做好對建設、施工等單位檔案工作的指導工作。可以建立檔案管理臺賬，及時了解檔案管理動態信息，并到工程現場開展指導工作，妥善解決檔案管理總存在的問題。另外，要分清重點環節與薄弱環節，細致開展各階段驗收檢查工作。檔案人員要積極參與工程調度會、技術研討會和設計交底會，準確掌握工程整體進度，提高檔案工程的實效性。

（三）實現檔案信息化管理

要積極適應工程項目的現代管理模式，將計算機計算充分應用到工程檔案管理工作中，并加大檔案管理軟件開發力度，逐步建立起電子檔案管理數據庫，實現工程檔案電子化與電子檔案信息共享。同時，還要建立健全的工程檔案信息資源體系，并不斷提升工程檔案管理的效率與水平。

（四）定期組織業務培訓

開展多層次、多形式的工程技術、檔案管理等業務培養工作，讓參建單位工程技術人員了解檔案管理知識、檔案人員了解工程建設專業知識，從而讓工程技術人員與檔案人員知識結構得到優化，并實現自身知識面的拓展。檔案人員在進行業務學習的過程中，也要加強對計算機、網絡、現代管理理論與方法的學習，實現自身綜合素質的提升。另外，檔案人員要切實增強服務意識，找準定位，踏實工作，樹立高度的事業心與責任感，扎實做好公路工程檔案管理工作。

三、加強檔案管理構成與制度建設

設立專門的工程技術檔案管理職能部門，就部門工作的職責，部門工作的設施與要求部門的人員配置等做出明確的說明與細化。設置科學的工程技術檔案管理制度體系，細化不同項目建設階段各類資料的收集、歸類、標注、保存、管理等，設置由上到下的工作管理權利體系，強調每個人員的工作職責，管理要求。對各類資料的收集、歸類、保存、管理進行嚴格的檢查審核等。工程技術檔案管理體系要根據各類資料的不同進行專業的管理，根據財務、投資建設、法務、機密等級、人員資料、工程圖紙等進行可續的管理。相同類型的資料檔案必須設置統一的記錄管理格式，依照統一的標準進行分類管理。對于資料檔案中設計的代號、字體、用語、圖示等細節，應當統一按照國家專業標準進行記錄使用。

四、工程項目資料的立卷

（一）清晰立卷的規則

根據自然產生的實際情況立卷，這樣才能使得各卷資料能夠有機的結合，這主要說的按照工程決策、工程施工、工程運營三個階段進行立卷。立卷的原則可以按照專業進行，例如工程類資料按照預備階段資料、決策資料、監理資料、設計資料、施工資料、竣工圖紙、驗收資料等進行。立卷的厚度應當適宜，最好保持在40 毫米以內，各卷的內容也應保持單一，不一樣的載體資料使用不同的組卷。

（二）保持卷內資料有序

文字類別的資料應當根據專業和事項進行順序排列、相同事項的申請和回復、相同文件的印制和定稿、主件和附件都不可以分開，依照先批準再請示，先印制再定稿，先主件后附件的順序進行管理。各類圖紙也許根據專業排序;文字和圖示都存在的資料，應當保持先文字后圖紙的順序;計算機資料與影像文件同樣按以上標準進行排序。

（三）案卷的目錄、裝編

保證按照紙張進行頁碼編制，設置封面，根據實際卷內排序內容設置準確的目錄，對案卷的責任人、案卷的編號、案卷的編制日期、案卷的文件名稱等進行如實的記載和說明。案卷的裝訂可以視要求而定，但必須保證文字類型的文靜裝訂成冊。如果對案卷進行裝訂，則需要私用卷夾或者卷盒來進行，但必須按照相關的裝訂標準來操作。

五、文件資料歸檔

各類檔案文件資料的歸檔必須要保證全面、精準、系統，必須可以將工程項目的實施過程都體現出來，按照相應的歸檔范圍以及驗收標準，已經進行歸檔的文件資料務必要進行歸類處理，達到組卷的標準。實施歸檔務必按照實際工程項目的建設情況分時間完成。工程項目的檔案通常情況下最少設置兩套，一套留給工業主單位保存，另一套需要遞交城建檔案管理部門。工程項目的勘察方、建設方、監理方、設計方、咨詢方在向甲方的業主送檔案時，要確保完成移交的單據，待各方都蓋章或者簽字以后在進行移送?？辈旆?、建設方、監理方、設計方、咨詢方在為本單位保存文檔時，要按照相關的標準進行立檔完保存。

六、檔案的驗收及作用

檔案驗收是一項非常容易出錯的環節，在驗收時必須保證檔案內容完整、真實、精準、系統、齊全，各個需要簽字蓋章的文件必須保證真實可靠，各種文件和圖紙的資料必須保證格式、記錄的標準性達到要求。檔案是對某一工程項目從設計到建設使用的所有信息的記錄，對前期問題的查明、日后項目的運行管理、各方權益的保護，都有著異常重要的作用，因此必須引起工程項目建設各方以及相關政府機構的充分注意。隨著科學技術的不斷進步，用電子計算機取代紙質的檔案管理，不僅能夠避免紙張資源的浪費，還能提高信息資料的準確度，是檔案的管理更加有效和準確。