大數據視域下加強事業單位檔案管理的途徑

2021-11-27 00:15:30李瑩

魅力中國 2021年20期

李瑩

（杜爾伯特蒙古族自治縣國省干線公路事業發展中心，黑龍江大慶 163000）

大數據時代的來臨使檔案管理工作進入了一個全新的階段，事業單位檔案管理雖然面臨較大的挑戰，但同時也面臨良好的機遇?；谶@種新形勢下，事業單位需要加快自身的改革進彺，推動檔案管理模式的優化，積極創新檔案管理思路，構建完善的檔案管理系統，充分地發揮出事業單位檔案的價值，使其能夠更好地適應大數據時代的發展。

一、大數據時代事業單位檔案管理的重要意義

大數據作為海量數據集合，能夠為各行業的發展提供有效的數據支持。大數據具有容量大、數據來源廣、內容多樣、信息真實性高及數據處理速度快等優點，因此在保證數據質量的基礎上，可以更好地發揮大數據的決策支持作用。基于大數據時代背景下，檔案管理工作越來越受到重視。在當前事業單位檔案重審工作中，通過借助于大數據技術進行檔案管理，能夠更好地調動起單位各部門參與的積極性，積極改變傳統的檔案管理模式，借助于大數據技術優勢，全面提高檔案管理工作的效率，進一步增強檔案管理人員的責任感。而且基于大數據視域下，事業單位檔案管理工作效率有了大幅度的提升。但在實際工作開展過程中，事業單位仍存在檔案管理工作投入不足的情況，對檔案管理工作重視度不足，針對檔案數據信息挖掘不夠深入。這就需要事業單位在發展過程中，需要認識到檔案的重要作用，并加大對檔案信息化和數據化的投入，全面提高檔案管理工作的信息化水平，使事業單位檔案管理工作能夠更好地適應大數據時代帶來的挑戰，更好地發揮出檔案的重要價值和作用。

二、大數據視域下事業單位檔案管理面臨的挑戰

（一）意識觀念

大數據環境下事業單位檔案體現出較強的社會性，其政治性則開始淡化，這也使檔案管理工作開始向普通民眾過渡。但當前一些事業單位檔案管理人員仍存在觀念意識沒改變的問題，檔案管理模式落后，這也導致檔案管理工作質量提升難度較大。特別是在大數據時代背景下，無論是對于事業單位領導者，還是普遍員工，傳統的思想觀念都受到較大的挑戰，一旦無法及時轉變觀念，必然會對檔案管理工作的整體水平帶來較大的影響。

（二）知識結構

大數據環境下，其對檔案管理人員綜合水平具有較高的要求。而且在新的社會發展環境下，事業單位工作方式也發生了較大的變化，檔案工作進行了深刻的變革。但當前事業單位檔案管理人員普遍存在知識體系陳舊的問題，業務技術水平相對滯后，這也導致實際檔案管理工作效率不高，檔案管理工作相對混亂，無法有效發揮出檔案管理工作的重要效能。

（三）信息保密及保密技術

事業單位檔案信息具有相應的保密性要求，因此事業單位檔案管理工作中需要加快建立健全檔案保密制度。但當前大部分事業單位檔案保密制度不完善，即使制定了檔案保密制度，但在具體執行過程中仍存在較多的問題，制度落實不到位，制度多流于形式。再加之當前大數據技術和網絡技術普及應用，事業單位檔案管理效率大幅度提升，但同時也給檔案保密工作帶來較大的挑戰。這也導致一些不法分子往往會利用病毒和黑客攻擊的方式來獲得重要檔案信息，從而威脅到檔案信息的安全。

三、大數據視域下事業單位檔案管理的優化路徑

（一）完善檔案管理機制

基于大數據環境下開展檔案管理工作，要求加快構建完善的檔案管理制度體系，并結合事業單位自身的實際情況，積極對檔案管理制度進行優化，保證檔案管理工作的有序推進。在實際工作中，需要針對檔案收集、整理、分類等各個環節的制度進行明確，進一步規范檔案管理流程，提高檔案信息檢索能力。同時還要建立完善的檔案安全管理制度，實現對檔案信息的有效保護，進一步保證涉密檔案信息的安全性。為了更好地促進事業單位檔案管理工作水平的提升，充分地揮出制度的保障作用，事業單位還要重視檔案數據庫建設，實現檔案數字化存儲，并將檔案信息有效的錄入到檔案數據庫中。在具體檢索檔案信息時，宜采用信息化手段對檔案信息進行統計、盤點和整理，全面提高檔案信息化管理水平。另外，還要還要加快完善檔案保密制度，并對檔案保密工作的實施進行細劃，并開展有效的指導，進一步提高檔案管理工作的整體水平。

（二）推動檔案信息化建設的創新

隨著信息技術的快速發展，事業單位利用信息技術手段實現檔案信息的高效管理，以便于將檔案信息的重要作用更好地發揮出來。因此在實際工作中，事業單位需要加快配備完善的軟硬件設施，實現檔案信息的準確和快速傳遞，同時還要充分的利用現代信息技術加快實現檔案信息的數字化轉化，進一步保證檔案信息的安全性和完整性。另外，事業單位還要積極推動檔案管理技術的創新，從而將更多高質量的檔案信息提供給社會進行利用，加快推進檔案信息共享的步伐，充分地發揮出檔案信息的重要價值。

（三）提高保密技術水平

事業單位為了保證檔案信息的安全，還需要合理應用防火墻，有效的保證網絡體系的安全，實現對計算機網絡系統中檔案信息的有效保護。同時事業單位還可以結合具體的崗位設置相應的訪問權限，使用戶在特定權限下通過相應端口來獲得所需要的信息。對于病害的入侵問題，由于病毒入侵呈現出隨機性和不可預測性的特點，因此事業單位需要加大對防火墻的監控力度，并針對有害信息加大過濾，一旦發現程序內有病毒跡象，則要直接進行預警，并啟動保護。另外，為了進一步保證事業單位檔案信息的安全性，還需要積極建立健全網絡安全管理制度，明確具體的操作使用規程，規范操作人員的行為。定期針對計算機軟硬件設施進行維護和檢查，保證檔案管理信息系統運行的穩定性和安全性。

（四）拓寬事業單位檔案利用途徑

大數據環境下，事業單位檔案服務范圍進一步拓展，這也對檔案信息資源的共享提出了更高的要求。基于這種新形勢下，事業單位需要加快拓展檔案途徑，進一步促進檔案信息價值的提高。對于檔案管理人員，需要對不同檔案信息類型進行掌握，深入挖掘檔案信息的價值和作用，促進檔案信息開發利用。檔案管理人員還要對檔案信息進行深入挖掘，增強不同檔案信息之間的關聯性，并對檔案信息進行整合，為檔案利用提供更多的便利性。事業單位檔案管理部門還需要積極與相關檔案管理部門進行合作和交流，推動檔案信息資源共享的步伐，使檔案信息能夠更好地服務于社會的發展和建設。對于檔案管理人員，也需要對檔案信息共享的重要性有一個深入的認識，充分的發揮檔案數據庫和共享平臺的功能作用，從而為檔案利用者提供更優質、高效的檔案信息服務。

（五）培養高標準檔案專業人才

大數據環境下，數據處理相對繁瑣，再加之檔案信息化和信息化管理形式更具程序化特點，這也對檔案管理人員的數字化處理能力提出了更高的要求。因此事業單位需要重視高標準檔案專業人才的培養。具體可以通過引進檔案專業重審人才，進一步提升檔案管理隊伍的整體水平。同時也要強化對檔案管理人員的專業培訓，使檔案管理人員能夠熟練掌握各種軟件，努力提高檔案信息化和數字化處理的水平，為檔案管理工作效率和質量的提升打下堅實的基礎。