談?wù)剻n案管理的信息化建設(shè)

孫繼平

（河北省淶源縣檔案館，河北 淶源 074300）

一、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)以及檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)存在的問題針對不同的檔案信息來說，來源以及存檔的格式都存在一些差異，這種情況造成了檔案部門接收的檔案數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)存在很大的差異，所以對檔案信息的統(tǒng)一管理會產(chǎn)生很大的影響。這些組織結(jié)構(gòu)方面的差異問題主要是信息特殊性質(zhì)和傳輸?shù)姆绞剑约靶畔?nèi)部結(jié)構(gòu)等因素造成的，對檔案資料也極其容易造成缺失，進(jìn)而對檔案管理增加了更多的復(fù)雜性，同時對檔案管理的科學(xué)性也會產(chǎn)生很大的不良影響。因此對檔案管理工作地發(fā)展也會帶來嚴(yán)重的影響，檔案信息化的建設(shè)也無法凸現(xiàn)出理想的效果。

（二）檔案信息較為分散

當(dāng)前檔案管理工作中，檔案信息分散性是當(dāng)前最為主要的問題，具體又表現(xiàn)在這幾個方面，首先有一部分企業(yè)單位人力資源管理部門，沒有對檔案管理工作進(jìn)行重視，使得檔案在記錄的過程中經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及準(zhǔn)確度缺失的現(xiàn)象，因此這對檔案管理工作的實施以及利用會大打折扣。其次檔案信息管理中的重復(fù)現(xiàn)象非常嚴(yán)重，這種現(xiàn)象主要是檔案存放導(dǎo)致，通常同一個檔案是放在多個部門進(jìn)行保管，這種現(xiàn)象還會使得檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)無差異性的保存現(xiàn)象發(fā)生，從而造成檔案進(jìn)一步的分散，并且使得檔案信息建設(shè)以及統(tǒng)一管理不能得到良好的發(fā)展。

（三）檔案管理信息化水平較差

當(dāng)前檔案管理的過程中，很大一部分的企業(yè)單位管理模式上仍然是進(jìn)行的傳統(tǒng)的檔案管理模式，也從未有效地利用信息化技術(shù)，造成信息化管理水平相對要差很多，對于檔案信息化建設(shè)也不能得以實現(xiàn)。另外工作人員信息化水平低，在信息化管理中也不能積極的應(yīng)用，所以使得信息化建設(shè)的進(jìn)程阻礙重重。

（四）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前信息化管理中檔案管理人員的綜合素質(zhì)都不能得到良好的提升，這也造成了信息化管理的難度增加。檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，還需要工作人員必須具備充足的耐心，然而當(dāng)前時代下如不積極地利用信息化管理的手段方式，來推進(jìn)電子檔案管理的持續(xù)發(fā)展，將會使得檔案管理工作地發(fā)展進(jìn)一步的困難重重。同時相關(guān)的管理人員沒有足夠的重視檔案管理工作，因此很多細(xì)節(jié)工作也開展的不到位。

（五）缺乏完善的檔案管理的制度

檔案管理工作中需要完善的檔案管理制度的推動。然而企業(yè)單位更加注重的是經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理工作的重視程度相對缺乏，因此在制度的建設(shè)上沒有得到科學(xué)有效的制定。同時相當(dāng)多的檔案管理工作僅僅只是在于形式，實際管理工作并沒有真正地做到位。在現(xiàn)時代下需要企業(yè)高度重視檔案管理制度的建設(shè)。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理策略

（一）加強(qiáng)電子文件檔案的管理

隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，在社會的各行各業(yè)中信息技術(shù)也到了廣泛的應(yīng)用。檔案信息化的建設(shè)很大程度上提升了檔案工作的時效性，管理的水平也進(jìn)一步地得到提升，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)哪Ｊ綄n案信息進(jìn)行整理，數(shù)據(jù)的查詢以及管理，使得檔案信息能夠更具科學(xué)性，同時檔案管理過程中的工作流程也得到了進(jìn)一步的完善，從而推動了檔案管理的持續(xù)發(fā)展。電子文件檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸對企業(yè)內(nèi)部重要的信息進(jìn)行整理歸納管理，同時還可以對各部門間建立相關(guān)的往來系統(tǒng)，將重要的信息利用網(wǎng)絡(luò)傳輸管理，進(jìn)而提高了工作效率。另外電子文件的管理工作還需要相關(guān)的部門加大管理的力度，將電子文件的準(zhǔn)確性以及可靠性進(jìn)一步的提升。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識與服務(wù)意識

檔案管理中管理人員工作水平以及綜合素養(yǎng)直接影響著檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的成效。在檔案管理工作中，需要加強(qiáng)提升檔案管理人員的責(zé)任服務(wù)意識，以及專業(yè)的技能和工作熱情，進(jìn)而實現(xiàn)高效地為企業(yè)提供相關(guān)的檔案服務(wù)。隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展，各種新技術(shù)與新理念新制度在檔案管理中也逐漸得到了有效的應(yīng)用，為了能更好地滿足企業(yè)的實際需求，需要提升管理中的工作效率。另外企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對管理人員專業(yè)的技能與基礎(chǔ)性的知識開展專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，做到能夠熟練掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，先進(jìn)的管理制度需要積極的引入，進(jìn)而擴(kuò)展出更多新型的現(xiàn)代化管理模式。檔案管理人員的服務(wù)意識以及管理能力得到提升的同時。還需重視檔案管理的實用性，從而加快檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。

（三）加強(qiáng)對信息化技術(shù)的運用

當(dāng)前信息時代，信息化的出現(xiàn)也給各企業(yè)單位的管理帶來了新的發(fā)展。信息化技術(shù)的應(yīng)用使得企業(yè)內(nèi)部的管理發(fā)展提供了更加的便利，進(jìn)一步實現(xiàn)了對電子檔案的分類整理，能夠更加有序地對檔案資料進(jìn)行管理。因此當(dāng)前企業(yè)單位需要高度重視信息化建設(shè)的需求，積極的推動檔案管理工作朝著信息化管理的方向發(fā)展。另外信息化的轉(zhuǎn)化過程中，需要科學(xué)的分析自身實際發(fā)展情況，再來開展具有企業(yè)自身特點的信息化管理。

（四）重視檔案的反饋工作

反饋工作通過發(fā)布信息以后并且收回有效的反饋信息，同時它也是對檔案管理中整體工作的檢驗。管理人員通過收回的反饋信息，能夠進(jìn)一步的對當(dāng)前的管理水平做出判斷，并且依據(jù)這些管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的改善，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率，進(jìn)一步的提升檔案資料的管理效率。因此檔案管理中的反饋信息需要得到一定的重視，讓這些反饋信息能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出積極的推動作用。

三、檔案管理信息化工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）職務(wù)信息化在傳統(tǒng)意義上，檔案管理工作一般都是依靠人力實現(xiàn)的，檔案管理人員在具體操作過程的不細(xì)致很可能直接造成數(shù)據(jù)錯誤，造成查詢?nèi)藛T在檢索和利用相關(guān)信息時受到較大的困擾。而檔案管理的信息化能夠有力彌補(bǔ)這一問題，其對于單位的信息能夠進(jìn)行集中的細(xì)分、檢索、開發(fā)或者是集成，這樣就可以根據(jù)信息化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而替代傳統(tǒng)的檔案管理人員的目錄編制、信息儲存以及類型劃分等工作，這樣既可以有力地提高檔案管理工作的效率，也可以進(jìn)一步杜絕信息錯誤的現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）數(shù)據(jù)信息化檔案數(shù)據(jù)是單位進(jìn)行檔案管理信息化改革的重要前提，從一定程度上講，檔案管理信息化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料借助現(xiàn)代化的科技手段調(diào)整為數(shù)字化的信息資料的過程，其事實上就是把有形的介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o形的數(shù)據(jù)信息，這一過程不但可以為檔案信息的存儲提供一定的便捷，使其能夠隨著時間的推移永久保存，而且也能為檔案查詢?nèi)藛T的使用提供極大便利。

（三）人才信息化單位要想實現(xiàn)高效的人才管理，檔案管理部門工作人員就要在工作中保質(zhì)保量地完成檔案的統(tǒng)計、整合、檢驗以及搜集等工作，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時，工作人員也要積極提升自身的信息化操作能力，要具備合格的計算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，如此才能將人才管理與檔案管理信息化工作相融合，進(jìn)一步提升單位的檔案管理信息化層次。

（四）安全信息化單位的信息化檔案資料的保存具有原始化的特征，也即在存續(xù)期間，不能有任何后續(xù)的修改，也不會產(chǎn)生無權(quán)限工作者的不當(dāng)操作現(xiàn)象，這就凸顯了檔案管理信息化的可靠性，信息化的檔案管理工作的開展大大提高了單位檔案管理的安全性和保密性，其有著較強(qiáng)的安全防護(hù)手段，以防止外界用戶通過不正當(dāng)途徑入侵檔案系統(tǒng)篡改或盜取數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，單位要編制相應(yīng)的檔案管理安全規(guī)定，要根據(jù)特殊的安全事件執(zhí)行特定的處理形式，保證時刻有據(jù)可循，同時要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，切實提高其職業(yè)道德與安全意識，全方位確保檔案資料的安全性與穩(wěn)定性。

總之，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，這既是時代發(fā)展對于檔案管理工作提出的新要求，也是單位檔案管理改革的必然。對此，首先，單位管理層與檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，全面重視信息化建設(shè)；其次，要依靠先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)以及領(lǐng)先的硬件設(shè)備；第三，檔案管理信息化建設(shè)也離不開充足的資金的支持，只有后勤保障跟上了，才能聘用行業(yè)內(nèi)專業(yè)人才、培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員、買入尖端設(shè)備等，進(jìn)而全面推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。