新時期檔案管理工作規范化的新途徑探究

傅裕涵

（重慶市開州區婦女兒童中心，重慶 405400）

引言

當前，我們應當將檔案管理工作規范化作為一項關鍵課題，加強研究、探討與實踐。一方面，要客觀、深入認識到檔案管理規范化的必要性；另一方面，要采取科學、合理的工作策略，以切實、有效提高檔案管理的規范化水平，以使檔案管理工作體現和發揮出更大的作用、價值。

一、檔案管理規范化的必要性

一直以來，我國非常重視檔案管理工作的開展，各個行業、領域，以及所有企、事業單位，都需要按照相關工作需求，對各類文件、數據、信息等進行收集、整理、編撰和保管、開發、利用，尤其是對于國家行政事業單位來說，由于其自身具有社會治理、服務大眾的特殊性質，所以更需要做好檔案管理工作，以便通過檔案管理，記錄其他相關政策的執行情況、工作的落實情況，以及社會治理、服務績效方面取得的成就。同時，在今后的各項工作開展過程當中，通過對既往檔案的分析、利用，又能夠從中獲得對工作開展的參考、指導和依據，可以幫助規避歷史問題、優化工作措施、保證工作安排的正確性，從而使社會治理、服務取得更好的績效。目前，隨著對檔案管理工作要求的日益提高，以及檔案材料的大量增多，傳統相對粗放的檔案管理工作模式已經不能適應當前的工作現狀，可能會導致諸多問題和漏洞出現，這就會導致檔案管理工作成效大大降低，并影響到其他各項工作的開展。只有規范檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作的規范化水平，嚴格執行各項規范化的要求，使檔案管理工作具有明確的準繩，才能消除問題和漏洞，使檔案管理工作取得理想的成效。

二、檔案管理工作中存在的主要問題

（一）管理人員思想意識薄弱

在政府機關、事業單位中普遍存在領導干部對檔案管理工作重視不夠、工作人員思想意識薄弱的現象。有些單位的領導認為檔案管理工作對單位中心工作促進作用不明顯，不能直接創造價值，且投入相對較大，故不愿意投入精力，缺乏整體性思考。有些單位檔案管理工作人員對檔案管理工作的重要性認識不足，工作熱情不高，投入精力不夠。

（二）管理制度執行不力

自治區各機關、事業單位都制定了較為完善的日常工作管理制度，包括檔案管理制度和相關規范。雖然有些單位有較為完善的檔案管理制度，但由于種種原因，或各項制度執行不力，或將制度束之高閣；也有一些單位檔案管理制度不健全、不配套，可操作性不強；還有個別職能單一、人員較少的事業單位沒有制定檔案管理制度，專兼職檔案管理人員缺位。上述問題對機關、事業單位檔案管理工作，甚至對單位的中心工作造成比較大的隱患，影響工作的正常開展。

（三）檔案信息化管理的技術標準不統一

信息化技術的出現和普及，對社會方方面面都帶來了巨大的影響和變革，各個行業、領域在不斷加強自身信息化建設，希望通過信息化技術的應用，優化傳統工作方式。在檔案管理中，信息化技術的應用，確實給我們帶來了很大的益處，改善了檔案信息的存儲方式，減輕了人的工作壓力，并且提高了檔案管理工作的效率，使得檔案信息可以得到更大范圍的傳輸、共享利用。與此同時，檔案信息化管理的技術標準非常復雜，當前各個行政事業單位還沒有建立起統一的檔案信息化管理技術標準，這就自然降低了檔案信息化管理的規范化水平，可能引起更大的風險發生。

（四）檔案部門工作人員整體素養不足

新形勢下企業開展檔案管理工作時，通常沒有對工作的規范性有高標準的要求，這主要是因為工作人員的整體素質不足，專業能力較差。很多企業對于檔案管理工作的重視度不夠，只將其作為一個基礎性的崗位，因此沒有配備高素質的專業人才進行管理。僅僅能夠完成資料和信息的歸檔和整理，管理人員并沒有對檔案管理工作的重要作用有全面的認識，對開展規范性的管理工作也缺乏深入了解，因此工作熱情不高，不利于促進檔案管理工作的規范性發展。

三、提升檔案管理質量的對策

（一）實現對電子檔案的規范化管理

隨著信息技術的發展，加強檔案的數字化建設是大勢所趨，因此疾控中心要實現電子化檔案管理。第一，完善相關的硬件設備。投入必要的資金，配備相關的設備，比如計算機設備、掃描設備等，借助各種硬件設備提高檔案信息的加工效率。第二，提高電子檔案的安全性。檔案部門要建立安全保障體系，嚴格相關用戶權限，保證檔案信息的安全性。第三，加強對檔案的開發和利用。

（二）標準化、系統性原則

做好政府機關、事業單位檔案管理工作，保障其管理方式方法、運作流程標準化、系統性是整個檔案管理工作的重要任務，也是提升單位工作能力和服務品質必不可少的環節。通過制訂、發布和實施統一的管理標準，形成一個層次分明的整體、不同維度的層級，達到清晰反映整個管理工作全貌的效果。

（三）健全制度、強化執行

任何工作的開展都要制度先行、強化落實。制度不規范、執行不給力是目前許多單位檔案管理工作的現狀。隨著社會的進步、科技的發展，管理工作的細化，機關、事業單位檔案管理逐漸細化、分化成為相對獨立的部門和崗位。這種情況下，探索、制定健全的制度體系十分重要，是做好檔案管理工作的基礎。制度的建立固然重要，執行和落實更加重要。一個好的制度，只有不折不扣地執行落實了，才能取得實實在在的效果和經濟、社會效益。

（四）強化管理責任主體

保證檔案管理工作順利開展應加強領導并落實責任。各機關、事業單位應建立健全分管領導主抓、具體工作人員全權負責，責任明確、分工負責的工作機制。領導干部要善于放權、敢于擔責，切實增強落實主體責任的主動性；業務工作人員要明確職能職責，拓展思路、創新舉措，創造性地開展工作，努力形成一種制度明確、責任清晰、分工合作的工作新局面。

（五）提高檔案管理人員的專業水平

檔案管理工作對于工作人員有著較高要求，工作能力突出的同時還應具備較高職業素養，明確自身的職責以及職業要求。作為管理層來說，可通過學習培訓或知識講座等方式定期舉辦培訓課堂，鼓勵檔案工作人員全員參與，在提高自身認知的情況下不斷完善專業技能，培育職業道德素養。而作為檔案管理人員來說，應把握機會，完善自身知識儲備，同時還需要掌握計算機、軟件以及檔案管理工作的方法和流程，及時發現問題并解決問題。

（六）加大管理資金投入

對于檔案管理部門來說，為保證資料的完整，需要做好對突發事件的處理，如配備空調、抽濕機以及專業滅火器等。此外，應合理分配檔案部門的資金投入，改善配套設施，如，采購先進的計算機、配套設施、防火墻軟件等，均是保證檔案管理準確性和完整性的基礎。

（七）加強對檔案管理工作人員的教育、培訓

為了增強檔案管理工作人員對自身工作的勝任能力，行政事業單位應當重視對其教育、培訓工作的開展。一方面，要對其進行職業認知、職業道德方面的教育，提高他們對自身工作重要性的認識，使其能夠從更加感性的角度，來對待自身工作，增強他們對自身工作的責任感，使其能夠更加積極、主動地投身檔案管理事業，并嚴格約束自身工作行為，達到所有的工作標準、要求，遵守所有的工作制度、規范；另一方面，還要對他們進行檔案管理、信息化技術等方面的專業知識、技能培訓，使他們在面對復雜、瑣碎的檔案管理工作時，可以事無巨細地處理好所有工作事務，從而保證檔案管理工作的規范性及質量。通過這樣的教育、培訓，打造一支高素質的檔案管理人員隊伍，對檔案管理工作的規范化水平，起到提高和保障作用。

結語

隨著科技化、信息化的廣泛深入，更規范、更先進的管理途徑已經成為檔案管理工作的趨勢之一，如何實現檔案部門管理規范化，深受學者們的關注及探究。近年來，各部門已經意識到規范化體系在檔案管理中的應用價值所在，也開始嘗試將現有的某些模式進行轉變，檔案管理工作已加快了前進的腳步，逐漸實現了改革，對于檔案管理行業來說，無疑是一大重要突破。但從整體情況來看，現當下檔案管理工作并未發展成熟，沒有真正實現整體規范化，檔案管理工作仍存在較多問題，需要在后續工作中進一步完善和發展。