數據化在事業單位人事檔案管理中的實踐

董鵬飛

（五蓮縣公共就業和人才服務中心，山東 日照 262300）

引言

造紙術為中國古代四大發明之一，因此最早的事業單位人事管理的建設方式，多為利用造紙術進行紙質版信息統計，即為收集信息進行統計最后匯總到名為人事信息的檔案夾，但是此種方法多有不便。如今已經步入信息化的時代，人事單位應順應潮流，與時俱進，人事管理的建設也需要加強信息化的建設，便于更有力地保證信息的系統性、完整性與即時性，因此加強事業單位人事管理數據化建設也是不可避免的。

一、數據化在事業單位人事檔案管理中的應用價值

（一）降低管理成本

對于事業單位而言，人事檔案管理包含了一些收集、保管人事檔案，同時提供輔助性作用，滿足事業單位所需的一些活動。不得不說，人事管理工作較為繁瑣，涉及的工作內容較多，有諸多相關的環節，因此該工作類別，綜合性較強。加之作為國家活動的執行者，要求事業單位的工作人員在進行人事管理過程中，應該更加的認真、更加的嚴謹。這在一定程度上就會增加事業單位人事檔案管理工作人員的工作量，要耗費掉更多的人力、物力以及財力。單位人事檔案管理人員的在進行人事檔案管理、日常開銷等，都歸屬于成本的范疇。信息化技術在人事單位檔案管理中的應用，可以在一定程度上有效的提高工作的效率、減少工作人員的參與，節約了檔案管理的實體空間。這樣的話，人事檔案管理工作的成本就會下降，從而能避免不必要的資源浪費。

（二）提升社會價值

事業單位中的人事檔案管理工作要嚴格按照國家法律法規，人事檔案管理工作是一項具有特殊社會屬性的工作，事業單位人事檔案的內容主要包括事業單位內部員工的個人身份信息、個人履歷信息、事業單位日常活動以及員工日常表現等，這些檔案內容都與員工的薪資待遇以及日后發展有著密切聯系，甚至還關系著事業單位內部的組織關系以及整體的發展情況。

（三）有利于全面提取信息，進行公平的人事考核

傳統的人事信息記錄操作麻煩，而且信息的完善有很多的劣勢，比如查找人事信息需要翻閱所有的人事檔案再進行登記，如果有信息需要更改，之前所寫信息有出入，但是檔案上空間不足，就造成了信息更新的復雜性，導致下次信息的更改有所出入。信息化信息登記就避開了這些劣勢，提高了他們的優點。信息化檔案只要有網絡就可以進行更改和刪減，而且無論是補充信息還是修改信息都很方便快捷，在此基礎上就可以看到更公平的人事信息，在相同的起點進行人事考核。

二、事業單位人事檔案管理現存問題

（一）對檔案管理工作重視程度較低

部分事業單位認為人事檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作和事業單位發展運行的重要性不夠了解。甚至一些事業單位沒有把人事檔案管理工作列入日常組織管理工作中，人事檔案管理人員也沒有嚴格按照檔案管理的規范要求去收集人事檔案，導致需要使用人事檔案時，人事檔案無法發揮真正的作用。

（二）與現代化管理技術不匹配

隨著大數據時代的到來，事業單位各方面工作的發展已經逐漸趨于信息化、現代化，而人事檔案管理工作卻出現了與現代化管理技術不匹配的問題。對此，事業單位應當加強對現代化管理技術的投入力度，使用信息化系統進行檔案管理工作，從硬件基礎推動技術發展，以軟件系統提高技術水平。

三、數據化在事業單位人事檔案管理中的實踐策略

（一）提升管理人員素養

人事檔案管理工作人員的專業素養，也會對信息化建設工作產生直接影響，決定著管理工作的效率。部分管理人員的專業性不足，往往是由其他部門人員兼任檔案管理工作，導致管理工作質量受到影響。為此，應該針對當前人事檔案管理工作的特點與現狀，制定針對性專業培訓計劃，使其專業知識和技能得到更新，了解數字化信息在實踐工作中的應用方法，加快數字化建設進程。在業務學習活動當中，應該確立小組組長，增強其技術能力和責任意識，通過相互監督的方式開展工作，防止人為失誤導致檔案信息安全受到威脅。根據檔案分類、錄入、補錄和校對等工作內容的不同，采取差異化培訓方式，以增強實際培訓效果。在培訓中應該加強對信息化素養培訓的重視，系統化學習網絡信息技術、大數據技術和計算機技術等等，增強管理工作人員的操作水平，適應新時期檔案管理工作特點。接受新的工作理念，增強管理人員的技術應用意識，防止信息化與數字化建設流于形式化。建立完善的招聘機制，引進先進人才，補充檔案管理工作隊伍，增加隊伍工作活力。在招聘中對人才的技術應用能力、業務能力和溝通協調能力等進行考察，保障工作隊伍結構的合理性，根據其自身特點為其分派崗位任務，使其在實現個人價值的同時，為事業單位創造良好的效益。

（二）實行責任管控以及社會化開放式的管理模式

想要讓人事檔案的工作更加規范，需從整體上推行且落實責任追究制度，把人事檔案管理的責任落實到每個部門和個人，在用人單位中設立一個專門的檔案工作室，保證檔案室的環境與大小恰好符合使用需要，合理設置防盜、防火設施，確保人事檔案的完整和安全。而構建社會開放式的檔案管理模式要做到以下幾點：其一，不管人事檔案管理部門或個人都應從思想上正確認識檔案的必要性，將人事檔案和個人的保險、醫療、出國、上學等各個方面聯系到一起，而不是用制約人才流動的手段。并且作為能夠維護社會秩序的有力工具，應該充分發揮在人才的合理流動和優化分配上的功能。其二，人事檔案必須以人為本，把人事檔案分為保密材料和不保密材料兩種。保密材料有個人評價、鑒定、處分、醫療、心理和精神疾病等內容；不保密材料有姓名、所在工作單位、工作時間、年齡、酬金、升職、降職等情況。而不屬于保密材料的內容個人均有知情權，可以維護自己的合法權限。人事檔案可對個人適當、實時、合理地開放，且賦予個人相應的民主權利，有了解檔案內容的權利，對有分歧的數據信息提出訴訟的權利，有維護個人隱私的權利。

（三）積極完善數據制度，有規可循有據可依

人事檔案部門在建設大數據化管理工作時，還應重視規章制度的建設工作。基于大數據視域下，相較于以往的人事檔案管理工作，將“戰線”從線下管理不斷推向了線上管理，這就要求人事檔案管理部門積極完善大數據化管理制度，以此約束檔案管理員的工作行為。首先，檔案部門應健全規范制度，將傳統的人事檔案管理密切融合大數據化人事管理，要求檔案管理員認真控制好“人事檔案進出關口”。其次，還應積極優化人事檔案管理規定，以我國頒布的《人事檔案管理法》為基點，結合國企單位的具體情況，設計國企單位專屬的《人事檔案管理規定》，要求人事檔案管理內部員工在完成日常工作時，嚴格參照相關規定，以制度要求約束收集信息、檢索、轉移數據、鑒別歸納、審核等工作行為。最后，人事檔案管理部門應引導管理員樹立強大的安全意識，面對外界誘惑時，堅守廉潔品質，不為眼前利益泄露國企單位人事信息。

結束語

在如今信息技術飛速發展的時代，事業單位的人事檔案管理工作也要順應時代的潮流，結合工作中的實際情況，不斷總結人事檔案管理中所存在的問題，在人事檔案管理過程中，依托于數據化優勢，有效運用合理化管理措施，提高工作效率，將人事檔案管理的價值全面深入地發揮出來。