高校校友工作信息化建設初探

薛婧賢

（上海交通大學材料科學與工程學院，上海 200240）

一、校友工作內涵

校友是學校辦學的重要力量之一，校友工作不僅僅是同學之間的聯誼與交流，更在提升學校聲譽、傳承學校文脈、凝聚校友力量、匯聚校友資源等方面發揮越來越重要的作用。未來的大學校友工作，承載著學校和校友的共同愿景，必將迎來更廣闊的發展空間，并凸顯出更大的價值。學校與校友是休戚相關的命運共同體，榮辱與共，伴隨著現代高等教育的發展，高校的校友工作產生了新的使命和任務。未來的校友工作，應以“共生共贏”為理念，秉承“聯絡聚人，服務聚心，合作聚力”工作理念，圍繞“構建平臺、服務校友、貢獻母校”工作宗旨，凝聚校友情感，創新服務品牌，匯聚校友力量，構筑“招生-培養-就業-校友”人才培養閉環模式，助力學校長遠發展。

二、信息化建設的目的意義

相比較歐美等發達國家的成熟的校友工作，國內高校校友工作雖保持著飛速發展的勢態，但在校友信息收集、校友數據研究分析等方面還有較大差距。校友的有效信息獲取率普遍較低，日常聯絡的發布渠道較為狹窄，溝通方式較為單一，未能滿足龐大校友群體的需求，校友數據信息化建設勢在必行。與此同時，高校在數字化和信息化建設進程當中的投入也日益增加，數字化和信息化建設本身在人才培養、教學科研等方面有強大的整合能力，提升了工作效率和信息共享，校友工作的信息化建設也受益良多，擁有強大的數據基礎。如何準確的聯系到校友，以及聯系到之后如何保持和維護，是開展校友工作的基礎。因此建立扎實完整的校友信息數據庫，是開展校友工作的前提，通過現代化技術手段的運用，對收集到的有效信息進行整合分析，以提高校友工作的效率。

從綜合調研和實際工作情況來看，校友信息的采集主要有以下幾種方式：一是通過檔案館查詢歷屆畢業校友的信息，二是通過就業指導部門獲取應屆畢業校友的信息，三是通過教務處或研究生院獲取校友入校信息。校友信息主要包括姓名、屆別、班號、專業、學歷學位、工作單位及職務、通訊地址等。這些信息又分為固定信息和變動信息，如姓名、屆別、班號、專業等這些在校期間的信息為固定信息，不會隨著時間推移而更新變動。校友畢業后的信息如單位、職務等則為變動信息，變化相對頻繁且數據龐大，收集不易。如不借助校友信息化的建設，則會遇到校友工作的瓶頸，影響校友工作的開展。

三、信息化建設主要路徑

（一）搭建校友會網站和公眾號等宣傳渠道

校友畢業后走向工作崗位，遍布五湖四海，雖然不能經常返校，但會對母校有牽掛和眷戀，也會想要了解母校的最新發展動態，搭建一個好的網絡平臺和新媒體平臺，不定時推送相關咨詢、音視頻等，可以讓校友們直觀感受到母校發展近況。新媒體呈現出比傳統媒體更為精細化和人性化的服務，利用好信息化的宣傳途徑，可以挖掘優秀校友典型，講好校友故事，傳播校友風采。

（二）建立微信群

微信群的發展也讓校友擁有了更多的社群屬性，給信息傳播提供了更為有效的通道。同時利用微信群也為校友工作找回一部分校友，培養有粘性的、活躍度高的校友，他們之間信息的互相傳播，從被動的接受者，變為主動的傳播者。隨著微信群的發展，可根據實際情況實行實名制管理，群名片、群成員統一格式命名。對入群校友數量未達群容量上限的，應對現存的多個微信群進行整合，且微信群須有工作人員入群進行監管。

（三）搭建微信小程序

搭建微信小程序，提供簡單業務的在線辦理和申請，如成績單、檔案查詢等相關證明。不僅縮短的校友往返的時間和頻次，提高辦事效率，使工作人員有更多的時間和精力服務更廣大的校友。隨著信息化進程的推進，亦可通過連接校內網絡信息中心的校友學籍數據，借助微信人臉識別、微信卡包等能力，為校友提供身份認證、電子校友卡申領、校友聯絡等專屬服務，實現校友和母校、校友和校友之間線上的連接互通。

（四）搭建校友數據庫

搭建綜合、完善的校友信息數據庫，考慮到校友數據庫的使用范疇，應賦予相關工作人員、領導、志愿者等不同管理權限，根據權限不同，賦予不同的查閱、修改信息的權限，大家共同建設、共同管理。通過校友信息系統，可以大大提升校友信息和數據的采集，提升校友信息的管理水平，使得校友數據得到充分釋放。

（五）開通校友卡申請渠道

校友卡是校友身份的象征，為校友返校參觀、食堂就餐、進入圖書館、享用無限網絡等提供便捷，是母校和校友之間的聯系紐帶，具有紀念意義和服務功能。可以面向校友實名發行，可根據實際情況選擇是否支持在線支付、業務辦理和訂單查詢的服務。

（六）開通校友郵箱申請渠道

隨著信息化進程的推進，校友會可以為廣大海內外校友提供的免費電子郵箱服務，是母校與校友、校友與校友之間，發布信息、交流聯系的重要工具和平臺。可在節假日及時送上母校的問候，也可以第一時間將母校的咨詢向廣大校友們傳播，是校友信息化及規范化管理的有效手段。

綜上所述，通過校友信息化建設，不僅可以提升校友工作效率，同時也可以更有針對性的服務校友，為校友發展提供便利，使得校友數據更為充分的為校友工作而服務。