疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設探述

杜美琴

（忻州市忻府區疾病預防控制中心，山西 忻州 034000）

目前，各地疾控中心保管了豐富的檔案資源，這些檔案資源有極高的應用價值，能為公共醫療衛生服務管理工作提供參考。隨著信息時代的發展，傳統居民檔案管理模式已不適用于當代檔案管理工作要求，因此，疾控中心應重視健全檔案管理制度，創新檔案管理模式，培養高素質檔案管理人員。本文將簡單分析疾控中心檔案管理現狀，系統論述信息化、科學化檔案管理建設路徑，并針對如何做好疾控中心檔案管理工作總結發展方案。

一、疾控中心檔案管理現狀

（一）居民檔案管理制度須待健全

目前，部分疾控中心內部檔案管理制度缺乏可行性，檔案信息化與科學化管理體系須待健全。也有部分疾控中心雖然已針對內部檔案管理工作制定了檔案管理機制，可是檔案管理體系與相關制度條文無法適應“互聯網+”時代背景的發展。其次，部分疾控中心非常注重醫療衛生服務管理工作，對檔案管理缺乏應有的重視，這必然會影響檔案信息化與科學化管理工作質量。

（二）檔案信息化管理建設相對落后

在信息時代，人工主導下的檔案管理模式已無法適應時代發展趨勢，無法有效提高疾控中心檔案管理工作效率，因此，各地疾控中心也在積極探索檔案管理信息化模式與科學化建設工作，大多數疾控中心已經構建了信息化檔案管理系統，旨在加強檔案信息化與科學化建設。然而從整體上來看，部分偏遠地區的疾控中心內部檔案信息化管理技術還相對落后，檔案管理軟硬件設備急需升級。從檔案信息化管理工作現狀來分析，疾控中心檔案信息化管理和科學化建設工作存在的問題體現在三個方面：第一，疾控中心對檔案信息化建設重視程度不夠，工作人員對檔案信息化、數字化缺乏全面認識，檔案資料收集、存儲、歸檔方法比較落實，信息化技術、設備仍需要健全和完善。第二，信息安全管理系統存在漏洞，增加了電子檔案保存的風險，如果安全管理工作不到位，容易造成檔案數據的丟失、泄露、惡意修改、更改等，還可以因為設備和系統的兼容性不強，導致部分檔案打不開。第三，信息化、數字化程度不夠，還無法實現檔案管理的文檔歸檔、數據收集、數據錄入自動化。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

目前，各地疾控中心有專業的檔案管理人員來負責內部檔案管理工作，他們具有崇高的職業道德，非常維護檔案內容的完整性。然而，從總體上分析，不少檔案管理人員的綜合能力還有待提升，他們對信息時代的檔案管理工作要求缺乏應有的了解，信息操作技能偏低，無法熟練運用檔案管理信息化模式，不能利用內部檔案資源促進公共醫療衛生服務管理工作的發展。簡而言之，部分檔案管理人員的計算機技術、大數據技術及信息分析能力、整合能力和識別能力不強，影響檔案管理的數字化建設，很多時候在檔案信息的收集、整理、歸檔、存儲和利用方面存在缺漏。

二、信息化、科學化檔案管理建設路徑

在信息網絡時代，疾控中心內部檔案管理的工作量更大、需要管理的資料信息更多，一定程度上增加了檔案管理的難度。信息爆炸的大數據時代也為疾控中心提高內部檔案管理水平、增強檔案資料利用效率提供了支撐和保障。大數據技術的應用在很大程度上推動了檔案管理環境、主客體、管理理論、管理方式和模式的創新和轉變，主要表現在四個方面：第一，科學合理的利用互聯網+技術、計算機軟件技術和大數據技術等實現疾控中心內部檔案資料信息的及時收集、數字化存儲和分類歸檔管理，通過對檔案資料信息的深入挖掘和利用，為醫療衛生服務項目活動開展、管理服務和經營發展提供依據。第二，運用數據庫技術和數據壓縮技術將紙質文件、聲像文件、電子檔案設置成一個完整的信息數據庫，實現疾控中心內部檔案資料信息的安全、高效、規范化管理，也方便日常對檔案資料信息進行查詢、調閱，提高檔案信息的使用效率。第三，運用計算機信息技術、大數據技術、大數據思維模式進一步實現疾控中心內部檔案資料的精細化管理，實現檔案資料信息的及時、全面收集和歸檔，使檔案管理更加數據化、信息化，降低長期使用造成的檔案數據丟失、失真等問題，確保檔案的準確性、完整性。第四，運用大數據技術滿足信息爆炸時代對疾控中心內部檔案資料信息的需求，高效化的處理數量多、類型復雜的數據信息，通過精準的分析檔案查閱者的要求，為其提供更便捷、精準的檔案服務，也可節省檔案管理的成本和人力消耗。

其次，在加強疾控中心內部檔案管理信息化與科學化建設，構建完善的檔案資料信息系統，理應做好五項基本工作：第一，科學合理的利用計算機信息技術、“互聯網+”技術、大數據技術，構建檔案信息系統，集中化對疾控中心內部檔案資料和文件信息進行收集、整理、歸檔、加工、處理、利用，提高檔案管理的效率和資料信息共享利用效率。第二，有效的引入大數據技術和云技術，結合HIS、LIS、PACS、EMR 等相關信息系統，打造數字化管理平臺，并實現紙質檔案等文件資料的微縮數字化加工，實現疾控中心內部檔案數據資料文件的數字化轉變，借助大數據技術，及時的歸檔和存儲檔案資料信息，根據實際變化情況，科學的調整和增加檔案資料信息，使檔案信息的保存更完整、準確。第三，建立系統化的疾控中心內部檔案資料平臺，方便將各部門相關公共醫療衛生服務活動開展產生的資料信息及時地收集、整理和上傳，構建一個龐大、完善的檔案信息資料數據庫，并設置相應的權限，方便對檔案資料文件的查閱和借閱。第四，做好疾控中心內部檔案資源的開發工作，通過運用檔案資源促進公共醫療衛生服務項目的發展。第五，定期地對電子文件資料進行檢查，做好資料文件的備份工作，有助于保證檔案資料的安全性。當代疾控中心在不斷發展過程中逐漸認識到了大數據技術在檔案管理發展中的重要作用，積極地開展檔案管理信息化與數字建設，實現了檔案科學化、高效化、精細化與標準化管理。在疾控中心內部檔案資源中，紙質檔案和電子檔案并存，工作人員努力做到對所有檔案資料進行管理。其次，先進的計算機技術為疾控中心內部檔案管理信息化、數字化與科學化建設提供支撐，進一步優化相關的設備和軟件的應用方案，使檔案管理平臺和系統更加完善。同時，疾控中心改變了檔案信息收集、存儲的方式，充分借助大數據技術，對顳部檔案資料文件進行及時收集，實現數字化存儲，進行分類歸檔管理，將疾控中心內部紙質文件、聲像文件、電子檔案等建成一個完整的數據資料庫，相關人員憑借權限就可以查詢、調閱資料信息。

三、發展與思考

（一）健全疾控中心內部檔案管理制度

在信息時代，優化疾控中心內部檔案管理模式，健全檔案管理制度，理應著重完善檔案信息化與科學化管理體系，確保疾控中心內部檔案管理工作機制的可行性，規范信息化與科學化檔案管理流程與工作行為，設置獨立的檔案管理部門，同時促進該部門與其他部門的合作與溝通，確保檔案管理工作能夠為公共醫療衛生服務管理工作提供參考與借鑒，促進信息化與科學化檔案管理和檔案資源開發工作的有效對接，例如通過調閱和開發檔案資源來制定更先進的公共醫療衛生服務管理方案，加快疾病防控力度。

（二）培養高素質檔案管理隊伍

各地疾控中心應不斷提高內部檔案管理人員的專業能力，加強對管理人員的培訓和指導，從根本上增強檔案管理者的職業意識，要求檔案管理人員不斷提升個人素養，加強自身各方面的能力，包括檔案專業管理知識、文化基礎知識、計算機水平、網絡能力、外語水平、職業道德素養等，這樣方能加強檔案管理隊伍建設。與此同時，各地疾控中心應注意引導本單位全體檔案管理人員正確認知檔案信息化與科學化建設目標，熟練運用信息技術做好檔案管理工作，在保密的基礎上科學開發檔案資源以發揮檔案應用價值，促進公共醫療衛生服務工作的發展。其次，各地疾控中心應明確檔案管理信息化與科學化建設的職責，設置專業的管理人員對檔案管理工作中的各項事務進行監督與審核，規范檔案管理操作行為，融入多元化的檔案資料搜集、檢索、歸檔、存儲方式，提升檔案管理工作的時效性，做好數字化檔案收集、整合與存儲工作。再次，在疾控中心內部檔案管理信息化與科學化建設過程中，疾控中心應注意激發檔案管理人員的創新意識與潛能，并定期對檔案管理人員進行培訓或者教育工作，積極滲透檔案管理信息化與數字化理念，確保每一位檔案管理人員都能夠靈活應用信息化建設與數字化管理手段檔案管理水平。另外，應注意引導疾控中心內部檔案管理人員做好以下四項工作以提升檔案信息化管理水平，促進公共醫療衛生服務管理工作的發展：

第一，加強疾控中心內部檔案信息化與數字化建設，將以往的紙質文件、聲像文件、電子檔案建成一個完整的檔案信息庫，建立電子檔案數據庫，實現檔案資料的快速傳遞和接收、及時更新、分類管理、有序歸檔。

第二，加強疾控中心顳部檔案網站建設，構建完善的檔案網絡信息化平臺、檔案網絡數據化平臺，提高檔案資料的共享利用效率，實現檔案資料信息的集成化查詢、檢索和利用。

第三，加強數字檔案館建設，借助電子網絡遠程技術獲取檔案文件信息，實現對檔案資料的高效化開發和利用。

第四，通過加強疾控中心內部檔案信息化與科學化建設，依照統一的格式對檔案資料信息進行統一、集中管理，由信息化系統進行自動歸檔，將所有的檔案資料信息集中保存在數據庫平臺內，方便對疾控中心內部檔案資料信息的維護、管理和利用。

結束語

綜上所述，全面做好疾控中心內部檔案管理工作，發揮檔案資源的應用價值，運用檔案促進公共醫療衛生服務項目的開發，做好疾病防控工作，各地疾控中心應重視健全內部檔案管理制度，著重完善檔案信息化與科學化管理體系，確保疾控中心內部檔案管理工作機制的可行性，規范信息化與科學化檔案管理流程與工作行為，設置獨立的檔案管理部門。與此同時，應著重提高檔案管理信息化水平，運用計算機信息技術、大數據技術、大數據思維模式進一步實現疾控中心內部檔案資料的精細化管理，實現檔案資料信息的及時、全面收集和歸檔，使檔案管理更加數據化、信息化，降低長期使用造成的檔案數據丟失、失真等問題，確保檔案的準確性、完整性。此外，疾控中心應綜合培養高素質檔案管理隊伍，通過開展專業培訓活動不斷提高檔案管理人員的職業技能與道德素養。