大數據時代事業單位檔案管理工作的創新發展

王靜

（梅里斯區綠色食品特色產業園區服務中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

由于大數據技術對于實踐工作具有極為重要的作用，而且隨著大數據技術應用影響力的提升，在當前事業單位檔案管理工作中引入大數據技術，可以提高檔案管理工作的高效性和真實性，全面提高檔案管理工作效率和質量，實現檔案信息的高效利用，為事業單位檔案管理工作的創新發展打下堅實的基礎。

一、大數據時代檔案管理模式的轉變

（一）檔案管理觀念的轉變

大數據時代環境下，檔案管理人員檔案管理理念發生了較大的變化，檔案服務意識增強。特別是檔案信息由紙質存儲向云端存儲的轉變，有效地保證了檔案信息存儲的完整性，降低了人力和物力的消費，使檔案信息能夠發揮出最大化的價值。而且檔案信息量的增加，檔案信息服務水平的提升，為人們檔案信息查詢和利用提供了更多的便利性，有利于促進檔案價值的發揮。

（二）檔案采集和處理環節的轉變

大數據環境下，借助于網絡平臺有效地拓展了檔案信息的來源渠道，不僅實現了檔案信息的快速收集，而且有效地保證了收集檔案信息的質量，進一步簡化了檔案歸檔流程。針對各類檔案信息進行分類整理，構建完善的檔案信息數據庫，可以為后續查閱提供更多的便利性，有利于檔案管理和利用工作效率的提高。另外，通過對檔案信息的有效處理，及時更新檔案信息，進一步保證檔案信息的及時性和有效性，可以為檔案信息利用打下良好的基礎。

（三）保證檔案數據的時效性

大數據環境下，檔案信息歸檔時，可以對檔案信息記錄時間進行詳細記錄，同時還能夠對檔案信息儲存時長進行設備，并結合檔案管理要求，及時刪除一些不具有價值的檔案信息，實現檔案內容和檔案存儲空間的優化，有利于進一步保障檔案數據的時效性。

二、大數據時代事業單位檔案管理工作面臨的困境

（一）檔案信息資源開發不合理

在當前事業單位檔案管理工作中，大數據技術的應用效果并不顯著，事業單位檔案信息化建設相對滯后，特別是在檔案信息開始利用環節仍存在一些不合理的情況，這也對檔案管理系統化和一體化的發展帶來了較大的制約。由于檔案管理工作對于事業單位發展具有直接的影響，因此在實際工作中需要重視大數據技術在檔案管理工作中應用，積極應用大數據技術整合檔案信息資源，提高檔案管理的精細化和科學化水平，加快推動檔案信息共享的步伐，從而為事業單位檔案工作的有序開展提供重要的保障。

（二）檔案數字化應用水平不高

事業單位檔案管理工作中對于數字化重視不足，再加之檔案管理人員信息化水不高。對于檔案信息化管理改革而言，檔案數字化是其中較為關鍵的一項內容，在具體實施過程中對于技術、人員和資金具有一定的要求。事業單位受制于諸多因素的影響，仍存在使用傳統檔案管理模式的情況，檔案數字化轉化效果并不理想，沒有實現檔案信息的全面數字化存儲管理，這不僅導致檔案管理成本增加，同時也影響了大數據技術的應用效果。

（三）檔案信息安全受到威脅

事業單位檔案信息中涉及到一些涉密信息，這部分檔案信息具有保密性的特點，因此需要有效的保證檔案信息的安全。大數據環境下，檔案管理工作效率大幅度提升，但同時也增加了檔案信息的安全風險。不僅紙制動檔案信息轉化過程中存在安全風險，同時在檔案信息管理系統運行過程中，也易受到黑客入侵，導致檔案信息泄露。另外，檔案管理人員在實際工作中沒有嚴格執行保密制度，這也對檔案信息的安全埋下嚴重的隱患。因此在大數據環境下，更需要強化檔案信息的安全管理，確保各項安全管理措施能夠落實到位，進一步保障檔案信息的安全性。

三、大數據時代檔案管理工作的創新發展策略

（一）提高對檔案管理工作的重視程度

在事業單位發展過程中，對于檔案管理工作一直存在重視不足的問題，而且在實際檔案管理工作中，工作業績很難顯現出來，這也導致實際工作中往往會檔案管理工作。基于大數據時代背景下，信息資源的重要性不斷凸顯出來，這也要求事業單位需要加強對檔案管理工作的重視，并認識到檔案管理工作對自身發展的重要意義，積極將檔案管理工作納入到重要日程安排上來，確保檔案管理工作措施能夠有序落實。

（二）加強檔案信息化基礎業務建設

在事業單位檔案管理工作中，為了推進檔案信息化建設進程，在實際工作中，需要重視檔案信息收集工作，并積極構建統一的檔案數據庫，統一數據格式，為檔案信息共享打下良好的基礎。同時還要積極匯總檔案電子化存儲情況，實現對重要檔案信息的有效保護。積極推進檔案數字化建設，并構建一個完善的檔案信息數據庫，在保證檔案信息可靠性和全面性的基礎上，可以更便捷進行檔案信息查閱，提高檔案管理工作整體效率。檔案信息化建設離不開完善的軟硬件設施，事業單位領導還要加大支持力度，增加投入，配備完善的基礎設施，加快推進檔案管理系統與OA系統的有效銜接，實現檔案信息的快速收集和整合，為檔案信息化管理目標的實現打下堅實的基礎。

（三）促進系統整合

事業單位檔案信息管理系統建立后，為了實現檔案信息的高效管理，還需要積極與單位內部系統之間進行有效銜接，促進數據的及時交換。但檔案信息管理系統與其他系統之間由于不同公司研發，格式和標準方面往往會存在較大的差異性，因此無法有效兼容，這必然會對系統的有效連接帶來較大的阻礙。因此在實際工作中，事業單位檔案管理系統建設過程中，宜盡可能地保證與單位其他系統之間的一致，系統要具備不同的數據接口，為數據導入和移植提供更多的便利性。同時還能夠促進系統的維護和升級，促進單位內部各系統之間的有效連接，實現一體化管理，為事業單位管理工作效率的提升提供重要的保障。

（四）重視檔案信息的挖掘和應用

為了能夠更好地發揮出事業單位檔案的價值，在實際工作中需要重視檔案信息的開發利用，并深度分析檔案信息資源，全面提升檔案信息利用率，確保檔案管理工作質量的提高。通過應用大數據技術，建立檔案信息管理模式，并與不同類型的檔案信息存儲和應用相結合，推動傳統檔案管理模式的優化和創新。并針對檔案信息進行分類處理，利用技術手段過濾無效的信息，進一步提高檔案管理人員信息篩選工作的效率和質量，保證檔案信息的質量，為檔案信息的開發利用打下堅實的基礎。

（五）加強檔案信息的安全管理

事業單位檔案信息中涉及到一些涉密信息，因此需要加強對檔案信息安全管理的重視度，并做好各項安全措施的落實和執行工作。由于大數據技術支持下，事業單位檔案管理工作得以不斷完善，電子檔案模式已成為檔案的主要載體。在這種新形勢下，事業單位檔案管理工作中，需要加強對檔案信息錄入工作的重視，根據紙質檔案內容準確錄入檔案信息，加快實現檔案信息的數字化轉化，保證檔案信息的真實性和準確性。檔案管理人員完成檔案信息錄入后，還要落實好紙質檔案管理工作，從而為后續檔案管理和利用提供重要的依據。而且在檔案信息管理系統運行過程中，檔案管理人員還要強化自身的安全意識，保證系統中設備的安全性和可靠性的同時，還要增強系統的防御能力，進一步保證系統內部檔案信息的安全性。

四、結束語

大數據時代背景下，事業單位在檔案管理工作中需要與自身的實際情況相結合，加快推動檔案信息化建設的進程，并針對檔案管理方式方法進行不斷優化，重視先進技術手段的應用，在保證檔案信息安全的基礎上，全面提升檔案信息利用價值，使檔案信息資源能夠更好地服務于事業單位和社會的發展和建設。