基層財政部門檔案管理問題與對策研究

王曉麗

（河北省石家莊市平山縣財政集中支付中心，河北 石家莊 050400）

隨著社會經濟的發展，基層財政部門的管理工作，越來越受到人們的重視，基層財政部門檔案記錄的是財政部門真實工作過程，檔案涉及范圍面較大，數量也較多，進行管理工作時遇到的問題也較多。只有解決基層財政部門檔案管理中問題，財政部門的各項工作才能順利開展。將檔案管理作為基層財政部門工作的重要內容，解決檔案管理中存在的問題，使基層財政部門對檔案管理工作有一個新的管理方式。

一、基層財政檔案管理的含義

隨著信息時代的不斷深入發展，檔案逐漸顯現出促進社會經濟發展的重要作用。通過檔案可以對相關地區的經濟發展狀況有一定的了解，可以為基層部門在展開各項工作時提供依據。基層財政部門的檔案種類較多，檔案存放的形式也有很多種。基層財政部門檔案主要以紙質檔案、電子檔案、圖片資料等形式保存。基層財政部門在進行檔案管理工作時，先將檔案資料進行收集、在對檔案進行整理、在進行資料的分類、再將整理好的資料以不同的形式進行保存。基層財政部門的檔案管理的好壞關系到基層財政部門的發展，也影響著基層財政部門的其他工作地發展。因此，要重視基層部門財政檔案管理工作，使基層部門檔案管理有一個科學合理的管理模式[1]。對基層財政檔案管理工作進行深度分析和研究，促進財政檔案資料充分發揮自身作用，為財政部門的其他工作開展提供重要依據的同時，為基層單位以后的發展奠定良好的基礎。

二、基層檔案管理存在的問題

（一）不重視檔案管理

基層單位對財政檔案管理工作不重視是財政檔案管理中出現問題的重要因素。基層單位對于財政檔案管理沒有明確的認知，認為財政檔案管理部門的主要工作就是對各類資料進行整理和存放，不能夠促進基層單位經濟的發展，在開展財政檔案管理工作時也不會投入大量的人力和資金。除此之外，由于基層單位對財政部門檔案管理工作的不重視，也影響到了基層單位其他工作的順利開展，從而降低了基層單位的經濟發展速度。加上基層單位領導者財政部門對檔案管理的不重視，導致財政檔案管理沒有完善的管理制度，無法保證財政部門檔案的安全性，會造成檔案資料的泄漏，給基層單位造成無法挽回的損失[2]。

（二）檔案內容單調

基層財政部門對于檔案管理的工作內容不清晰，對檔案管理也沒有正確的認知。在進行檔案管理工作時，只注重財政部門會計票據、財政數據等方面的收集和整理，對于其他方面的內容收集較少，導致基層財政部門檔案的內容過于單調。財政部門的年報和大事記等都屬于比較重要并且需要長時間保存的資料，但是在檔案管理工作時，比較重視業務內容方面的收集和整理，缺少對文書資料的收集和整理，導致財政部門檔案管理出現各種各樣的問題[3]。檔案內容的過分單調，會導致基層財政部門在開展其他工作時沒有可以借鑒的資料數據，為工作的開展加大了難度。

（三）檔案管理制度不完善

目前，基層財政部門對于財政檔案管理還沒有一個完善的管理制度。在工作中只重視日常實際工作，不重視檔案資料的管理，導致檔案管理工作不到位，無法發揮出檔案管理在財政部門中的作用。基層部門檔案管理制度的不完善，導致檔案管理工作人員對管理制度認識不清晰，無法對檔案管理人員進行約束管理，導致檔案管理人員在工作中較為散漫，檔案管理意識不強。隨著信息時代的不斷發展，紙質檔案逐漸轉變成電子檔案，以往的財政檔案管理制度已經不適用電子檔案的管理，因此，完善檔案管理制度是順應信息時代發展的必然要求[4]。

（四）工作人員素質不高

在以往的財政檔案管理工作中，檔案人員只是對財政資料的收集和整理，所涉及的工作內容較為簡單，一般財政部門都會安排年齡較大的老員工在檔案部門工作，不會安排年輕的新員工或者是擁有專業管理技能的工作人員進行檔案管理工作，導致檔案管理工作水平出現問題。傳統的紙質檔案正逐漸轉變成電子檔案，老員工對于電子計算機的使用并不熟練，在一定程度上拖慢了檔案管理工作效率。老員工在工作中一直秉持的是傳統的管理觀念，不利于基層財政部門紙質檔案管理向電子檔案管理的轉變。

（五）檔案管理條件差

基層財政部門對于檔案資料沒有固定的存放位置，一般檔案管理人員將檔案資料存放在辦公室或者是儲藏間，不利于檔案資料的查找和使用。基層財政部門沒有專門的檔案管理空間，就不能進行合理的檔案管理，從而影響基層單位的經濟發展。部分基層財政部門雖然建立了檔案室，但是由于基層財政部門對檔案管理工作投入的資金較少，檔案室的內部設施不健全，無法對檔案進行分類管理，影響檔案資料的正常查找和使用。

三、解決基層財政部門檔案管理問題的策略

（一）提高對檔案管理重視程度

想要解決基層財政部門檔案管理中存在的問題，首先就是要提高的財政部門對于檔案管理的重視程度。基層財政部門加強檔案管理重要性的宣傳，可以通過海報或者是雜質等形式進行宣傳，可以借助多媒體社交軟件進行傳播，例如：微信、微博、QQ 等APP[5]。保證基層財政部門的所有員工都能認識到進行檔案管理的重要性。另外，基層單位領導也應該加強檔案管理重視，盡量檔案管理工作中起到帶頭作用，要安排專業的檔案管理人員進行檔案管理，并且實時對檔案管理工作進行監督，從而提高財政檔案管理水平。

（二）完善檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度是解決基層財政部門檔案管理問題的重要手段。完善的檔案管理制度有利于提高檔案管理水平，促進財政部門其他工作的順利開展[6]。首先，必須明確檔案管理人員的工內容，加強檔案管理人員對檔案管理的認知，做到檔案人員明確工作內容，找到檔案管理工作方向。其次，制定合理的檔案管理流程，規范檔案收集到存放的過程，保證檔案管理工作有序進行。最后，加強檔案管理資金投入，建設專門存放檔案的檔案室，加強檔案室內的內部設施，為檔案管理創造良好的條件。

（三）提高管理人員專業水平

基層財政部門應加強檔案管理人員的專業知識和專業技能，培養檔案管理人員具有基本的財務知識和檔案管理知識。基層財政部門可以對檔案人員進行專業的檔案管理知識培訓，加強培訓的實用性，保證檔案管理人員在工作中可以將檔案管理知識運用自如。還要對檔案管理人員進行電子計算機技術培訓，加強檔案管理人員對電子計算機使用熟練度，方便之后財政部門從傳統的檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉變。除此之外，還要提高檔案管理人員檔案安全意識，在順利完成財政部門檔案管理工作的基礎之上，保證檔案資料的安全，避免出現檔案資料泄漏和檔案丟失的情況。

（四）實現信息化檔案管理

隨著信息時代的不斷發展，傳統檔案管理模式逐漸轉變成信息化檔案管理模式[7]。實現信息化檔案管理不僅可以提高基層財政部門檔案管理的工作效率，還可以在一定程度上為財政部門節省人力和資金的投入。實現信息化檔案管理，要運用科學合理的轉變手段。將傳統紙質檔案管理模式作為轉變的基礎，不斷地發掘具有專業管理知識和技能的人才加入到檔案管理工作中來，實現傳統檔案管理像信息化檔案的轉變。

結束語

綜上所述，基層財政部門檔案管理對基層單位經濟發展有著重要作用。針對檔案管理中存在的問題，要運用科學合理的對策進行解決，促進基層財政部門管理工作的有序開展。