淺談如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作

彭爽

（廣西人防設(shè)計研究院有限公司，廣西 南寧 530000）

一、新形勢在辦公室行政管理中起到的重要作用

面對新的發(fā)展階段、新的服務(wù)需求和新的技術(shù)手段，辦公室提出新任務(wù)、新要求，辦公室必須站在當(dāng)今時代大背景和工作大格局的戰(zhàn)略高度來思考、策劃，以開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識，提升服務(wù)能力，提高服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)，推動辦公室的工作再上新臺階。

二、新形勢下進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室行政管理工作的重要措施

（一）充分認(rèn)識辦公室的重要地位

辦公室是一個單位對外的“窗口”，也起著保持單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁紐帶”作用，擔(dān)負(fù)著對外交往、上情下達(dá)、下情上報和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)單位各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是企業(yè)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和指揮中心，起著參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等作用。作為辦公室人員，必須充分認(rèn)識辦公室的重要地位和職能作用，努力提高綜合素質(zhì)，主動適應(yīng)新形勢需要。

（二）要建立完善的辦公室行政管理體系

由于辦公室的工作交給瑣碎而且復(fù)雜，為了更好地處理各種事情，需要進(jìn)一步完善辦公室的行政管理體系，能夠結(jié)合辦公室的基本職能以及涉及的分支工作，制定相關(guān)的管理辦法和制度，才能夠妥善的處理一系列問題，并且完成辦公室的行政管理目標(biāo)。通過建立相關(guān)的行政管理體系能夠使得辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)更加科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而提升辦公室行政管理的力度，保證辦公室的工作職責(zé)能夠充分發(fā)揮，使得企業(yè)或者是單位的各項(xiàng)工作能夠真正有效落實(shí)，并且提高單位的核心競爭力以及工作的效率和質(zhì)量。

（三）大力推進(jìn)精細(xì)化管理

辦公室行政管理工作牽扯甚廣，再加之單位內(nèi)部各部門錯綜復(fù)雜，有時還需要處理好領(lǐng)導(dǎo)臨時下達(dá)的工作任務(wù)，因此，實(shí)施精細(xì)化管理顯得至關(guān)重要。首先，重構(gòu)組織架構(gòu)，梳理崗位職責(zé)，根據(jù)行政管理工作的實(shí)際需求，優(yōu)化崗位配置，明確崗位職責(zé)；確保各崗位之間職責(zé)不重疊，崗位無縫對接；安排專人專崗負(fù)責(zé)處理各類突發(fā)、臨時事務(wù)，提高辦公室工作實(shí)效性，確保行政管理有序開展。其次，加強(qiáng)安全生產(chǎn)力度。“生命至上，安全為天”一直以來是我們貫徹的理念，安全生產(chǎn)事關(guān)重大，如何促進(jìn)單位安全生產(chǎn)，這不僅關(guān)系到每位員工的家庭，同時也關(guān)系到單位的發(fā)展。“安全”不是掛在墻上的標(biāo)語，不是口中喊的口號，對此辦公室會定期組織員工學(xué)習(xí)安全作業(yè)規(guī)程，增強(qiáng)業(yè)務(wù)操作能力，提高安全意識，同時通過現(xiàn)場模擬，指導(dǎo)員工學(xué)會如何自救自護(hù)。

（四）要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個人素質(zhì)

只有不斷學(xué)習(xí)，才能不斷進(jìn)步。通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新思想，不斷接受新的觀念，才能適應(yīng)目前不斷發(fā)展的形勢。首先，要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，辦公室人員要具備辨別政冶是非和理論聯(lián)系實(shí)際的能力，要熟悉現(xiàn)階段改革發(fā)展的基本思路和方針、政策，還要具有堅定的政治信念。其次，辦公室人員要加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，同時要提升行政法律觀念。辦公室是綜合部門，不僅要自己提高法律觀念的同時也要督促其他部門依法辦事，提高整個單位的依法行政水平。第三，要不斷提高業(yè)務(wù)水平。在計算機(jī)如此普及的今天，計算機(jī)被運(yùn)用到各個領(lǐng)域，而辦公室也離不開計算機(jī)的使用，這就要求辦公室人員在業(yè)務(wù)水平不斷提高的同時熟練操作辦公自動化系統(tǒng)，這樣也有助于工作效率的提高。第四，完善知識結(jié)構(gòu)。辦公室需要全面的人才，就要全面的掌握各門知識。既要掌握一定的科學(xué)文化知識，又要熟悉政治理論和政策法規(guī)；既要有干好辦公室工作的專業(yè)知識，又要有行政管理、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)知識；既要了解當(dāng)前國際問題和世界格局，又要了解國情，了解我國政治、經(jīng)濟(jì)、科技文化等方面的發(fā)展情況，符合復(fù)合型人才的要求。辦公室工作不是一個人單槍匹馬就能做好的，需要大家共同努力，團(tuán)結(jié)一致，不怕困難，只有樹立了埋頭苦干、不計名利、甘于寂寞和奉獻(xiàn)精神，才能從事業(yè)中找到支撐點(diǎn)、獲得成就感。

總結(jié)：經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，中國走進(jìn)新時代，邁向新征程，對辦公室人員提出更高要求，作為行政管理的中樞，要有高度的責(zé)任意識，為適應(yīng)新情況，要抓好行政工作的重點(diǎn)建設(shè)，統(tǒng)籌兼顧各方關(guān)系，協(xié)調(diào)處理各工作環(huán)節(jié)，提升服務(wù)質(zhì)量，搞好辦事效率。辦公室人員順應(yīng)企業(yè)的變化與發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變企業(yè)行政職能理念，為中國的行政管理發(fā)展作貢獻(xiàn)。