淺論醫院檔案信息化管理現狀及對策

林倩

（廣東省東莞市鳳崗醫院，廣東 東莞 523695）

計算機問世以來，人們開始接觸到數據、信息給人類文明帶來的強大沖擊，直至現在越來越完善越來越適應人類的生活，這推動著人類文明走向了一個嶄新的信息化時代。而檔案作為各行各業發展的印記，成為前進路上不可或缺的動力，順應時代的信息化管理檔案才能發揮其最大的價值。對于醫院而言，檔案管理的信息化所占據的重要地位不言而喻，所以一定要充分了解、掌握檔案信息化管理，從而提升醫院的整體工作效率以及醫療水平。

一、發展醫院檔案信息化管理的必要

（一）社會形勢所需

當前社會是信息化的時代，醫院的檔案不僅是醫療人員工作的記錄，也是這個時代的組成部分，如果因為做不好檔案的記錄就無法進行檔案的準確性分析，更不要說讓其成為醫院發展前進道路上的鋪路石。而檔案信息化的前提是檔案數字化，如果醫院在保存檔案時仍舊按照傳統的方式，背離現在社會所認可所需要的檔案數字化，那么醫院如何去適應這個社會，檔案如何更好地為人類發展服務呢？想要檔案管理工作不被這個時代拋棄，就必須在收集、保管、保護和利用等方面做出順應時代的調整，因此，檔案的信息化管理迫在眉睫。

（二）檔案安全保障

醫院傳統的檔案管理基本上都是紙質化的，這樣的管理方式被最開始的醫療工作人員所認可，在最初的時候也確實保留住了很大一部分的信息，為醫院發展做出了一些貢獻，但在信息發展如此快速的今天，海量的數據已經超出傳統檔案管理的極限，且以前的紙質檔案隨著時間的推移，損壞、丟失的現象越來越難以控制，因此，從檔案的安全性及完整性出發，進行檔案的信息化管理才是可行之法。

（三）社會強烈需求

在智能不斷替代人工的今天，人們對于時間的觀念逐漸增強，以前人們來醫院看病都是先到了醫院后才排隊掛號，再到診室門口排隊看病，這樣大部分的時間都花在了等待上面，甚至一些病人的家距離醫院較遠當天都看不上病。所以，從根本上保證信息在病人與醫院之間的傳遞及記錄的快速性和及時性就顯得尤為重要。

二、醫院檔案信息化驅使檔案數字化

（一）數字化工作是檔案信息化的大前提

醫院要想做到檔案信息化管理，就要先做到檔案數字化，而要產生檔案數據就要先進行檔案數字化工作。這就要求我們的醫療工作人員在日常的工作中做到數字化，避免以前的紙質化辦公，把工作內容及時地記錄為數據，輸入數據庫，成為更方便保存的信息化檔案。

（二）將傳統檔案變成數字化檔案

傳統的檔案管理工作要先準備好記錄檔案的載體，在記錄時都按照人工手寫或者機器打印的方式進行，記錄好后再進行整理，編目，統計，封存等各項工作，這樣無疑加大了檔案整理工作人員的工作量，且極易出現錯誤，醫院工作本就繁忙，如果沒有專人負責檔案的記錄保存那么很多檔案就會被擱置一旁，等需要時再去尋找也十分困難。如果最開始的時候就把這些內容轉變數據，進行數字化保存，這樣不僅降低了記錄工作的難度，在查找起來的時候也更方便快捷。

三、醫院檔案信息化過程中出現的問題

（一）認識程度偏低

檔案信息化過程本質上是改傳統的手工為先進的智能，但是，很多醫院對檔案信息化認識非常片面，覺得檔案信息化并不會帶來什么實質性好處，只是增加了日常工作的難度，甚至不少人員認為檔案管理就一個可有可無的輔助性的部門，只是起一個接收、保管檔案的作用而已，而自己只要做好分內工作就已經對得起自己的工作崗位，少部分人就算做也只是停留在記錄上面，不注重信息潛在價值的深入研究和開發利用，并且認為檔案信息化等同于將相應地紙質檔案簡單的通過一些手段轉變為電子檔案，無需分門別類，深入分析。

（二）檔案人員素質普遍不高

眾所周知，不管是多么完善的檔案管理系統，最終都要人去操作，這樣就對醫院的檔案信息化管理人員的綜合素質和專業技能提出了要求。要知道，檔案工作并不是簡單地行接收、整理及保管檔案。一個合格的檔案管理人員必須熟練使用計算機和相關的檔案管理軟件，更要懂得檔案管理規范等等，但是因為醫院工作人員其本身工作內容的專業性，如果是要讓他們來完成這一工作的話，是肯定不行的，這就要求醫院在規范檔案信息化管理時不僅要招聘一些專業的人才，更要將檔案信息化管理進行宣傳，慢慢培養起院內醫療工作人員對于檔案管理工作的重視程度及專項技能。

（三）管理體制滯后

現如今，檔案信息化管理已經深入人心，大家或多或少都知道了這項工作的重要性，但是，知道是一方面，實施是另一方面，在檔案信息化管理方面大家都缺乏經驗，也不知道如何去制定相關的合乎要求的體制和規定。因此，在一定程度上，大多醫院的檔案信息化管理體制都較為落后。

（四）基礎設施薄弱

醫院檔案信息化管理的基礎設施薄弱，很多時候從硬件和軟件兩方面來說都達不到要求。這是因為醫院建成后，各項設施都已經固定，醫院的運行也已經達到一個穩定的狀態，要想更新成能達到要求的狀態需要花費相當大的人力物力和財力，也許還會給日常的醫療工作帶來不便，所以，如果一開始檔案信息化基礎設施沒有建設好，想要再建就會有很大的困難。

四、醫院檔案信息化進程出現問題的對策

（一）提高對檔案管理的認識

針對醫院檔案管理而言，首先醫院管理者應該提高對檔案管理的認識，并且檔案管理人員也應當重視提高自己對檔案管理的認識。醫院檔案管理的每部分內容都需要管理者不同程度的參與。作為醫院管理者應當明確提出檔案質量、規格及限制需求，基于在不斷提高管理者對檔案認識的基礎上，提高相應管理人員對檔案管理工作的認識，進而能夠在一定程度上促進檔案管理工作的順利開展。

（二）加強檔案隊伍建設

時代在改變，檔案信息化管理的技能和要求都在發生變化，如果檔案信息化管理的團隊還是一成不變，那么，醫院的檔案信息化管理也將落后于社會，因此，信息化檔案管理的關鍵是建設人才隊伍。這可以從兩方面對其進行改善，一是醫院可以對外進行檔案信息化管理的專業人員招聘，讓其為醫院的檔案信息化管理注入新的血液和思想，二是醫院應當加強院內工作人員在檔案信息化管理方面的專業技能培訓。在日常的檔案信息化管理工作中還可加大信息化工作的考核力度，做到有獎有罰，調動各個部門對檔案信息化管理工作的積極性，從根本上保證人人重視檔案信息化管理，人人有能力做到檔案信息化管理。

（三）檔案信息化管需要制度做保障

無規矩不成方圓，凡事有了可遵循的制度才更有可能往完善的方向發展。檔案信息化管理工作也不例外，只有制定好檔案信息化管理工作方方面面的制度，給檔案工作人員一個規范，才能保證信息化工作按照所預想的那樣完整進行，為醫院的發展輸送源源不斷的動力。

結語：檔案信息化工作實際操作起來遇到各種各樣的問題和挑戰在所難免，但做好檔案信息化管理這個工作是信息時代對我們提出的新要求，只要我們做好了這個工作不論是我們個人還是醫院都會更上一層樓。