工程資料在工程管理中的重要作用

于德永

（即墨區房地產業發展服務中心，山東 青島 266200）

一、工程資料的重要性

（一）工程進行的依據

工程資料包括前期施工環境資料的收集、各企業材料的價格和質量、圖紙、人員安排表等。收集施工現場周圍環境是設計的重要依據。設計人員需要根據土壤地質、水流和地下條件規劃具體的圖紙。各公司工業材料的價格和質量是企業投標的主要依據，企業需要根據這些資料采購原材料和預算資金。同時，施工過程中原材料的價格變化也是工程資料的一部分，是工程造價最終結算的重要依據。圖紙是工人在具體項目實施過程中的工作計劃，為施工方法和分工提供依據。通過圖紙研究，技術人員可以劃分區域，對工程的各個部分進行聯合施工，提高了施工效率，縮短了工期，降低了工人的工資和費用。人員安排表主要是對工人的班次、開工時間、下班時間、節假日、加班時間等進行具體安排，使工人能夠有條不紊地進行施工，為工人提供具體的工作時間，減少不必要的糾紛。因此，工程資料在項目實施中起著重要的作用。為工程設計提供前期必要的資料，為投標提供價格參考，為工人提供工作描述。如果沒有工程資料，可能會出現設計圖紙變更多，人員分布混亂，經過一些施工后整體不一致的情況。因此，必須重視工程資料的收集，為項目的具體實施提供依據。

（二）強化監管整理

其實項目信息化的過程也是一個對整個項目進行監管的過程。工程材料記錄了人員流動、資本輸出、材料使用、工程建設等。通過整理相關資料，監理人員可以大致掌握工程實施情況，間接監督工程建設，規范工作人員行為，提高工程建設速度。同時，工程資料是改進監理活動的基礎。監管人員可以查閱相關記錄，計算實際財務狀況，并與賬戶記錄進行比較，以了解項目。因此，工程資料可以加強工程監理。通過工程資料加強項目監管，可以有效控制資金流向，保證公司資金落實。如果不記錄具體環節的執行情況，可能會導致監管困難甚至困難。因此，記錄具體環節的執行情況是非常重要的。

二、項目施工中工程資料存在的問題

（一）日常檔案資料管理不規范

理想情況下，在項目建設過程中，投入一定的人力物力進行檔案管理，可以保證項目建設與檔案管理進度同步。但在現實中，一些建設單位往往在工程竣工后集中人員收集整理檔案。此時不僅檔案整理困難，而且對于時間跨度大的項目，檔案不完整的問題也并不少見。在檔案與工程建設的整合和歸檔沒有有效結合的情況下，檔案的收集只滿足質量和規范要求。經建設單位簽字認可后，監理工程師不再提問。建設單位收回檔案后，只按規范整理歸檔，沒有充分發揮檔案管理的作用。因此，從管理的角度來看，目前檔案管理的規范化程度較低。

（二）工程檔案管理制度不規范

許多企業普遍認為工程檔案管理是一項可選工作，這項工作是否有效對企業利潤的實現影響不大。因此，他們逐漸放棄了對這些工作的人力、物力和財力的投入。也有很多企業認同施工過程中的檔案管理是否科學規范，對工程整體質量影響不大，導致他們在管理過程中放棄了對檔案的有效管理，沒有制定有效的管理制度。同時，在工程檔案管理和監督方面，有關部門沒有建立專門的檔案管理和監督人員制度，建設監理單位為施工企業提供了各種優質服務，幫助他們在施工過程中控制工程質量、進度和施工技術。因此，監理單位在施工單位檔案管理中也應承擔相應的管理和監督責任，確保工程檔案管理的全面性和有效性。

（三）項目檔案管理人員素質低

工程檔案管理人員是直接參與工程檔案管理的工作者。他們的工作效率和綜合業務素質對工程檔案管理水平有很大影響，制約著檔案管理建設的發展。在當前形勢下，我國從事工程檔案管理的員工不是經過專業培訓的檔案管理人員，缺乏相應的檔案管理技能和知識，管理人員在上崗前缺乏有效和系統的培訓，不能有效執行管理制度的規定，施工企業沒有采取有針對性的監督方法和有效的管理措施。

三、解決方法

（一）保證工程檔案資料管理質量

要求項目檔案管理逐級劃分，企業內部管理人員需要統籌規劃，各項目單位需要對施工情況進行嚴格記錄，并按照相關記錄規范填寫資料。比如錄音的時候一定要用黑筆，所有的表格都要按照規范來畫。涉及的照片資料不能與原件和文字綁定，需要復印后才能綁定；所有記錄的資料必須由上級領導簽字，項目領導進行初步審核。如果資料有問題，需要重新記錄。資料合格的，由項目負責人提交企業檔案管理部門，檔案管理部門人員進行二次審核。有問題的資料應返還給項目負責人，并明確標注錯誤內容和修改意見，以便資料重新整合時更加方便；合格資料由企業統一回收，按項目類型和項目名稱進行記錄，并及時錄入計算機，形成檔案電子索引，便于以后的信息查閱。

（二）積極建立健全建設項目檔案管理制度和體系

在新的歷史發展時期，許多工程項目單位逐漸認識到檔案管理的重要性，開始尋求檔案管理的效率和質量。最重要的一點是，建設項目檔案管理系統也已提上日程，注重提高檔案管理人員的管理意識和創新意識，逐步培養檔案管理的思維和理念，全面提高工程項目建設中資料和信息的收集、整理和歸檔。在進行檔案管理的過程中，必須實行專職負責，實現檔案管理的專業化和統一化，理順檔案管理的流程和脈絡，明確檔案管理人員的崗位職責，進一步規范和約束檔案管理行為。同時，建設項目檔案管理人員必須努力工作，在工作中注意總結和掌握高效的工作方法，理順檔案管理流程，最大限度地實現檔案管理工作的規范化和標準化，確保每一項檔案管理信息都能及時準確地歸檔和查閱。此外，在新的歷史發展時期，要重視信息采集系統的建設和發展，將現代信息技術引入建設項目檔案管理，充分發揮其優勢，不斷創新工程信息采集方法和手段，有效促進工廠建設項目檔案管理的制度化和規范化。

（三）加強思想認知，進一步擴大檔案管理的范圍

各項目組和領導要增強思想認識，深刻認識項目檔案管理的重要性，高度重視項目檔案管理在實踐中的發展，提出要求，有效解決發展中的實際問題。同時，將項目檔案納入項目建設技術和管理程序，明確責任并落實，合理科學地配置各種資源，嚴格遵循基本準則，即項目建設和檔案管理不能脫節，兩者要積極同步推進。簡單來說，在項目建設的整個過程中，必須有檔案管理人員的參與。比如從項目開始，就要及時將相關工作材料歸檔，納入檔案管理。在這一階段的工作中，很多材料非常重要，需要及時收集、整理、審核，進入檔案管理流程。項目建設完成后，相關文件資料應進入檔案管理程序，將項目檔案管理與整個項目充分整合。在此過程中，要特別重視工程建設的合同管理和監督管理，發揮約束機制的作用。在簽訂合同的過程中，要對歸檔材料的數量和屬性有一個大致的了解，基本確定每一類合同材料的歸檔時間。在工程承包質量保證金中，它涵蓋了與保證金相關的工程建設檔案的相關內容。如果在歸檔過程中發現相關寄存信息缺失，將不會嚴格按照管理制度進行受理和歸檔，并積極發揮檔案管理的重要作用，重點發揮監督和規范功能。此外，項目建設檔案管理也應納入項目建設計劃，以確保項目立項、建設、驗收和檢查之間的同步，檔案管理的重要性可以體現在整個項目建設過程中。

（四）提高工程檔案管理人員的能力

施工企業缺乏對檔案管理人員的全面培訓，導致業務能力不足。管理能力可以從管理人員的單位層面和個人層面兩個方面提高。單位在聘用新人員負責檔案管理業務時，應當對管理人員進行專業技能培訓，增強他們對檔案管理知識的理解，幫助他們提高工作質量。管理者在工作過程中，要不斷加強業務知識的學習和積累，不斷自學，有利于提高綜合業務能力。在學習過程中不斷總結，要及時糾正一些消極的思想，為以后提高工作質量和效率打下基礎。在實際工作中，檔案管理人員應充分結合工作的實際需要和時代發展的要求，積極取得與檔案管理相關的職業資格證書，證明自己在檔案管理行業具有相應的能力，這也可以引起施工企業領導對檔案管理的重視，促進檔案管理的穩步發展

結束語

隨著建設業的快速發展，施工企業也面臨著巨大的挑戰。企業在發展過程中要注意各環節的均衡發展。工程檔案管理在企業管理中起著重要的作用。越來越多的施工企業在管理過程中重視工程檔案的管理。他們從自身實際出發，運用科學的管理方法，構建有效的管理體系，提高管理者的職業素質，促進行業的可持續發展